Nhóm nhỏ có thật sự cần không? Ba câu hỏi giúp nhóm từ hai đến năm người quyết định có cần công cụ hay không

“Nhóm chỉ có ba người, cứ hỏi nhau là được.” Câu này rất hay nghe ở các nhóm nhỏ. Và trong nhiều trường hợp, cách đó vẫn ổn.

Bài viết này xem xét liệu nhóm nhỏ có thật sự cần công cụ quản lý dự án hay không. Chúng tôi cũng nói thẳng những trường hợp không cần.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Nhóm nhỏ thường vẫn ổn khi không dùng công cụ

Xin nói trước: một nhóm hai hoặc ba người thường vẫn vận hành rất tốt mà không cần công cụ.

• Ai cũng thấy toàn cảnh: không cần hỏi, bạn vẫn biết đại khái ai đang làm gì.
• Chỉ cần một câu: nếu ngồi gần nhau, muốn kiểm tra gì chỉ cần nói một câu.
• Quyết định nhanh: muốn đổi cách làm việc thì có thể bàn với nhau và quyết ngay.

Trong loạt bài này, chúng tôi lấy ví dụ năm người chuẩn bị cho một triển lãm. Ngay cả với năm người cũng đã có vấn đề: phải đi hỏi từng người xem việc đến đâu, và việc nhờ bị trôi mất.

Nếu chỉ có ba người thì sao? Ít người hơn thì ít phải hỏi hơn. Một việc nhờ qua chat có thể vẫn được nhớ trước khi bị trôi.

Bản thân việc là nhóm nhỏ đã là một thế mạnh thật sự. Không cần ép mình dùng công cụ để rồi thêm việc.

Bốn tình huống khó chính vì nhóm nhỏ

Dù vậy, nhóm nhỏ vẫn có những vấn đề sinh ra chính từ việc nhóm nhỏ. Đó là những vấn đề thường bị che khuất ở nhóm lớn.

1Một người vắng là công việc dừng lại

Ở nhóm nhỏ, mỗi việc thường chỉ do một người phụ trách. Không có ai thay thế.

Nếu người đó ốm vài ngày, công việc dừng lại, và cũng không ai biết việc đã đến đâu. Ở nhóm năm người, một người vắng là một phần năm của nhóm. Ở nhóm ba người, đó là một phần ba.

Dấu hiệuNgay cả ngày nghỉ, bạn vẫn bị gọi điện hỏi chuyện công việc.

2Mỗi người kiêm nhiều vai trò và phải nhớ rất nhiều

Ở nhóm nhỏ, một người lo cả bán hàng, hành chính lẫn chuẩn bị triển lãm. Mỗi người thường phải ôm nhiều việc hơn hẳn một người trong nhóm lớn.

Tất cả đều phải giữ trong đầu và trong sổ tay.

Dấu hiệu“À, mình quên mất việc đó” xảy ra vài lần mỗi tuần.

3Cách làm việc định kỳ chỉ một người biết

Triển lãm, quyết toán cuối năm, thiệp chúc mừng cuối năm. Các bước của những việc lặp lại mỗi năm hoặc mỗi lần thường nằm trong trí nhớ của người đã làm, chứ không nằm trong ghi chép nào.

Như cảnh ở đầu bài, khi người đó nghỉ việc hoặc việc được chuyển cho người khác, mọi thứ phải tìm hiểu lại từ đầu. Nhóm càng nhỏ, phần kiến thức do một người nắm giữ càng lớn.

Dấu hiệuNgay cả với việc giống hệt năm ngoái, bạn vẫn bắt đầu bằng câu “Năm ngoái mình làm thế nào nhỉ?”.

4Khi có người bên ngoài tham gia, nhóm không còn nhỏ nữa

Công ty có thể chỉ có ba nhân viên, nhưng việc chuẩn bị triển lãm còn có nhà thiết kế, nhà in, đơn vị dựng gian hàng và nhân viên thời vụ. Đếm hết những người phải làm việc cùng, có thể hơn mười người.

“Chỉ cần một câu” chỉ áp dụng được giữa ba người trong công ty. Với người bên ngoài, trao đổi qua email và điện thoại nhiều hơn, và vấn đề “việc nhờ bị trôi mất” trong Phần 3 của loạt bài này càng dễ xảy ra.

Dấu hiệuBạn cứ phải giải thích đi giải thích lại cùng một chuyện cho người bên ngoài.

Quyết định bằng ba câu hỏi, không phải bằng số người

Như bốn tình huống trên cho thấy, có cần công cụ hay không không chỉ do số người quyết định. Ba câu hỏi sau sẽ giúp bạn quyết định dễ hơn.

1Nếu có người vắng một tuần, có việc nào bị dừng không?

Nếu có, quá trình của việc đó cần được lưu ở một nơi mà người khác cũng đọc được.

2Nhóm có lặp lại cùng một việc mỗi năm hoặc mỗi lần không?

Nếu có, ghi lại cách làm lần này sẽ giúp lần sau không phải tìm hiểu lại từ đầu.

3Nhóm có làm việc gì cùng người bên ngoài không?

Nếu có, việc xem được các việc nhờ và quá trình trao đổi ở cùng một nơi với người bên ngoài sẽ giúp bớt rất nhiều lời giải thích.

Cách đọc câu trả lời

Nếu cả ba câu đều là “không”, có lẽ hiện tại bạn sẽ không gặp khó khăn khi không có công cụ. Cứ tiếp tục làm việc bằng cách nói chuyện với nhau.

Nếu chỉ cần một câu là “có”, cũng đáng cân nhắc đưa ít nhất việc đó vào công cụ. Điều này đúng dù nhóm hai người hay ba người.

Khi còn ít người và ít dòng, một bảng Excel có thể là đủ. Khi nào nhóm có thể tiếp tục dùng bảng được nói trong Phần 2 của loạt bài này.

Nếu nhóm nhỏ bắt đầu, hãy bắt đầu nhỏ

Khi nhóm nhỏ đưa công cụ vào, điều quan trọng là không chuyển toàn bộ công việc sang cùng một lúc.

• Bắt đầu với một việc: ví dụ, chỉ đưa việc chuẩn bị cho triển lãm sắp tới vào công cụ. Những việc nhỏ hằng ngày cứ để như cũ.
• Chỉ dùng ba trạng thái: “chưa bắt đầu”, “đang làm” và “đã xong”. Cách phân loại chi tiết hơn có thể đợi đến khi quen.
• Quyết định ai ghi: với ba người, lý tưởng nhất là ai cũng ghi. Nếu khó, hãy bắt đầu với một người ghi, những người khác chỉ xem.
• Giữ lại việc đã xong thay vì xóa: các việc đã xong và quá trình trao đổi sẽ trở thành cách làm cho lần sau. Đây chính là câu trả lời cho câu hỏi 2.

Đưa công cụ vào rồi bỏ không dùng là chuyện xảy ra bất kể nhóm lớn hay nhỏ.

Loạt bàiĐược nói kỹ về những điều cần quyết định khi bắt đầu ở Phần 5: “Vì sao công cụ bị bỏ xó sau khi triển khai, và cần quyết định gì trước tiên”

Nhóm nhỏ cần lưu ý gì khi chọn công cụ

Khi nhóm nhỏ chọn công cụ, những điểm cần lưu ý khác với nhóm lớn.

Cách tính phí

Các công cụ tính phí theo vài cách khác nhau.

• Phí hằng tháng theo đầu người: mỗi khi thêm một người dùng, giá hằng tháng tăng lên.
• Phí hằng tháng cố định: giá hằng tháng được định theo từng khoảng quy mô nhóm.
• Mua một lần: trả một lần lúc đầu, không có phí hằng tháng.
• Gói miễn phí: dùng miễn phí nhưng thường có giới hạn về số người hoặc tính năng, vượt quá thì chuyển sang gói trả phí.

Với nhóm nhỏ, cách nào cũng có thể trông rẻ khi tính theo tháng. Nhưng công cụ được dùng trong nhiều năm. So sánh chi phí trong ba năm sẽ giúp thấy rõ sự khác biệt hơn.

Cách xử lý người bên ngoài

Nếu bạn trả lời “có” ở câu hỏi 3, hãy kiểm tra cách mời người bên ngoài. Họ có bị tính vào số người dùng trả phí không? Có giới hạn được những gì họ thấy không? Mỗi công cụ một khác.

Số lượng tính năng

Công cụ nhiều tính năng làm được nhiều việc, nhưng cũng kéo theo nhiều thiết lập và nhiều thứ phải học. Ở nhóm nhỏ, ít ai có thời gian để thiết lập công cụ.

Với nhóm nhỏ, chúng tôi khuyên nên kiểm tra “mọi người có thể bắt đầu dùng mà không cần giải thích không?” trước khi đếm tính năng.

Loạt bàiĐược nói kỹ về cách chọn từ đầu đến cuối ở Phần 6: “Cần xem gì khi chọn công cụ đầu tiên”

Tóm tắt

Một nhóm hai hoặc ba người thường vẫn vận hành tốt mà không cần công cụ. Bản thân việc là nhóm nhỏ đã là một thế mạnh.

Dù vậy, có những tình huống khó chính vì nhóm nhỏ. Để quyết định có cần công cụ hay không, hãy nghĩ đến ba câu hỏi này thay vì số người:

• Nếu có người vắng một tuần, có việc nào bị dừng không?
• Nhóm có lặp lại cùng một việc mỗi năm hoặc mỗi lần không?
• Nhóm có làm việc gì cùng người bên ngoài không?

Nếu chỉ cần một câu là “có”, cũng đáng cân nhắc đưa ít nhất việc đó vào công cụ. Nếu bắt đầu, hãy bắt đầu nhỏ, với một việc.

Nếu bạn muốn dùng thử

Nếu bạn đang nghĩ “có lẽ thử với một việc thôi cũng được”, đây là một lựa chọn: GeckoFlag, công cụ dùng cho màn hình ví dụ trong bài viết này.

• Xem giao diện trước khi mua: có sẵn bản demo công khai.
• Giá không phụ thuộc vào số người: mua một lần $30, không có phí hằng tháng. Sau này thêm người cũng không tốn thêm chi phí. Chi phí máy chủ tính riêng. Xem chi tiết ở trang bảng giá.
• Mời người bên ngoài làm khách: khách chỉ thấy những dự án mà họ tham gia.
• Việc đã xong vẫn được giữ lại: chỉ cần không xóa dự án, các vấn đề và quá trình trao đổi vẫn còn nguyên. Bạn có thể xem lại khi lên kế hoạch cho triển lãm tiếp theo.
• Không phải thiết lập nhiều: sau khi cài đặt, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo dự án và thêm vấn đề. Ngược lại, công cụ này không hợp với nhóm muốn tùy chỉnh mọi thứ thật chi tiết.
• Cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình: bạn đặt các tệp lên máy chủ, rồi điền theo các bước trình duyệt hướng dẫn. Không cần dùng dòng lệnh. Các bước có trong trang Cài đặt của tài liệu hướng dẫn.

Nếu website công ty bạn đã chạy trên shared hosting, có thể cài GeckoFlag ngay tại đó. Điều kiện cần có được ghi ở trang Yêu cầu hệ thống của tài liệu hướng dẫn.

Lưu ý: nếu công ty bạn đã có tên miền riêng, phần lớn shared hosting cho phép tạo tên miền phụ như “geckoflag.congtycuaban.vn” và cài đặt ở đó. Khi đó, bạn không cần đăng ký thêm tên miền mới.

Hãy bắt đầu từ bản demo và thử tạo một việc định kỳ thành một dự án.