Loạt bài: Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AIPhần 6
Có ghi chép tốt, AI có thể giúp nhiều hơn: Phân công giữa quản lý công việc và AI từ nay về sau
Về loạt bài này
“Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AI” là loạt bài sáu phần dành cho các nhóm nhỏ làm sáng tạo và làm dịch vụ cho khách hàng, đã bắt đầu dùng ChatGPT hoặc Gemini trong công việc. Bạn có thể đọc theo thứ tự bất kỳ.
- Đã dùng AI, còn cần công cụ quản lý công việc không?
- Lập việc theo điều cần quyết định, không chỉ theo thứ cần làm ra
- Làm cho “đang chờ quyết định” hiện rõ
- Phương án AI đưa ra là tư liệu để quyết định, không phải thành phẩm
- Giữ công việc không bị đứng khi chờ khách hàng duyệt
- Có ghi chép tốt, AI có thể giúp nhiều hơnBài này
Chiều thứ Sáu. Trưởng dự án bắt đầu viết báo cáo tuần gửi khách hàng: những gì đã chốt trong tuần này, những gì vẫn đang chờ trả lời, và những gì cần khách hàng quyết định vào tuần sau.
Trước đây, việc tổng hợp mất cả tiếng đồng hồ lục lại chat và email. Giờ đây, danh sách việc đã ghi sẵn những gì đã quyết định và lý do. Trưởng dự án đưa những phần cần thiết cho AI, và chỉ vài phút sau đã có bản nháp.
Mười lăm phút sau, chỉnh sửa vài chỗ là báo cáo đã được gửi đi. Thói quen ghi chép hóa ra lại phát huy tác dụng ở một chỗ không ngờ.
Trong loạt bài này, chúng ta đã lập việc quyết định, làm cho những gì đang chờ quyết định hiện rõ, và ghi lại lý do lựa chọn cũng như thỏa thuận với khách hàng.
Ở phần cuối này, chúng ta sẽ xem những ghi chép đó cũng trở thành tư liệu để nhờ AI hỗ trợ công việc ra sao. Bài viết sắp xếp lại những gì có thể giao cho AI, ranh giới về thông tin đưa cho AI, và những gì nên giữ lại trong công cụ quản lý công việc từ nay về sau.
Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.
Có ghi chép thì có thể nhờ AI làm gì
AI không thể đưa ra câu trả lời đúng khi không có tư liệu. Ngược lại, khi đã đủ tư liệu, AI rất giỏi tóm tắt, phân loại và soạn nháp.
Khi đã có ghi chép về quyết định và thỏa thuận, bạn có thể nhờ AI những việc như sau:
- Soạn nháp việc từ ghi chú cuộc họp: nhờ AI liệt kê những gì cần làm tiếp theo từ ghi chú hoặc bản chép lời cuộc họp.
- Soạn nháp báo cáo tuần từ danh sách việc: nhờ AI chia thành những gì đã chốt, những gì đang được xem xét, và những gì cần quyết định vào tuần sau.
- Tìm hiểu “Sao lại thành ra thế này?”: nhờ AI tóm tắt diễn biến từ những lý do quyết định bạn đã ghi lại.
- Liệt kê những gì cần quyết định tiếp theo: nhờ AI chỉ ra những gì chưa được quyết định, dựa trên những gì đã chốt và phần việc còn lại.
Không có ghi chép thì không thể nhờ những việc này. Nếu đưa cho AI những trao đổi nằm rải rác trong chat, AI không thể nắm đúng điều gì thực sự đã được quyết định.
Ví dụ, khi soạn việc từ ghi chú cuộc họp
Đưa cho AI bản chép lời của một cuộc họp 30 phút, bạn có thể nhận lại khoảng mười bản nháp việc. Chuyện chỉ khoảng một nửa trong số đó dùng được ngay cũng không hiếm. Phần còn lại, bạn gộp thành một việc, sửa lại người quyết định, hoặc xóa đi vì trùng với việc khác.
Dù vậy, cách này vẫn nhanh hơn nhiều so với tự viết tất cả từ đầu. Điều quan trọng là coi bản nháp của AI là điểm xuất phát, và để con người đưa ra quyết định cuối cùng.
Soạn nháp việc từ ghi chú cuộc họp
Sau cuộc họp, chuyển ghi chú thành các việc là một trong những công việc dễ nhờ AI hỗ trợ nhất. Các bước như sau:
- Chuẩn bị ghi chú hoặc bản chép lời cuộc họp. Trước đó, hãy che đi những thông tin không muốn đưa ra, như tên công ty hay tên người.
- Theo cách làm ở Phần 2, nhờ AI chia thành “điều cần quyết định” và “thứ cần làm ra”.
- Con người xem các bản nháp và chỉ đăng ký những việc cần thiết.
Câu yêu cầu có thể viết như sau:
Ví dụ câu yêu cầu
Từ ghi chú cuộc họp dưới đây, hãy liệt kê mọi việc cần làm tiếp theo.
- Chia thành “điều cần quyết định” và “thứ cần làm ra”.
- Với mỗi “điều cần quyết định”, hãy ghi kèm các phương án, người có thể quyết định và hạn chót có thể đặt.
- Đừng suy đoán những gì không có trong ghi chú. Hãy ghi “không rõ”.
Chúng tôi khuyên bạn nên liệt kê hàng loạt như vậy trong dịch vụ AI quen dùng, còn việc đăng ký vào công cụ thì làm từng mục một, vừa làm vừa kiểm tra.
“Người quyết định” và “hạn chót” mà AI đưa ra chỉ là gợi ý. Đôi khi AI đoán dựa trên cách diễn đạt trong ghi chú. Ai sẽ quyết định và quyết định trước khi nào cần được con người xác nhận rồi mới đăng ký.
Soạn nháp báo cáo từ danh sách việc
Có danh sách việc, bạn cũng có thể soạn nháp báo cáo tuần gửi khách hàng.
- Chỉ chép ra những việc cần cho báo cáo. Bỏ ra các việc không liên quan đến dự án và các trao đổi chỉ dành cho nội bộ.
- Đưa cho AI và nhờ chia thành “đã chốt trong tuần này”, “khách hàng đang xem xét” và “cần quyết định vào tuần sau”.
- Con người kiểm tra nội dung rồi mới gửi.
Ví dụ câu yêu cầu
Từ danh sách việc dưới đây, hãy soạn nháp báo cáo tuần gửi khách hàng.
- Chia thành ba phần: “đã chốt trong tuần này”, “khách hàng đang xem xét” và “cần quyết định vào tuần sau”.
- Với mỗi điều đã chốt, hãy ghi kèm lý do trong một dòng.
- Đừng viết những gì không có trong danh sách.
Nếu bạn đã chia trạng thái thành “Chờ nhóm duyệt” và “Chờ khách hàng duyệt” như ở Phần 3, AI cũng dễ phân loại hơn. Lý do là cách chia trạng thái gần như khớp với cách chia báo cáo.
Ranh giới về thông tin đưa cho AI
Ghi chép có thể thành tư liệu cho AI, nhưng cũng có những thông tin không được đưa ra. Trước khi đưa, hãy kiểm tra những điều sau.
- Hợp đồng và quy định của công ty: trước hết, hãy xác nhận hợp đồng với khách hàng (như thỏa thuận bảo mật) và quy định của công ty có cho phép gửi thông tin đến dịch vụ bên ngoài hay không.
- Thông tin cần che: tên công ty, tên người, số tiền, thông tin chưa công bố… hãy che đi hoặc thay bằng từ khác trước khi đưa.
- Cách dịch vụ AI xử lý dữ liệu: nội dung bạn nhập được xử lý thế nào (chẳng hạn có được dùng để huấn luyện hay không) khác nhau tùy dịch vụ và gói. Hãy kiểm tra phần cài đặt và điều khoản của dịch vụ bạn dùng.
- Đừng đưa toàn bộ: thay vì đưa cho AI toàn bộ nội dung trong công cụ quản lý, chỉ chọn phần cần thiết cho công việc đó.
Nếu phân vân về ranh giới, hãy tự hỏi: “Nếu khách hàng nhìn thấy nội dung này thì có sao không?” Nếu có, đừng đưa, hoặc che đi rồi mới đưa.
Những gì nên giữ lại trong công cụ quản lý công việc từ nay về sau
Khi tính đến việc kết hợp với AI, những gì cần giữ lại trong công cụ sẽ hơi khác so với trước đây.
| Giữ lại | Có thể bỏ qua |
|---|---|
| Các mốc hạn như ngày ra mắt, ngày bàn giao | Việc chia nhỏ công việc chi tiết và thời gian ước tính cho từng phần |
| Người quyết định và điều đã quyết định | Tất cả phương án AI đưa ra |
| Lý do quyết định | Toàn văn trao đổi với AI |
| Thỏa thuận với khách hàng và ngày thỏa thuận | Báo cáo chỉ để báo cáo |
| Bàn giao với đối tác thuê ngoài và các phòng ban khác | ― |
Cột bên trái là kết quả phán đoán của con người. Sau này dù con người hay AI đọc lại cũng đều hữu ích. Cột bên phải là những thứ có thể làm lại khi cần, hoặc có thể giao cho AI.
Bạn không cần ghi chép nhiều hơn. Hãy giữ quyết định và thỏa thuận ở một chỗ cố định. Chỉ vậy thôi, những việc có thể nhờ AI sẽ ngày càng nhiều.
Áp dụng trong GeckoFlag
GeckoFlag có tính năng “Tạo bằng AI”, trong đó AI đề xuất nội dung nhập từ văn bản hoặc ảnh chụp màn hình (v1.9.0+). Kết hợp với cách làm trong loạt bài này, có thể áp dụng như sau.
Soạn nháp vấn đề từ ghi chú cuộc họp
Trên màn hình thêm vấn đề, mở “Tạo bằng AI” rồi dán ghi chú cuộc họp hoặc email yêu cầu (tối đa 4.000 ký tự). Nếu quản trị viên cho phép đọc hình ảnh, bạn cũng có thể đính kèm nguyên ảnh chụp màn hình cuộc trò chuyện chat.
AI đề xuất tiêu đề, mô tả, loại vấn đề, trạng thái, mức độ ưu tiên, người thực hiện, ngày bắt đầu và hạn chót của vấn đề đó. Mỗi lần thao tác, AI đề xuất nội dung nhập cho đúng một vấn đề đang tạo. Đề xuất hiển thị thành danh sách “Mục / Giá trị hiện tại / Giá trị đề xuất”, và chỉ những mục bạn đánh dấu mới được đưa vào biểu mẫu. Người lưu là con người.
Loại vấn đề và trạng thái được chọn từ các lựa chọn mà quản trị viên đã đăng ký. Nếu văn bản không nhắc tên ai, AI sẽ không đoán người thực hiện.
Dùng mẫu của Phần 2 cho cả đầu ra của AI
Quản trị viên có thể đăng ký mẫu đầu ra của AI cho từng ô “Mô tả vấn đề”, “Nội dung bình luận”, “Mô tả dự án” và “Nội dung wiki”. Nếu đăng ký các mục ở Phần 2 (điều cần quyết định, đang bị chặn, phương án, người quyết định, hạn chót, đã quyết định, lý do) làm tiêu đề cho “Mô tả vấn đề”, AI sẽ viết phần mô tả theo đúng các tiêu đề đó và đúng thứ tự. Tiêu đề nào không có thông tin trong ghi chú sẽ bị lược bỏ thay vì để trống.
Lưu ý rằng mẫu chỉ được dùng khi bạn dùng “Tạo bằng AI”. Mẫu không tự động được chèn vào phần mô tả khi bạn tạo vấn đề bằng tay.
Ghi lại câu trả lời và tổng hợp các quyết định
“Tạo bằng AI” ở phần bình luận soạn nội dung bình luận dựa trên vấn đề đó và các bình luận gần đây. Nếu bạn chỉ dẫn, chẳng hạn “Khách hàng trả lời là đã chốt phương án B. Chuyển trạng thái sang Hoàn thành”, AI sẽ đề xuất cả nội dung lẫn các thay đổi như trạng thái. Thay đổi tình trạng chỉ được áp dụng khi chính bạn đánh dấu.
Trong wiki, ngoài việc tạo trang mới từ văn bản nguồn, bạn cũng có thể nhờ AI bổ sung hoặc sắp xếp lại trang “Các quyết định” đã giới thiệu ở Phần 4. Khi đó, nội dung wiki hiện có cũng được gửi đến Anthropic. Ngoài ra, khi áp dụng đề xuất, toàn bộ nội dung sẽ bị thay thế, nên hãy kiểm tra trong bản xem trước trước khi áp dụng.
Với báo cáo tuần, chỉ chọn những vấn đề cần thiết
Bản thân giao diện GeckoFlag không có tính năng tự động tạo báo cáo từ toàn bộ danh sách vấn đề. Để soạn nháp báo cáo tuần, hãy nhờ quản trị viên xuất vấn đề ra CSV, hoặc chép lại những vấn đề cần cho báo cáo, rồi chỉ đưa phần cần thiết cho dịch vụ AI bạn quen dùng. Đưa gì là do bạn tự chọn.
Ngoài ra, “Tích hợp Claude” được bổ sung trong v1.11.0 cho phép thao tác với GeckoFlag qua cuộc trò chuyện trong ứng dụng Claude trên máy tính. Khi bạn nhờ, chẳng hạn “Viết báo cáo tuần này”, Claude tìm và đọc các vấn đề rồi tổng hợp lại. Trong trường hợp này, nội dung các vấn đề và những gì Claude đọc cũng được gửi đến Anthropic như một phần của cuộc trò chuyện.
Bạn cũng có thể nhập bản nháp làm bằng AI từ CSV, nhưng chỉ quản trị viên mới nhập được, và việc nhập chỉ tạo bản ghi mới. Các dòng tham chiếu đến trạng thái hoặc người thực hiện chưa được đăng ký sẽ bị bỏ qua. Ngoài ra, nếu lưu lại CSV bằng Excel, định dạng ngày có thể bị thay đổi khiến không nhập được. Khi chỉnh sửa, hãy dùng trình soạn thảo văn bản.
Thông tin được gửi đi và những điều cần kiểm tra trước khi dùng
- Những gì được gửi: văn bản bạn nhập vào “Tạo bằng AI” và hình ảnh đính kèm, cùng với ngày hôm nay, ngôn ngữ, tên các lựa chọn như loại vấn đề và tên thành viên dự án, được gửi tới API của Anthropic. Với bình luận, phần mô tả của vấn đề và các bình luận gần đây cũng được gửi.
- Những gì không được gửi: địa chỉ email, mật khẩu, tệp đã đính kèm, cũng như nội dung của các vấn đề và dự án khác không được gửi.
- Không lưu gì trong GeckoFlag: văn bản bạn nhập và phản hồi của AI không được lưu trong GeckoFlag, trừ nội dung bạn áp dụng vào biểu mẫu rồi lưu. Cách Anthropic xử lý dữ liệu tuân theo Điều khoản thương mại của Anthropic.
- Những gì bạn cần: cần có khóa API của Anthropic do chính bạn tạo. Phí sử dụng trả trực tiếp cho Anthropic và không bao gồm trong giá GeckoFlag. Máy chủ cài GeckoFlag cũng phải kết nối được tới api.anthropic.com. Chỉ những người dùng được quản trị viên cho phép mới dùng được, và có thể đặt giới hạn mỗi ngày. Các bước thiết lập có ở trang cài đặt Claude API.
GeckoFlag là công cụ tự lưu trữ, cài trên máy chủ của chính bạn. Dữ liệu vấn đề và bình luận nằm trên máy chủ của bạn, và chỉ được gửi đến AI khi bạn dùng “Tạo bằng AI” hoặc Tích hợp Claude. Đổi lại, việc quản lý máy chủ là trách nhiệm của bạn. Ngoài ra, không có tính năng kết nối với công cụ chat, GitHub và các dịch vụ tương tự, cũng không có webhook. Cách duy nhất để công cụ bên ngoài kết nối là Tích hợp Claude, sử dụng token API.
Bạn có thể thử các cách làm được giới thiệu trong loạt bài này trong bản demo. Về giá, xem trang bảng giá.
Tóm tắt loạt bài
Qua sáu phần, loạt bài này đã bàn về những điều sau trong quản lý công việc cho nhóm sáng tạo làm việc cùng AI.
- Phần 1: AI làm nhanh khâu “làm ra”. Chỗ tốn thời gian đã chuyển sang khâu “quyết định”
- Phần 2: lập việc theo điều cần quyết định, không chỉ theo thứ cần làm ra, và ghi lại người quyết định, hạn chót và lý do
- Phần 3: chia trạng thái theo người đang được chờ, để những gì đang chờ quyết định hiện rõ
- Phần 4: phương án của AI là tư liệu để quyết định. Chỉ đưa cho người khác các phương án đã lọc, và ghi lại lý do chọn
- Phần 5: gom lời nhờ khách hàng duyệt và gửi một lần, dưới dạng danh sách những điều cần quyết định kèm hạn chót
- Phần 6: ghi chép về quyết định và thỏa thuận cũng trở thành tư liệu để nhờ AI hỗ trợ công việc
Điều AI thay đổi không phải là lượng công việc, mà là chỗ tốn thời gian. Chính vì vậy mà cần ghi chép về quyết định và thỏa thuận. Và khi đã giữ lại những ghi chép đó, những việc có thể nhờ AI sẽ ngày càng nhiều. Chọn đưa gì cho AI và đưa ra quyết định cuối cùng vẫn là việc của con người.
Khi chọn công cụ từ nay về sau, chúng tôi khuyên bạn đừng chỉ so sánh số lượng tính năng AI. Hãy xem cả việc ghi lại quyết định có dễ không, khách hàng và người bên ngoài có dễ tham gia không, dữ liệu được đặt ở đâu, và bạn có tự chọn được đưa gì cho AI hay không. Sự khác biệt về chi phí của các tính năng AI được so sánh trong bài “Tính năng AI trong công cụ quản lý dự án tốn bao nhiêu?”
Công cụ quản lý công việc không trở nên thừa vì có AI. Khi chuyển thứ cần giữ lại từ “đầu việc” sang “quyết định và thỏa thuận”, công việc sẽ càng dễ tiến lên khi kết hợp với AI.