Nên chia công việc nhỏ đến mức nào? Tiêu chí cho kích thước vừa phải

Bạn chỉ tạo đúng một công việc “Tham gia triển lãm”, rồi đến hôm trước ngày diễn ra mới cuống cuồng. Ngược lại, bạn chia nhỏ đến mức “Gửi một email”, số công việc vượt quá 100, và không còn biết việc nào là quan trọng.

Cả hai đều xảy ra vì kích thước công việc không phù hợp.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Kết luận: chia sao cho một người làm xong trong vài ngày

Có ba tiêu chí.

Nếu đáp ứng cả ba, kích thước đó là vừa phải. Nếu có tiêu chí nào không đáp ứng, hãy chia nhỏ ra hoặc gộp lại.

Dấu hiệu công việc quá lớn

• Có nhiều người phụ trách
• Nhiều tuần liền chỉ báo cáo “Đang làm”
• Không viết được điều kiện hoàn thành (cách viết được nói ở Phần 2, “Cách viết công việc để người khác hiểu”)

Với công việc quá lớn, người ngoài không thấy được việc đã tiến đến đâu. Đến sát hạn chót mới phát hiện ra bị chậm.

Dấu hiệu công việc quá nhỏ

• Thời gian tạo công việc còn lâu hơn thời gian làm
• Danh sách toàn những việc làm vài phút là xong
• Danh sách bị lấp đầy, không thấy được những công việc quan trọng

Những việc làm vài phút là xong thì không cần tạo thành công việc. Hãy ghi chúng dưới dạng gạch đầu dòng trong mục “Việc cần làm” ở phần mô tả của công việc.

Các bước chia nhỏ

Lấy việc chuẩn bị tham gia triển lãm làm ví dụ.

1. Liệt kê những thứ phải có đủ vào cuối cùng: gian hàng, tài liệu phát tay, nhân sự trong ngày diễn ra, vận chuyển vào và ra
2. Với từng thứ, liệt kê các việc cần làm
3. Gom lại theo người phụ trách và thời gian: chia sao cho một người làm xong trong vài ngày
4. Ghi thứ tự: với những việc phải chờ việc trước xong mới bắt đầu được, hãy ghi thứ tự

Vuốt bảng sang ngang →

Nếu chỉ để “Chuẩn bị tờ giới thiệu”, sẽ không thấy được việc đang bị kẹt ở khâu nội dung hay khâu gửi nhà in. Nhờ chia ra, bạn biết được chỗ nào đang bị chậm.

Hai cấp là đủ

Chia thành hai cấp, “nhóm việc lớn” và “từng việc cụ thể”, thường là đủ. Nếu chia sâu ba, bốn cấp, sẽ khó nhìn bao quát toàn bộ, và việc cập nhật cũng tốn công hơn.

Khi bạn thấy cần đến cấp thứ ba, đó là dấu hiệu nhóm việc đang quá lớn. Hãy tách nhóm việc đó làm hai, hoặc chuyển sang một dự án riêng (cách chia dự án được nói ở Phần 1, “Nên chia công việc theo đơn vị nào?”).

Những chỗ dễ vấp

1Muốn chia thật hoàn hảo ngay từ đầu

Những việc phía trước phải bắt tay vào làm mới biết được. Chỉ chia phần đang nhìn thấy, và chia nhỏ từ những việc gần nhất. Những việc còn xa cứ để nguyên dạng lớn cũng không sao.

2Chia xong rồi bỏ quên công việc của nhóm

Có khi từng việc cụ thể đều đã xong, nhưng công việc của nhóm vẫn ở trạng thái “Đang xử lý”. Khi làm xong việc cuối cùng, hãy chuyển cả công việc của nhóm sang hoàn thành.

Ví dụ, đã có chuyện thế này

Cách chia trong GeckoFlag

• Bạn có thể tạo vấn đề con bên dưới một vấn đề (vấn đề cha/con). Trong danh sách vấn đề và biểu đồ Gantt, có thể thu gọn các vấn đề con bên dưới vấn đề cha
• Vấn đề cha/con có tối đa hai cấp. Điều này giống với ý “hai cấp là đủ” trong bài, nên cấu trúc không bị quá sâu
• Vấn đề cha và vấn đề con nằm trong cùng một dự án
• Hãy ghi cả thứ tự trong phần mô tả

Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.

Tóm tắt

Hãy chia công việc ở kích thước “một người làm xong trong vài ngày, và biết rõ đã xong hay chưa”. Khi chia nhỏ, hãy đi ngược từ những thứ phải có đủ vào cuối cùng, và gói gọn trong hai cấp. Phần sau sẽ nói về cách chọn người phụ trách và hạn chót cho những công việc đã chia.

Loạt bàiCách viết tiêu đề và điều kiện hoàn thành được nói ở Phần 2, “Cách viết công việc để người khác hiểu”

Loạt bàiPhần 4, “Cách chọn người phụ trách và hạn chót”