Loạt bài: Mẹo quản lý công việc cho nhómPhần 5
Cách trả lời bình luận: Nhận việc, đặt câu hỏi và nhờ sửa thật ngắn gọn
Về loạt bài này
“Mẹo quản lý công việc cho nhóm” là loạt bài tám phần, kèm một bài bổ sung, dành cho các nhóm vừa bắt đầu dùng công cụ quản lý công việc hoặc quản lý dự án. Nội dung áp dụng cho mọi ngành nghề, và bạn có thể đọc theo thứ tự bất kỳ.
- Nên chia công việc theo đơn vị nào?
- Cách viết công việc để người khác hiểu
- Nên chia công việc nhỏ đến mức nào?
- Cách chọn người phụ trách và hạn chót
- Cách trả lời bình luậnBài này
- Nên báo tiến độ như thế nào?
- Cách viết khi trao đổi với người ngoài công ty
- Cách khép lại công việcSắp ra mắt
Bài bổ sung: “Cách viết để cả thành viên nói ngôn ngữ khác cũng hiểu” (sắp ra mắt)
Trong phần bình luận của công việc, hai bên trao đổi qua lại mãi không xong. Hoặc không ai trả lời, nên cũng không biết người kia đã đọc hay chưa. Những chuyện như vậy có thể giảm đi nhiều chỉ nhờ chú ý cách viết.
Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.
Kết luận: dòng đầu là kết luận, dòng cuối là lời nhờ
Người đọc nhìn dòng đầu tiên để quyết định việc này có liên quan đến mình hay không. Hãy viết kết luận trước, và viết điều bạn muốn người kia làm ở cuối. Ở giữa, chỉ để những gì cần cho việc quyết định.
Cách viết theo từng tình huống
Khi nhận việc
Chỉ viết “Đã rõ” thì không biết bạn đã rõ điều gì, và sẽ làm gì, khi nào. Hãy viết kèm bước tiếp theo.
| Ví dụ chưa tốt | Ví dụ tốt |
|---|---|
| Đã rõ. | Tôi đã rõ. Sáng thứ Năm tôi sẽ gửi phương án đầu tiên. |
Với những thông báo không cần trả lời, chỉ cần một phản hồi ngắn như “Đã xem” là đủ. Nếu công cụ có chức năng thả cảm xúc (phản hồi bằng emoji), hãy dùng chức năng đó.
Khi đặt câu hỏi
- Khi có nhiều câu hỏi, hãy đánh số. Người kia cũng có thể trả lời theo số, như “Câu 1: …”
- Nếu được, hãy hỏi kèm lựa chọn. Hỏi “Chọn A hay B?” giúp người trả lời đỡ vất vả hơn hỏi “Làm thế nào đây?”
- Ghi rõ bạn cần câu trả lời trước khi nào
Khi trả lại (nhờ sửa)
- Chỉ rõ chỗ cần sửa: “tiêu đề ở trang 2”, “số điện thoại ở góc dưới bên phải”
- Kèm theo lý do: khi biết lý do, người kia có thể tự sửa cả những chỗ tương tự
- Tách “bắt buộc sửa” với “nếu được”: nếu viết mọi thứ nặng nhẹ như nhau, người kia sẽ không biết nên bắt tay từ đâu
- Rút ngắn phần mở đầu: nếu thêm nhiều câu rào đón cho đỡ nặng nề, lời nhờ chính sẽ bị chìm mất. Nếu muốn nói điểm tốt, một dòng là đủ
Khi báo đã xong việc
Hãy viết việc gì đã xong, kết quả để ở đâu, và còn gì chưa làm hay không. Chỉ viết “Xong rồi” thì người nhận sẽ phải tự đi tìm sản phẩm.
Mẫu câu dùng ngay được
Hãy thay những phần có dấu ___ rồi sử dụng.
Nhận việc
Tôi đã rõ. Tôi sẽ ___ trước ___ giờ ngày ___.
Đặt câu hỏi
Về ___, tôi xin hỏi hai điểm.
- ___ là A hay B?
- Lần này có cần ___ nữa không?
Mong anh/chị trả lời trước ngày ___ để công việc kịp tiến độ.
Nhờ sửa
Tôi đã xem. Nhờ anh/chị sửa giúp hai điểm sau.
- (Bắt buộc) Đổi ___ ở ___ thành ___. Lý do: ___.
- (Nếu được) Làm ___ to hơn một chút.
Những phần còn lại giữ nguyên là được.
Báo hoàn thành
___ đã xong.
- Nơi lưu: ___
- Việc còn lại: không có (hoặc ___)
Nhờ anh/chị kiểm tra giúp.
Báo trễ hạn
___ sẽ không kịp hạn chót ngày ___.
Lý do: ___
Tôi có thể hoàn thành trước ngày ___. Tôi cũng có thể gửi trước phần ___. Anh/chị muốn cách nào hơn?
Ba quy tắc khi viết
1Làm rõ bạn muốn ai đọc
Trong phần bình luận có nhiều người cùng xem, nếu không ghi người nhận, sẽ không ai nghĩ đó là việc của mình. Hãy ghi tên người đó, hoặc chọn người sẽ nhận thông báo.
2Ghi rõ có cần trả lời hay không
Chỉ cần viết “Không cần trả lời” hay “Vui lòng trả lời trước ngày ___” là thời gian chờ trả lời sẽ giảm.
3Mỗi công việc chỉ bàn một chủ đề
Khi có chủ đề khác, hãy tạo công việc mới. Nếu nhiều chuyện lẫn vào một phần bình luận, sau này sẽ khó lần lại những gì đã quyết.
Khi cần nói điều khó nói
Chậm trễ, sai sót, từ chối: điều càng khó nói thì phần mở đầu càng dễ dài. Hãy viết ngắn gọn các sự việc theo thứ tự “chuyện gì đã xảy ra → ảnh hưởng thế nào → bạn muốn làm gì”. Lời xin lỗi chỉ cần một câu, thay vào đó hãy viết cụ thể bước tiếp theo.
Khi nào dùng chat, khi nào dùng bình luận
Những trao đổi nhỏ thì dùng chat sẽ nhanh hơn. Nhưng những gì đã quyết trên chat, hãy ghi lại một dòng trong bình luận của công việc. Tin nhắn chat cứ trôi đi, sau này khó tìm lại (điều này được nói kỹ trong bài “Vì sao việc nhờ qua email và chat hay bị trôi mất?” của loạt bài dành cho người mới).
Ví dụ, đã có chuyện thế này
Một nhóm viết yêu cầu sửa trong đúng một câu: “Tổng thể sáng hơn một chút, chữ to hơn, rồi ảnh cũng…”. Không ai biết điểm nào là bắt buộc, nên hai bên phải qua lại đến ba lần. Từ khi đánh số và tách “bắt buộc” với “nếu được”, số lần sửa xong ngay trong một lượt đã tăng lên.
Cách trao đổi trong GeckoFlag
- Bình luận được viết bằng văn bản định dạng, có thể dùng cả danh sách đánh số. Bạn có thể xem trước trước khi đăng.
- Khi đăng bình luận, bạn có thể đổi trạng thái, mức độ ưu tiên và người thực hiện cùng lúc. Ví dụ, vừa viết báo cáo hoàn thành, bạn vừa có thể chuyển trạng thái sang “Chờ kiểm tra” và giao lại cho người đã nhờ.
- Mỗi lần đăng, bạn có thể chọn thành viên nhận thông báo. Nhờ đó, lần nào bạn cũng quyết định được “muốn ai đọc”.
- Có thể thả cảm xúc cho bình luận bằng 20 loại biểu tượng. Nhờ vậy giảm được những câu trả lời chỉ để nói “Đã xem”.
- Màn hình hiển thị 3 bình luận mới nhất, các bình luận cũ hơn được thu gọn. Những gì đã quyết sau một cuộc trao đổi dài, nếu ghi cả vào phần mô tả của vấn đề thì sẽ dễ đọc hơn.
Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.
Tóm tắt
Trong bình luận, hãy viết kết luận ở dòng đầu và lời nhờ ở dòng cuối. Chỉ cần ghi thêm bạn muốn ai đọc và có cần trả lời hay không, số lần qua lại sẽ giảm. Phần sau sẽ nói về cách đặt “trạng thái” để báo tiến độ.
Loạt bàiXem thêm Phần 4, “Cách chọn người phụ trách và hạn chót”
Loạt bàiTiếp theo: Phần 6, “Nên báo tiến độ như thế nào?”