Nên chia công việc theo đơn vị nào? Cách chia dự án theo hạng mục, theo nhóm hoặc theo kỳ

Khi bắt đầu dùng công cụ quản lý công việc, điều đầu tiên khiến nhiều nhóm lúng túng là nên tạo dự án như thế nào. Chia quá nhỏ thì khó tìm thấy việc mình cần. Gộp quá lớn thì thông báo về những việc không liên quan cứ gửi đến liên tục.

“Dự án” ở đây là nơi gom công việc lại trong công cụ. Tùy công cụ, nó còn được gọi là “bảng”, “không gian” hay “danh sách”. Bài viết này giải thích cách nghĩ khi phân chia công việc, áp dụng được cho mọi công cụ.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Kết luận: gom những việc cần cho cùng một nhóm người xem vào một dự án

Khi phân vân, hãy quyết định dựa trên câu hỏi “Ai cần xem công việc này?”. Nếu những người cần xem giống nhau, hãy gom vào một dự án. Nếu khác nhau, hãy tách ra.

Nhiều công cụ dựa vào thành viên tham gia dự án để quyết định ai xem được gì và thông báo gửi đến ai. Nếu chia dự án theo người cần xem, bạn sẽ tránh được chuyện thông tin hiện ra với người không liên quan, hay thông báo gửi đến người không cần nhận.

Ba cách chia thường dùng

Vuốt bảng sang ngang →

Chia theo hạng mục

Cách này phù hợp với công việc có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Nếu người tham gia thay đổi theo từng khách hàng hay từng địa điểm, đây là cách chia tự nhiên nhất. Xong việc là có thể đóng dự án, nên bạn chỉ cần nhìn qua những việc đang chạy.

Chia theo phòng ban hoặc nhóm

Cách này phù hợp với công việc diễn ra hằng ngày, như nhờ bộ phận hành chính cấp vật tư hay các việc định kỳ ở cửa hàng, luôn do cùng một nhóm người đảm nhận. Vì không có điểm kết thúc, nội dung sẽ cứ tăng lên. Hãy điều chỉnh cách xem, chẳng hạn ẩn các việc đã hoàn thành hoặc sắp xếp theo hạn chót.

Chia theo kỳ

Cách này phù hợp với công việc lặp lại mỗi năm hay mỗi tháng. Chỉ cần mở dự án của kỳ trước, bạn có thể làm lại những bước chuẩn bị giống vậy theo đúng thứ tự cũ.

Kết hợp cũng được

Trên thực tế, ít nhóm chỉ cần một cách chia. Ví dụ, một công ty xây dựng nhỏ có thể chia công trình của từng chủ nhà “theo hạng mục”, còn việc hằng ngày ở văn phòng thì “theo phòng ban”. Bản thân việc trộn nhiều cách chia không phải là vấn đề. Điều quan trọng là khi có việc mới, không ai phải phân vân nên đặt nó ở đâu.

Ba lỗi thường gặp

1Chia quá nhỏ

Đây là khi tạo cả một dự án chỉ cho một đầu việc. Đầu việc đó nên được thêm vào dự án dưới dạng một công việc. Để ước lượng, hãy xem dự án có khả năng chứa từ 10 công việc trở lên, hoặc kéo dài từ vài tuần trở lên hay không. Nếu không đúng với điều nào, hãy đưa nó vào một dự án có sẵn.

2Gom mọi thứ vào một dự án

Nếu đưa việc của tất cả mọi người vào một dự án, thông báo sẽ đến cả những người không liên quan. Thậm chí, những thông tin không cần cho xem có thể hiện ra với người ngoài công ty.

3Chia theo người

Đây là khi chia dự án theo người, kiểu “Dự án của anh Tanaka”. Mỗi lần đổi người phụ trách, bạn lại phải chuyển công việc sang dự án khác. Hãy thể hiện việc đó là của ai bằng người phụ trách của công việc, chứ không phải bằng dự án (cách chọn người phụ trách được nói ở Phần 4, “Cách chọn người phụ trách và hạn chót”).

Cách đặt tên

• Đặt tên sao cho chỉ nhìn tên là biết nội dung: “Brochure mùa thu 2026 – Công ty A”, “Cải tạo cửa hàng trước ga”
• Thống nhất thứ tự: quyết định trước thứ tự, chẳng hạn khách hàng → nội dung → thời điểm, thì sẽ dễ tìm hơn trong danh sách
• Không tạo dự án “Khác” hay “Việc lặt vặt”: chiếc hộp đựng được mọi thứ sẽ sớm chẳng ai biết bên trong có gì

Ví dụ, đã có chuyện thế này

Cách tạo trong GeckoFlag

Trong GeckoFlag, thành viên và khách chỉ xem được các dự án mình tham gia (quản trị viên xem được tất cả dự án). Nhờ đó, bạn có thể áp dụng ngay cách nghĩ “chia theo người cần xem”.

• Với mỗi dự án, bạn thiết lập tên dự án, mô tả, chủ dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, cùng các thành viên tham gia
• Project key (tối đa 5 chữ cái và chữ số) được gắn ở đầu số vấn đề. Ví dụ, nếu đặt key là “SHOP”, các vấn đề sẽ tự động được đánh số “SHOP-1”, “SHOP-2”. Hãy chọn key ngắn, nhìn vào là biết đó là công việc gì
• Bạn có thể đánh dấu hoàn thành cho dự án đã kết thúc
• Người ngoài công ty có thể được mời với vai trò “khách”, chỉ vào những dự án họ tham gia (được nói ở Phần 7, “Cách viết khi trao đổi với người ngoài công ty”)

Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.

Tóm tắt

Hãy gom công việc vào dự án theo người cần xem. Về cơ bản, việc có điểm bắt đầu và kết thúc thì chia theo hạng mục, việc kéo dài liên tục thì chia theo phòng ban, việc lặp lại thì chia theo kỳ. Phần sau sẽ hướng dẫn cách viết công việc trong dự án sao cho người khác hiểu.

Liên quanVì sao công cụ bị bỏ xó sau khi triển khai, và những điều nên quyết định từ đầu, được nói ở Phần 5 của loạt bài dành cho người mới “Công cụ quản lý dự án đầu tiên”: “Vì sao công cụ bị bỏ xó sau khi triển khai, và cần quyết định gì trước tiên”

Loạt bàiPhần 2, “Cách viết công việc để người khác hiểu”