Cách chọn người phụ trách và hạn chót: Không còn “mọi người cùng làm” hay “càng sớm càng tốt”

Dù đã chia công việc, nếu “ai làm” và “làm đến khi nào” vẫn còn mơ hồ thì công việc sẽ không tiến triển. Một việc được chốt trong buổi họp bằng câu “Vậy thì mọi người cùng làm nhé” đến buổi họp sau vẫn chưa ai đụng tới. Chuyện như vậy rất hay gặp, ở ngành nghề nào cũng thế.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Kết luận: một người phụ trách, hạn chót đi kèm ngày và lý do

Hãy chọn một người theo việc đến cùng. Khi đưa hạn chót, hãy nói cả “đến khi nào” lẫn “vì sao là ngày đó”. Chỉ cần đủ hai điều này, những câu như “Tôi tưởng có người khác làm rồi” hay “Tôi không biết việc này gấp đến vậy” gần như sẽ không còn.

Vì sao chỉ một người phụ trách

Khi có nhiều người phụ trách, ai cũng nghĩ “chắc sẽ có người làm”. Khi việc bị chậm, cũng không biết nên hỏi ai.

Có bao nhiêu người giúp cũng được. Nhưng người “theo việc đến cùng” thì chỉ chọn một. Nếu là việc chia nhau ra làm, hãy chia chính công việc đó ra (cách chia được nói ở Phần 3, “Nên chia công việc nhỏ đến mức nào?”).

Cách chọn người phụ trách

• Người nhờ việc quyết định, nhưng phải hỏi lại người được giao: nếu lặng lẽ điền tên người phụ trách, sẽ sinh ra những việc mà người đó không hề nghĩ mình đã nhận. Chỉ cần một câu ngắn để xác nhận người đó có nhận được không.
• Khi chưa chọn được ai, người nhờ việc tạm giữ: công việc bỏ trống người phụ trách sẽ không lọt vào mắt ai cả.
• Đổi người phụ trách khi nghỉ phép hay chuyển công tác: trước khi nghỉ, hãy kiểm tra các công việc mình đang phụ trách và chọn người tiếp nhận.
• Định kỳ xem các công việc chưa có người phụ trách: mỗi tuần một lần, hãy kiểm tra các công việc còn trống người phụ trách.

Cách đặt hạn chót

1Ghi bằng ngày cụ thể

“Trong tuần sau” hay “cuối tháng” thì mỗi người hiểu một kiểu. “Trong tuần sau” là chiều thứ Sáu hay tối Chủ nhật, chỉ người viết mới biết. Hãy ghi bằng ngày, như “thứ Sáu, ngày 23 tháng 10”, và nếu giờ giấc quan trọng thì ghi cả giờ.

2Kèm theo lý do

Nếu có ghi “vì ngày 26 tháng 10 phải gửi file cho nhà in”, người phụ trách cũng tự đánh giá được hạn chót có dời được hay không. Hạn chót không có lý do thì khó được tuân thủ.

3Đừng lén đặt hạn chót sớm hơn hạn thật

Nếu lặng lẽ đưa ra hạn chót sớm hơn hạn thật, sớm muộn người kia cũng nhận ra, và rồi không hạn chót nào còn được tin nữa. Nếu muốn có thời gian dự phòng, hãy viết thật lòng: “Hạn cuối là ngày 26. Tôi cần thời gian để kiểm tra, nên nếu nhận được vào ngày 23 thì tốt quá.”

4Quyết định cả ngày bắt đầu

Chỉ có hạn chót thì không biết phải bắt tay từ khi nào mới kịp. Nếu đặt sẵn ngày bắt đầu, bạn sẽ sớm nhận ra những việc “lẽ ra đã bắt đầu mà vẫn chưa bắt đầu”.

5Khi biết sẽ không kịp, hãy báo ngay

Hạn chót là thứ cần trao đổi ngay khi biết mình không giữ được. Báo từ tuần trước sẽ có nhiều cách xử lý hơn là báo vào đúng ngày hạn chót (cách báo được nói ở Phần 5, “Cách trả lời bình luận”).

Cách nói lại “càng sớm càng tốt”

Cũng có những việc thật sự không có hạn chót. Khi đó, chỉ cần quyết định “khi nào sẽ kiểm tra tình hình” là việc sẽ không bị bỏ quên.

Chỗ dễ vấp: việc gì cũng “Mức ưu tiên: Cao”

Mức độ ưu tiên là thứ tự khi so với các việc khác. Nếu việc gì cũng “Cao” thì không biết nên bắt đầu từ đâu. Khi nâng mức độ ưu tiên, hãy nói luôn việc nào có thể để sau.

Ví dụ, đã có chuyện thế này

Cách thiết lập trong GeckoFlag

• Mỗi vấn đề có một người thực hiện. Khi chưa thiết lập, vấn đề sẽ hiện “Chưa phân công”, nên nhìn qua là thấy ngay vấn đề nào chưa có người thực hiện.
• Có thể đặt ngày bắt đầu và hạn chót. Khi nhập cả hai, bạn có thể xem khoảng thời gian trên biểu đồ Gantt.
• Ở mục “Vấn đề của tôi” trên bảng điều khiển, bạn có thể xem các vấn đề chưa hoàn thành được giao cho mình.
• Quản trị viên có thể xem biểu đồ Gantt của mọi dự án và mọi thành viên. Có thể dùng để kiểm tra xem công việc có bị dồn vào một vài người hay không.
• Có thể tự đặt tên và màu cho mức độ ưu tiên (tối đa 10 mức).

Bạn có thể dùng thử màn hình thực tế trong bản demo.

Tóm tắt

Hãy chọn một người phụ trách theo việc đến cùng, sau khi đã hỏi lại chính người đó. Hạn chót thì ghi bằng ngày và kèm lý do. Phần sau sẽ nói về cách viết bình luận trao đổi trên công việc.

Loạt bàiXem thêm Phần 3, “Nên chia công việc nhỏ đến mức nào?”

Loạt bàiTiếp theo: Phần 5, “Cách trả lời bình luận”

Liên quanNhóm nhỏ có cần công cụ hay không được nói ở Phần 4 của loạt bài dành cho người mới “Công cụ quản lý dự án đầu tiên”: “Nhóm nhỏ có thật sự cần không?”