Cách viết công việc để người khác hiểu: Tiêu đề, mô tả và điều kiện hoàn thành

Bạn đã tạo công việc, nhưng người nhận lại quay sang hỏi lại. Hoặc kết quả gửi về không giống điều bạn nghĩ. Phần lớn những lần hiểu lệch nhau như vậy có thể tránh được nhờ cách viết.

Nguyên nhân thường là những điều có sẵn trong đầu người nhờ việc lại không được viết ra. Điều gì càng hiển nhiên với người nhờ thì càng dễ bị bỏ sót.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Kết luận: tiêu đề nói “làm gì”, mô tả nói “vì sao, làm gì, đến đâu”

Tiêu đề dùng để nhìn trong danh sách, còn mô tả dành cho người làm việc đọc. Khi viết mỗi phần đúng với vai trò của nó, cả hai đều ngắn hơn và dễ hiểu hơn.

Cách viết tiêu đề

Hãy viết tiêu đề sao cho dễ phân biệt trong danh sách, và nhìn qua là biết phải làm gì thì công việc mới xong.

Có bốn điểm cần nhớ.

• Bắt đầu bằng động từ nói rõ việc cần làm
• Mỗi công việc chỉ một hành động
• Đừng chỉ ghi “kiểm tra” hay “sửa”: hãy ghi kiểm tra cái gì, sửa cái gì
• Viết ngắn gọn, và chuyển các chi tiết sang phần mô tả

Bốn điều cần ghi trong mô tả

1Mục đích (vì sao làm)

Đây là chỗ dựa khi người làm việc phân vân không biết nên quyết định thế nào. Nếu có ghi “để khách đến biết chỗ đậu xe”, họ có thể tự quyết định kích thước và vị trí của bản đồ.

2Việc cần làm

Ghi các việc cụ thể dưới dạng gạch đầu dòng. Nếu có thứ tự, hãy đánh số.

3Điều kiện hoàn thành (thế nào thì xem là xong)

Đây là mục dễ bị bỏ sót nhất, và cũng là mục quan trọng nhất. Chỉ ghi “Làm bản nháp tờ rơi” thì không biết làm bản nháp sơ bộ là xong, hay phải gửi file cho nhà in mới xong. Hãy ghi kiểu như: “Xong khi đã tải 2 bản nháp khổ A4 một mặt lên công việc này dưới dạng PDF.”

4Tài liệu và tham khảo

Ví dụ như nơi lưu ảnh cần dùng, tờ rơi lần trước, email từ phía khách hàng. Không ai phải mất công đi tìm, và những câu hỏi kiểu “Tôi nên dùng cái nào?” cũng ít đi.

Ngoài ra, nếu hạn chót có lý do riêng, hãy ghi thêm (được nói ở Phần 4, “Cách chọn người phụ trách và hạn chót”).

Ví dụ cách viết

Đây là tình huống cải tạo cửa hàng, nhờ một người lên phương án bố trí kệ mới.

Mẫu có thể dùng ngay

Không cần lần nào cũng điền đủ mọi mục. Với công việc nhỏ, chỉ cần “Việc cần làm” và “Điều kiện hoàn thành” là đủ.

Những chỗ dễ vấp

1Không ghi lại những gì đã thống nhất bằng lời

Những gì quyết định trong buổi họp hay qua điện thoại, người không có mặt sẽ không biết. Hãy ghi thêm các quyết định vào mô tả hoặc bình luận.

2Mô tả quá dài

Nếu ghi hết mọi diễn biến từ trước đến nay, chỉ dẫn chính sẽ bị chìm mất. Hãy để diễn biến trong bình luận, và trong mô tả chỉ ghi “bây giờ cần bạn làm gì”.

3Lặng lẽ sửa mô tả

Khi nội dung thay đổi giữa chừng mà bạn chỉ sửa mô tả, người đang làm sẽ không nhận ra. Khi thay đổi lớn, hãy báo thêm bằng bình luận.

4“Làm sao cho đẹp”, “cố gắng hết mức”

Những từ mà mỗi người hiểu một kiểu là nguồn gốc của hiểu lầm. Thay vì “làm cho nổi bật”, hãy ghi kiểu như “đủ lớn để đứng xa vẫn đọc được tên cửa hàng”: dùng con số hoặc ví dụ.

Ví dụ, đã có chuyện thế này

Cách viết trong GeckoFlag

• Tiêu đề vấn đề tối đa 50 ký tự, nên tự nhiên sẽ gọn ở độ dài dễ đọc trong danh sách
• Mô tả là văn bản định dạng, có thể dùng tiêu đề, gạch đầu dòng và liên kết. Bạn có thể xem trước kết quả trước khi đăng
• Loại vấn đề, mức độ ưu tiên, người thực hiện, ngày bắt đầu và hạn chót đều có ô riêng để thiết lập. Trong mô tả, chỉ cần ghi những thông tin không có ô riêng
• Nếu lưu mẫu trong Wiki của dự án, các thành viên có thể sao chép để dùng

Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.

Tóm tắt

Tiêu đề ghi ngắn gọn “làm gì”, còn mô tả ghi mục đích, việc cần làm, điều kiện hoàn thành và tài liệu. Chỉ riêng việc ghi điều kiện hoàn thành đã giúp giảm đáng kể việc phải làm lại. Phần sau sẽ nói về việc nên chia công việc nhỏ đến mức nào.

Loạt bàiCách chia công việc thành dự án được nói ở Phần 1, “Nên chia công việc theo đơn vị nào?”

Loạt bàiPhần 3, “Nên chia công việc nhỏ đến mức nào?”

Liên quanVì sao việc nhờ qua chat hay email dễ bị trôi mất được nói ở Phần 3 của loạt bài dành cho người mới “Công cụ quản lý dự án đầu tiên”: “Vì sao việc nhờ qua email và chat hay bị trôi mất?”