Lo que propone la IA es material para decidir, no un trabajo terminado: cómo los equipos creativos dejan registro de por qué eligieron cada opción

En la parte anterior, dividimos los estados según a quién estás esperando, para que se vea lo que espera una decisión. En esta parte vemos cómo manejar las opciones en las que se basan esas decisiones.

Con IA, puedes generar todas las opciones que quieras. Justamente por eso es fácil perder la pista de qué opciones mostraste, cuál elegiste y por qué descartaste las demás. En este artículo explicamos cómo tratar lo que produce la IA como material para decidir, y no como un trabajo terminado, y cómo dejar registro de las opciones que comparaste y de por qué elegiste la que elegiste.

Nota: este artículo está escrito por el desarrollador de GeckoFlag.

La IA genera más opciones, pero el registro no se mantiene al día

Cuando hacer opciones cuesta menos esfuerzo, terminas con más opciones. Para un banner en el que antes apenas alcanzabas a hacer dos opciones, ahora puedes tener cinco o diez, cada una en una dirección distinta, con solo pedírselo a la IA.

Más opciones significan comparar y elegir más veces. Pero casi nada de eso queda registrado.

• Las opciones quedan dispersas: las opciones hechas con IA se quedan en el chat de IA de quien las hizo o en una carpeta de su propia computadora. Nadie en el equipo tiene el panorama completo.
• Nadie sabe qué opciones se mostraron: las opciones que se vieron internamente se mezclan con las que se le mostraron al cliente. Solo quien las envió recuerda cuáles salieron.
• Los motivos se pierden: puede que la opción elegida se conserve, pero por qué la elegiste, y por qué descartaste las otras, se va diluyendo en las conversaciones de las reuniones.

La escena del principio es lo que pasa cuando se juntan las tres cosas. Para encontrar «la opción de antes de la segunda ronda», necesitas saber quién mostró qué opción, a quién y cuándo. E incluso si la encuentras, si no sabes por qué la descartaron, terminas teniendo la misma discusión otra vez.

Antes de hacer opciones, define qué deben ayudar a decidir

El truco para dejar registro está antes de hacer nada. Antes de pedirle opciones a la IA, ten claro para qué tarea de decisión son.

SerieCómo plantear las tareas de decisión se explica en la parte 2, «Plantea las tareas según lo que hay que decidir, no solo lo que hay que hacer»

Define también de antemano con qué criterios vas a comparar las opciones. Para el titular de una página, por ejemplo, podrías usar criterios como estos:

• ¿Las palabras llegan a los lectores que tienes en mente?
• ¿Encaja con el estilo de la empresa o de la marca?
• ¿Cabe sin problemas en la estructura y el diseño de la página?

Cuando sabes con qué criterios vas a comparar, también puedes pedirle a la IA algo más preciso. En lugar de «10 ideas de titular», puedes pedir «opciones dirigidas a parejas de 30 a 39 años en las que ambos trabajan, en un tono sereno, de no más de seis palabras». Y cuando lleguen las opciones, ordenarlas según esos criterios hace que sea más fácil elegir.

Redúcelas a dos o tres antes de mostrárselas a alguien

No recomendamos mostrar tal cual diez opciones hechas con IA, ni a tu equipo ni al cliente. Elegir entre diez es una carga grande para la otra persona. Simplemente le estás pasando el trabajo de elegir.

Antes de mostrar nada, quien hizo las opciones las reduce a dos o tres según los criterios acordados. Después, agrega a cada opción lo siguiente:

1. Qué busca la opción: una línea, como «prioriza la cercanía» o «prioriza la confianza»
2. Tu recomendación: con cuál te quedarías
3. Por qué la recomiendas: una o dos líneas, según los criterios acordados

Con una recomendación, a la otra persona le resulta más fácil responder «Vamos con esa» o «Prefiero esta otra». La decisión llega antes, y el motivo de la elección puede ir directo al registro.

Qué conservar y qué no hace falta guardar

Los registros importan, pero si intentas guardarlo todo, no podrás sostenerlo. Si guardaras cada intercambio con la IA y cada opción que generó por el camino, solo registrar te llevaría todo el día.

Una buena referencia: guarda lo justo para poder responder si más adelante alguien pregunta «¿Por qué?».

«Qué IA usaste y los puntos clave de lo que pediste» sirve para cuando necesites rehacer algo en la misma dirección. Si alguien dice «Volvamos a la primera opción, pero un poco más suave», saber qué pediste para esa opción te permite volver a pedírselo a la IA.

Dónde guardarlo

Una vez que sepas qué conservar, acuerda con tu equipo dónde va cada cosa. La clave es no dejarlo solo en un chat de IA o en la computadora de alguien.

• Los archivos de las opciones: guárdalos en un espacio compartido de cada proyecto. Incluye la fecha y el nombre de la opción en el nombre del archivo (por ejemplo, «21-10_titular_opcion-A»).
• Por qué la elegiste: escríbelo en la tarea de decisión para la que se usó la opción. La tarea y el motivo quedan juntos, así que es fácil encontrarlos después.
• La dirección que se definió: agrega una línea a las notas de decisiones del proyecto. Escribe solo aquello de lo que depende el siguiente trabajo, como «El titular prioriza la confianza».

Con estas tres cosas en su lugar, incluso en la escena del principio, «la opción de antes de la segunda ronda» se puede rastrear en el registro de la tarea. También aparece el motivo por el que la descartaron, así que puedes hacer avanzar la conversación: «En ese momento la dejamos de lado por este motivo, pero con la dirección actual también podría funcionar».

Qué tener en cuenta al mostrarle opciones al cliente

Cuando le muestres al cliente opciones hechas con IA, presta atención no solo a cómo las hiciste, sino también a cómo se van a usar.

• Revisa primero lo acordado: cómo se pueden usar las opciones hechas con IA puede estar definido ya en tu acuerdo con el cliente o en las normas de tu propia empresa. Revisa también los términos de uso de los servicios de IA que usas.
• Aclara si es una imagen de referencia o la versión final: cuando muestres fotos o imágenes hechas con IA, deja claro si están pensadas para usarse tal cual o si son solo imágenes para confirmar la dirección.
• Indica con qué criterio quieres que elijan: agrega qué busca cada opción y qué quieres que decidan, por ejemplo: «Esta vez, elijan la dirección del texto. Las palabras exactas las pulimos después».

SerieCómo pedir a los clientes que revisen y decidan se explica en detalle en la parte 5, «Cómo no quedarte detenido esperando la aprobación del cliente»

Cómo ponerlo en práctica en GeckoFlag

Veamos cómo hacer esto en GeckoFlag. Las mismas ideas también se pueden aplicar en otras herramientas.

1Guarda los archivos de las opciones que mostraste en «Archivos»

Archivos es el espacio de almacenamiento de cada proyecto en GeckoFlag. Crea una carpeta como «Opciones mostradas» y guarda ahí los PDF y los archivos de diseño de las opciones que mostraste (hasta 10 MB por archivo; si la configuración de PHP de tu servidor tiene un valor menor, ese es el límite). Si incluyes la fecha y el nombre de la opción en el nombre del archivo, es fácil distinguirlos en la lista.

2Escribe la opción elegida y el motivo en un comentario de la tarea de decisión

Escribe la opción que elegiste, por qué la elegiste y las opciones que descartaste, con sus motivos, en un comentario de esa tarea de decisión. Los comentarios admiten texto enriquecido, así que puedes organizarlos con títulos y viñetas.

Si las opciones del banner o del texto son imágenes, puedes adjuntarlas al comentario (hasta 5 MB por imagen y hasta 10 imágenes a la vez). Si pones en el comentario las dos o tres opciones que mostraste, cualquiera puede ver de qué opción se habla con solo abrir la tarea.

Al publicar un comentario, puedes cambiar el estado al mismo tiempo. Publica el comentario con el motivo y pasa la tarea de decisión a «Terminado» en el mismo paso: la decisión y el cambio de estado quedan registrados a la vez. Al mismo tiempo, pasa a «Decidido – finalizando» la tarea de «hacer» que ahora vas a terminar con esa opción.

SerieCómo dividir estados como «Decidido – finalizando» se explica en la parte 3, «Haz visible lo que “espera una decisión”»

3Agrega la dirección definida a una página «Decisiones» de la Wiki

Crea una página «Decisiones» en la Wiki del proyecto y agrega cada dirección que se defina como una viñeta. Escribe en una línea la fecha, lo que se decidió y el número de la tarea; los motivos detallados se pueden consultar desde la tarea.

4Redacta el comentario con el motivo usando «Crear con IA»

Con «Crear con IA» de GeckoFlag, puedes pegar tus notas de la reunión y obtener un borrador del comentario. Si un administrador registra los títulos «Opción elegida», «Por qué la elegimos» y «Opciones descartadas y por qué» en la plantilla de salida del «Texto del comentario», los borradores hechos con «Crear con IA» seguirán los mismos títulos en el mismo orden, sin importar quién lo use. (Los títulos sin información correspondiente en las notas se omiten). La plantilla no se inserta automáticamente cuando escribes un comentario a mano.

Para usar esta función se necesita una clave de API de Anthropic y que un administrador te dé permiso de uso. El costo de uso de la API se paga a Anthropic y no está incluido en el precio de GeckoFlag. Lo que crea la IA es un borrador, así que revísalo antes de publicarlo. Ten en cuenta también que el intercambio con la IA en sí no se guarda en GeckoFlag. Lo que conviene conservar es el comentario que revisaste y publicaste.

Puedes probar las formas de trabajar que presentamos en esta serie en la demo.

Resumen

• Lo que produce la IA no es un trabajo terminado; es material para tomar una decisión
• Antes de hacer opciones, define qué deben ayudar a decidir y con qué criterios las vas a comparar
• Redúcelas a dos o tres antes de mostrárselas a alguien, y agrega qué busca cada una y tu recomendación
• Conserva las opciones que mostraste, la opción elegida y por qué, por qué descartaste las demás y los puntos clave de lo que pediste. No lo guardes todo
• No lo dejes solo en un chat de IA o en la computadora de alguien; guárdalo en la tarea de decisión y en el espacio compartido del equipo

Ahora que la IA facilita generar opciones, elegir pesa más que nunca. Si conservas los motivos de tus elecciones, podrás seguir adelante con calma incluso cuando alguien diga: «Volvamos a la primera opción».

En la próxima parte veremos cómo seguir avanzando mientras esperas la aprobación, cuando quien decide es el cliente.