Loạt bài: Mẹo quản lý công việc cho nhómPhần 7
Cách viết khi trao đổi với người ngoài công ty: Viết lời nhờ và lời nhờ kiểm tra để không hiểu lệch
Về loạt bài này
“Mẹo quản lý công việc cho nhóm” là loạt bài tám phần, kèm một bài bổ sung, dành cho các nhóm vừa bắt đầu dùng công cụ quản lý công việc hoặc quản lý dự án. Nội dung áp dụng cho mọi ngành nghề, và bạn có thể đọc theo thứ tự bất kỳ.
- Nên chia công việc theo đơn vị nào?
- Cách viết công việc để người khác hiểu
- Nên chia công việc nhỏ đến mức nào?
- Cách chọn người phụ trách và hạn chót
- Cách trả lời bình luận
- Nên báo tiến độ như thế nào?
- Cách viết khi trao đổi với người ngoài công tyBài này
- Cách khép lại công việcSắp ra mắt
Bài bổ sung: “Cách viết để cả thành viên nói ngôn ngữ khác cũng hiểu” (sắp ra mắt)
Có những điều trong công ty chỉ cần nói một câu là hiểu, nhưng người ngoài công ty lại không hiểu. Bạn nghĩ mình đã nhờ, nhưng người kia không nắm được. Bạn đã nhờ kiểm tra, nhưng không thấy trả lời. Phần lớn những lần hiểu lệch như vậy xảy ra vì bạn quên viết những điều người kia không biết.
Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.
Kết luận: viết tách riêng bối cảnh, lời nhờ và điều cần người kia quyết định
Với người ngoài công ty, hãy viết tách riêng “vì sao”, “nhờ làm gì” và “cần quyết định điều gì”. Nếu viết lẫn vào nhau, người kia sẽ không biết nên trả lời phần nào.
Khác gì so với trong công ty
- Họ không biết bối cảnh: họ không biết những gì đã quyết trong các cuộc họp nội bộ, diễn biến từ trước đến nay, hay tình hình bên trong công ty bạn.
- Họ khó hỏi lại: vì vị trí của mình, họ có thể ngại hỏi “Chỗ này nghĩa là sao?” và cứ thế làm theo phỏng đoán.
- Có thông tin không được cho xem: như giá vốn nội bộ, chuyện của các đối tác khác, hay đánh giá trong nội bộ.
Mẫu lời nhờ
Mẫu lời nhờ
- Bối cảnh: vì sao cần làm việc này. Tóm tắt ngắn những diễn biến người kia chưa biết.
- Việc cần nhờ: làm gì, đến mức nào. Hình thức sản phẩm bàn giao (định dạng tệp, số lượng, kích thước).
- Điều cần quyết định: nếu có điều bạn muốn người kia quyết định. Nếu không có, ghi “Không có”.
- Hạn chót: trước ___ giờ, thứ ___, ngày ___. Lý do: để ___.
- Tài liệu: những gì bạn muốn người kia tham khảo, và nơi để chúng.
- Đầu mối liên hệ: mọi câu hỏi xin gửi đến ___.
Khi có ghi “đầu mối liên hệ”, người kia sẽ biết mình có thể hỏi khi phân vân. Người càng khó hỏi lại thì dòng này càng có ích.
Cách viết lời nhờ kiểm tra
- Thu hẹp phạm vi cần xem: viết “Nhờ anh/chị kiểm tra giúp ngày tháng và địa chỉ có chỗ nào sai không” sẽ nhận được câu trả lời chắc chắn hơn là “Nhờ anh/chị xem giúp toàn bộ”.
- Ghi cách trả lời: viết “Nếu không có vấn đề gì, anh/chị chỉ cần trả lời ‘Giữ nguyên là được’” sẽ giúp người kia đỡ mất công.
- Ghi hạn chót, và cách xử lý khi quá hạn: bạn cũng có thể viết “Nếu đến ngày ___ chúng tôi chưa nhận được phản hồi, chúng tôi sẽ tiến hành như hiện tại”. Nhưng đừng dùng cách này cho những việc liên quan đến tiền hay hợp đồng. Với những việc đó, nhất định phải nhận được câu trả lời.
Chọn từ ngữ hợp với người kia
Từ viết tắt nội bộ, tên dự án chỉ trong công ty mới hiểu, và thuật ngữ chuyên ngành sẽ không đến được với người ngoài. Nhất là khi nhờ người ở ngành khác làm việc, cùng một từ có thể được dùng với nghĩa khác. Trước khi bắt tay vào làm, hãy xác nhận lại một lần nghĩa của những từ quan trọng.
Quyết định phạm vi cho xem
Nếu mời người ngoài công ty vào công cụ, hãy tách dự án mà người ngoài cũng xem với dự án chỉ dành cho nội bộ (cách chia được nói ở Phần 1, “Nên chia công việc theo đơn vị nào?”). Những thứ như chi tiết báo giá hay các trao đổi nội bộ thì để ở dự án chỉ dành cho nội bộ.
Mời vào công cụ, hay trao đổi qua email?
Với người bạn trao đổi nhiều, mời họ vào công cụ sẽ giúp tài liệu và diễn biến nằm gọn ở một chỗ. Mặt khác, có người thấy việc đăng nhập hay dùng công cụ mới là một gánh nặng. Với người chỉ trao đổi vài lần một năm, cứ dùng email, rồi phía bạn chép những gì đã quyết vào công việc, cũng là một cách.
Ví dụ, đã có chuyện thế này
Một nhóm viết cho đối tác: “Nhờ anh/chị duyệt in giúp”, nhưng đối tác không hiểu rằng như vậy nghĩa là “không thể sửa nữa”. Sau khi tệp đã gửi nhà in, yêu cầu sửa lại được gửi đến, và phát sinh thêm chi phí. Từ đó, nhóm luôn ghi kèm ý nghĩa: “Đây là lần kiểm tra cuối cùng. Nếu sửa sau bước này, sẽ phải in lại.”
Cách mời người ngoài trong GeckoFlag
- Người được mời với vai trò “Khách” chỉ xem được các dự án mình tham gia. Họ không thể tạo dự án mới.
- Khách vẫn có thể tạo và chỉnh sửa vấn đề, và đăng bình luận. Vì đây không phải vai trò chỉ để xem, hãy để những thông tin không muốn cho xem ở một dự án riêng chỉ dành cho nội bộ.
- Người dùng do quản trị viên thêm vào, không có chỗ để tự đăng ký. Phía quản lý quyết định được sẽ mời ai.
- Mỗi thành viên có thể tự chọn ngôn ngữ hiển thị, nên các công ty đối tác ở nước ngoài cũng dùng được màn hình bằng ngôn ngữ của mình.
- Bạn có thể thay tên trang web và logo bằng của công ty mình, nên với đối tác, công cụ sẽ hiện ra như kênh liên lạc của chính công ty bạn.
Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.
Tóm tắt
Khi nhờ người ngoài công ty, hãy tách riêng bối cảnh, lời nhờ và điều cần người kia quyết định, rồi ghi kèm đầu mối liên hệ. Trong lời nhờ kiểm tra, hãy ghi phạm vi cần xem và cách trả lời. Phạm vi cho xem thì tách bằng dự án. Phần sau là phần cuối của loạt bài, sẽ nói về cách khép lại công việc.
Loạt bàiXem thêm Phần 1, “Nên chia công việc theo đơn vị nào?”, và Phần 5, “Cách trả lời bình luận”. Bài bổ sung “Cách viết để cả thành viên nói ngôn ngữ khác cũng hiểu” sắp ra mắt
Liên quanCách giữ công việc không bị dừng khi chờ khách hàng xem duyệt được nói ở Phần 5 của loạt bài “Quản lý công việc cho nhóm làm việc cùng AI”: “Giữ công việc không bị đứng khi chờ khách hàng duyệt”