Serie: Tu primera herramienta de gestión de proyectosParte 3
¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat? Las razones de los olvidos y cómo separar «el lugar para conversar» del «lugar para pedir»
Sobre esta serie
«Tu primera herramienta de gestión de proyectos» es una serie de seis partes para quienes nunca han usado una. Puedes leerlas en el orden que quieras.
- ¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos? Qué cambia cuando tienes una
- ¿Dónde llega a su límite una hoja de control en Excel?
- ¿Por qué se pierden los pedidos por correo y chat?Este artículo
- ¿De verdad la necesita un equipo pequeño?
- Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primero
- Qué mirar al elegir tu primera herramienta
Faltan dos semanas para la feria. Llega un correo de la empresa que construye el stand: «Hay un error en una medida del plano. ¿Nos pueden enviar una versión corregida antes del miércoles?».
El correo llegó con copia a las cinco personas que preparan la feria. Todos lo leyeron. Y todos pensaron: «Lo va a contestar quien hizo el plano».
El miércoles por la tarde llega un segundo correo de la empresa: «¿Pudieron revisarlo?».
Los pedidos que hacemos o recibimos por chat y correo se pierden sin que nadie lo note. Pasa en muchos lugares de trabajo. Este artículo explica por qué se pierden los pedidos, hasta dónde ayudan los buenos hábitos en el chat y qué cambia cuando los pedidos quedan registrados en una herramienta.
Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.
El chat y el correo son buenas herramientas para comunicarse
Para empezar: como herramientas de comunicación, el chat y el correo están bien hechos.
- El chat es rápido: puedes consultar algo en cuanto se te ocurre. Una respuesta corta hace avanzar las cosas.
- El correo llega fuera de la empresa: el trato con clientes y proveedores sigue siendo, en su mayoría, por correo.
- Cualquiera puede usarlos: casi no hay nada nuevo que aprender.
El problema no es qué tan buenas sean estas herramientas. Las dificultades empiezan cuando a una herramienta pensada para conversar también se le pide que cada pedido llegue hasta el final.
Seis razones por las que se pierden los pedidos
Los pedidos no se pierden porque alguien sea flojo. El chat y el correo están hechos de una forma que facilita que se pierdan.
1Los mensajes nuevos los empujan
En el chat y en el correo, los mensajes nuevos se van acumulando arriba o abajo. Un mensaje que pide algo para el viernes sale de la pantalla en cuanto llegan otros temas.
Puede que lo recuerdes cuando lo lees, pero nada te lo vuelve a mostrar unos días después.
SeñalA menudo vuelves atrás pensando: «¿Dónde me pidieron eso?».
2Un «Entendido» cierra la conversación
Cuando la persona a quien se le pidió algo responde «Entendido», la conversación termina ahí. Pero el pedido todavía no está hecho.
En el chat no hay dónde marcar «esto ya está» o «sigue en curso». La única forma de saber si se terminó es volver a preguntar.
SeñalHay muchos mensajes de seguimiento como «¿Cómo va eso?».
3Los mensajes cortos dejan fuera lo importante
En el chat se escribe corto: «Lo de siempre, para mañana». «Como la otra vez, por favor». Quien pide da por hecho que la otra persona sabe a qué se refiere y deja fuera lo importante.
Quien recibe el pedido no se anima a preguntar, cree haber entendido y responde «Entendido». ¿Qué exactamente, hasta dónde y en qué formato? Los puntos clave no quedan escritos por ninguna de las dos partes.
En el ejemplo de la feria, podría ser «Las invitaciones, como siempre». ¿Se usa el texto del año pasado? ¿La lista de invitados es la misma? ¿En papel o por correo? El malentendido casi siempre aparece cuando se muestra el trabajo terminado.
SeñalAl mostrar el trabajo terminado, a veces escuchas: «No era eso lo que quería decir».
4Con muchos destinatarios, nadie sabe de quién es la tarea
Como en la escena del inicio, cuando un pedido llega con copia o en un grupo grande, todos lo leen y todos tienden a pensar: «Alguien lo hará».
Que tu nombre esté entre los destinatarios no es lo mismo que estar a cargo.
SeñalSe repite el «Pensé que Lucía ya había contestado».
5Los pedidos están dispersos por todas partes
Los clientes escriben por correo, los compañeros por chat, tu jefa te lo dice en persona y lo urgente llega por teléfono. Los pedidos entran por muchas puertas.
Para ver todo lo que te pidieron, tienes que recorrer la bandeja de entrada, cada grupo de chat y las notas de tu agenda.
SeñalCopias tus pendientes en papel o en una app de notas para no perderlos.
6Las fechas límite quedan escondidas en frases
«Por ahí la semana que viene». «Antes de la feria». «Lo antes posible». En el chat, las fechas límite suelen escribirse como parte de una frase.
Como no quedan registradas como fechas, nadie se da cuenta cuando se acercan.
SeñalA veces recuerdas una fecha límite el mismo día o el día anterior, y tienes que correr.
La causa común
Las seis razones vienen del mismo lugar. El chat y el correo ordenan los mensajes por tiempo, pero no tienen un lugar donde dejar escrito con claridad el contenido de un pedido, su responsable, su fecha límite y si ya está hecho.
La escena de «los pedidos se pierden» de la parte 1 de esta serie y el problema de «escribirlo en la hoja no le avisa a la persona» de la parte 2 tienen la misma raíz.
Hasta dónde ayudan los buenos hábitos en el chat
Antes de adoptar una herramienta, también puedes evitar parte de esto cambiando la forma de usar el chat y el correo.
- Márcalo: la mayoría de las apps de chat y correo permiten marcar un mensaje o crear un recordatorio. Si marcas los pedidos, los encuentras aunque se hayan perdido de vista.
- Pide a una persona por su nombre: cuando pidas algo en un grupo, elige a una persona, por ejemplo: «Lucía, ¿te encargas tú?». Aunque haya muchos destinatarios, queda claro de quién es la tarea.
- Escríbelo completo: en lugar de «lo de siempre» o «como la otra vez», escribe qué necesitas y en qué formato. Quien recibe el pedido también pregunta en el momento lo que no esté claro.
- Pon una fecha: en lugar de «por ahí la semana que viene», escribe «antes del martes 20 de octubre».
- Avisa cuando esté listo: al terminar, quien recibió el pedido responde con un breve «Listo».
Todo esto se puede empezar hoy mismo. Si el equipo es pequeño y no hay muchos pedidos, puede que con esto sea suficiente.
Hasta dónde no llegan los hábitos
Aun así, estos hábitos tienen límites.
Primero, las marcas solo las ves tú. Puedes seguir tus propios pedidos, pero el equipo no ve quién tiene qué en este momento. Quien coordina todo sigue teniendo que preguntar a cada persona.
Segundo, se viene abajo si no lo mantienen todos. Basta con que una persona olvide poner la fecha o responder «Listo» para que los pedidos se empiecen a perder.
Separa «el lugar para conversar» del «lugar para pedir»
La forma más segura de reducir los pedidos perdidos es separar los lugares.
- El lugar para conversar: el chat y el correo. Consultas, confirmaciones, charla y el trato con clientes.
- El lugar para pedir: una herramienta de gestión de proyectos. Cada pedido acordado se registra como un elemento propio, con responsable y fecha límite.
No hace falta dejar el chat ni el correo. Sigue conversando en el chat como siempre y pasa a la herramienta solo lo que ya se decidió.
Solo tres pasos
Tomemos el pedido del plano de la empresa del stand, de la escena del inicio.
- Recibirlo por correo o chat: llega el pedido de corrección de la empresa. Si hace falta, se decide en el chat quién se encarga.
- Registrar un elemento en la herramienta: «Corregir las medidas del plano del stand y enviarlo a la empresa». Una persona responsable, con fecha límite el miércoles. En la descripción, copia los puntos a corregir del correo de la empresa.
- Responder en el chat con una línea: «Ya lo registré en la herramienta. Lucía se encarga».
Desde ahí, los avances se escriben en ese elemento de la herramienta. Al terminar, su estado se cambia a terminado.
Qué acordar primero
Separar los lugares requiere un acuerdo del equipo. Al principio, bastan estas dos reglas:
- Todo pedido se registra en la herramienta como un elemento, aunque se haya hecho en persona o por chat
- Los pedidos que llegan por correo desde fuera de la empresa los registra quien los recibe
Si el acuerdo no se cumple, la herramienta deja de usarse. Ese también es un error frecuente.
SerieLo vemos en detalle en la parte 5: «Por qué una herramienta deja de usarse tras implantarla, y qué decidir primero»
Qué cambia cuando los pedidos quedan en una herramienta
Cuando los pedidos quedan en una herramienta, cada una de las seis razones anteriores cambia así:
| Por qué se pierden | Si quedan en una herramienta |
|---|---|
| Los mensajes nuevos los empujan | El pedido sigue en la lista hasta que se termina |
| Un «Entendido» cierra la conversación | Cada elemento tiene un estado como «en curso» o «terminado», así que se sabe sin preguntar |
| Los mensajes cortos dejan fuera lo importante | Cada elemento tiene un campo de descripción donde escribir qué se necesita, hasta dónde y en qué formato. Las dudas se pueden escribir en el mismo elemento |
| Nadie sabe de quién es la tarea | Cada elemento tiene una persona responsable. Sin importar cuántos destinatarios hubo, queda claro quién se encarga |
| Los pedidos están dispersos | Venga de donde venga, el pedido termina en un solo lugar: la herramienta. Puedes ver en una lista todo lo que tienes asignado |
| Las fechas quedan escondidas en frases | La fecha límite va en un campo de fecha, así que se puede ordenar por lo más próximo |
Cambia algo más: la forma de avisar. Muchas herramientas permiten enviar una notificación a las personas involucradas al registrar un elemento o escribir en él. Ya no hace falta mandar otro mensaje por chat diciendo «Lo puse en la hoja, revísalo».
Resumen
Los pedidos se pierden en el chat y el correo no porque alguien sea flojo, sino porque las herramientas pensadas para conversar no tienen un lugar donde dejar escrito con claridad el contenido, el responsable, la fecha límite y si ya está hecho.
Si ves estas señales, es momento de pensar dónde deben vivir tus pedidos:
- Vuelves atrás en el chat y el correo buscando dónde te pidieron algo
- Hay muchos mensajes de «¿Cómo va eso?»
- Al mostrar el trabajo terminado, escuchas «No era eso lo que quería decir»
- Se repite el «Pensé que Lucía se estaba encargando»
- Copias tus pendientes en papel o en una app de notas
- Recuerdas las fechas límite a último momento y tienes que correr
Empieza por mejorar los hábitos en el chat. Si aun así los pedidos se pierden, prueba a separar los lugares: las conversaciones en el chat y los pedidos en una herramienta.
Si quieres probar una
Si estás pensando «necesitamos un lugar para nuestros pedidos», aquí tienes una opción: GeckoFlag, la herramienta que usamos en la pantalla de ejemplo de este artículo.
- Puedes ver las pantallas antes de comprar: hay una demo pública.
- Un responsable por tarea: queda claro de quién es cada tarea. En el panel ves una lista de las tareas que tienes asignadas.
- Eliges a quién avisar: al crear una tarea o publicar un comentario, los miembros que selecciones reciben una notificación por correo. Los pasos están en la página Comentarios en tareas del manual.
- Se instala siguiendo las indicaciones en pantalla: subes los archivos a tu servidor y completas los pasos que te va mostrando el navegador. No hace falta usar la línea de comandos. Los pasos están en la página Instalación del manual.
- Pago único de $30: no hay cuota mensual y sumar personas no cuesta nada extra. El costo del servidor se paga aparte. Consulta los detalles en la página de precios.
Ten en cuenta que GeckoFlag no se integra con apps de chat como Slack ni con servicios de correo como Gmail. Se usa separando los lugares: las conversaciones en el chat y los pedidos en GeckoFlag.
Si la web de tu empresa ya está en un hosting compartido, es posible que puedas instalarla ahí. Lo que se necesita está en la página Requisitos del sistema del manual.
Nota: si tu empresa ya tiene su propio dominio, la mayoría de los hostings compartidos permiten crear un subdominio como «geckoflag.tuempresa.com» e instalarla ahí. En ese caso, no hace falta contratar un dominio nuevo.
Empieza por la demo y prueba a registrar algo que te hayan pedido hace poco por chat.