Loạt bài: Mẹo quản lý công việc cho nhómPhần 6
Nên báo tiến độ như thế nào? Nên có bao nhiêu trạng thái và khi nào thì đổi
Về loạt bài này
“Mẹo quản lý công việc cho nhóm” là loạt bài tám phần, kèm một bài bổ sung, dành cho các nhóm vừa bắt đầu dùng công cụ quản lý công việc hoặc quản lý dự án. Nội dung áp dụng cho mọi ngành nghề, và bạn có thể đọc theo thứ tự bất kỳ.
- Nên chia công việc theo đơn vị nào?
- Cách viết công việc để người khác hiểu
- Nên chia công việc nhỏ đến mức nào?
- Cách chọn người phụ trách và hạn chót
- Cách trả lời bình luận
- Nên báo tiến độ như thế nào?Bài này
- Cách viết khi trao đổi với người ngoài công ty
- Cách khép lại công việcSắp ra mắt
Bài bổ sung: “Cách viết để cả thành viên nói ngôn ngữ khác cũng hiểu” (sắp ra mắt)
Không cần hỏi “Việc đó sao rồi?”, chỉ nhìn danh sách là biết công việc đang tiến triển ra sao. Thứ giúp làm được điều đó là “trạng thái”. Nhưng nếu có quá nhiều trạng thái, hoặc trạng thái không được cập nhật, thì tình hình thật lại càng khó thấy hơn.
Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.
Kết luận: bắt đầu với 3 đến 5 trạng thái, và quyết định ai đổi, khi nào
Với trạng thái, điều quan trọng hơn số lượng là mọi người dùng chúng theo cùng một nghĩa và đổi kịp thời. Hãy bắt đầu với ít trạng thái, rồi quyết định ai đổi và đổi khi nào. Khi đó, chỉ cần nhìn danh sách là biết công việc đang tiến triển ra sao.
Vì sao nên bắt đầu với ít trạng thái
Khi có nhiều trạng thái, mỗi người sẽ chọn một kiểu. Việc đổi trạng thái trở nên phiền, và dần dần không ai cập nhật nữa. Hãy bắt đầu với ít trạng thái. Chỉ thêm khi bạn nhiều lần gặp một tình trạng mà mình muốn tách riêng.
Bộ trạng thái cơ bản
Phần lớn các nhóm có thể làm việc với bốn trạng thái sau.
- Chưa bắt đầu
- Đang xử lý
- Chờ kiểm tra
- Hoàn thành
Trạng thái quan trọng là “Chờ kiểm tra”. Nếu tách riêng những việc đã làm xong nhưng đang chờ người đã nhờ kiểm tra, bạn sẽ biết “lúc này việc đang nằm trong tay ai”. Nếu để nguyên “Đang xử lý” trong lúc chờ kiểm tra, người đã nhờ sẽ nghĩ việc vẫn đang làm, và công việc bị dừng lại.
Nếu muốn thêm, hãy thêm “Tạm hoãn” trước tiên. Dùng nó cho những việc nhóm không tự làm tiếp được, như khi đang chờ đối tác trả lời. Khi chuyển sang tạm hoãn, hãy ghi lý do và thời điểm sẽ xem lại vào bình luận.
Ví dụ theo từng loại công việc
Khi tên trạng thái khớp với những từ bạn vẫn dùng hằng ngày trong công việc đó, mọi người sẽ dễ quen hơn.
| Công việc | Ví dụ trạng thái |
|---|---|
| Nhận yêu cầu trong công ty (hành chính, v.v.) | Đã tiếp nhận → Đang xử lý → Hoàn thành |
| Chuẩn bị sự kiện | Chưa bắt đầu → Đang sắp xếp → Đã chốt → Hoàn thành |
| Làm ấn phẩm in | Chưa bắt đầu → Đang làm → Chờ duyệt bản in thử → Đã gửi nhà in → Hoàn thành |
| Yêu cầu sửa chữa ở công ty xây dựng | Đã tiếp nhận → Đang báo giá → Chờ thi công → Đang thi công → Hoàn thành |
Ai đổi, và đổi khi nào
Trạng thái bị lệch với thực tế khi chưa quyết định “ai sẽ đổi”.
- Chuyển sang “Đang xử lý”: khi người phụ trách bắt tay vào làm
- Chuyển sang “Chờ kiểm tra”: khi người phụ trách nhờ kiểm tra. Lúc đó, hãy đổi người phụ trách sang người sẽ kiểm tra, để biết rõ ai là người cần làm bước tiếp theo
- Chuyển sang “Hoàn thành”: người đã nhờ hay người phụ trách? Cả nhóm hãy chọn một trong hai
Cách quyết định khi nào việc đã xong sẽ được nói kỹ ở Phần 8.
Cách viết báo cáo tiến độ
Những gì trạng thái không nói hết được, hãy bổ sung bằng bình luận. Thay vì một tỷ lệ như “Xong khoảng 70%”, viết ba điều sau sẽ dễ hiểu hơn.
Ví dụ báo cáo tiến độ
- Đã xong: đặt địa điểm và lập danh sách đồ dùng
- Còn lại: đặt mua đồ dùng (2 trong 3 công ty chưa gửi báo giá)
- Tiếp theo: khi có đủ báo giá, tôi sẽ đặt hàng trước thứ Năm
Khi viết cả “còn lại” chứ không chỉ “đã xong”, vấn đề sẽ được phát hiện sớm hơn.
Những chỗ dễ vấp
1Trạng thái không còn khớp với thực tế
Mỗi tuần một lần, dù chỉ trong thời gian ngắn, hãy xem danh sách và chỉnh trạng thái cho khớp với thực tế. Nếu nhóm có buổi họp định kỳ, chia sẻ màn hình ngay trong buổi họp là cách dễ làm nhất.
2“Đang xử lý” cứ dồn lại
Những công việc thật ra đã dừng nhưng vẫn để “Đang xử lý” cứ tăng lên. Việc đang chờ người khác trả lời thì chuyển sang tạm hoãn. Việc đã quyết định không làm nữa thì ghi lý do rồi đóng lại.
Ví dụ, đã có chuyện thế này
Một nhóm tạo tám trạng thái. Mỗi người dùng “Đang làm” và “Đang sửa” theo một cách khác nhau, nên nhìn danh sách cũng không biết tình hình ra sao. Nhóm giảm xuống còn bốn, và thống nhất “chuyển sang Chờ kiểm tra thì giao lại cho người đã nhờ”. Chỉ vậy thôi mà không còn việc nào bị sót khâu kiểm tra.
Cách dùng trong GeckoFlag
- Bạn có thể tự đặt tên và màu cho trạng thái. Tối đa 10 trạng thái, đủ để “bắt đầu với ít trạng thái”.
- Có trạng thái được tính là hoàn thành. Vấn đề đã chuyển sang trạng thái đó sẽ không còn hiện ở mục “Vấn đề của tôi” trên bảng điều khiển.
- Trên bảng Kanban, bạn có thể xem các vấn đề được xếp theo trạng thái. Trên PC, bạn có thể kéo thẻ để đổi trạng thái, rất tiện cho buổi xem lại hằng tuần.
- Khi đăng bình luận, bạn có thể đổi trạng thái và người thực hiện cùng lúc. “Chuyển sang Chờ kiểm tra và giao lại cho người đã nhờ” chỉ cần một thao tác.
- Có thể lọc danh sách vấn đề theo trạng thái.
Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.
Tóm tắt
Hãy bắt đầu với 3 đến 5 trạng thái, và thêm “Chờ kiểm tra” để biết việc đang nằm trong tay ai. Quyết định ai đổi trạng thái và đổi khi nào. Trong báo cáo tiến độ, hãy viết “đã xong, còn lại, tiếp theo”. Phần sau sẽ nói về cách viết khi trao đổi với người ngoài công ty, như đối tác hay bên nhận gia công.
Loạt bàiXem thêm Phần 5, “Cách trả lời bình luận”
Loạt bàiPhần 8, “Cách khép lại công việc” (sắp ra mắt)