Bảng theo dõi bằng Excel chạm giới hạn ở đâu? Khi nào bảng tính là đủ, và dấu hiệu nên chuyển sang công cụ

Bảng Excel và bảng tính được dùng làm danh sách công việc ở rất nhiều nơi làm việc. Bài viết này giải thích bảng tính chạm giới hạn ở đâu, và những dấu hiệu nào cho thấy đã đến lúc chuyển sang công cụ. Bài cũng nói về những trường hợp chỉ cần bảng tính là đủ.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Bảng theo dõi bằng Excel là một công cụ tốt

Xin nói trước: là công cụ để lập danh sách công việc, bảng Excel được làm rất tốt.

• Bắt đầu được ngay: không cần đăng ký hay học thêm gì mới.
• Ai cũng dùng được: hầu như ai cũng biết ít nhất là nhập liệu và sắp xếp.
• Tùy ý tạo theo ý mình: thêm cột, tô màu, tất cả đều theo ý muốn.

Việc nhiều nhóm bắt đầu bằng bảng tính là điều tự nhiên. Vấn đề chỉ xuất hiện khi người và dòng tăng lên, và công việc kéo dài.

Dùng chung bảng tính gần như giải quyết được chuyện bản mới nhất

Ở Phần 1 của loạt bài, chúng tôi đã kể chuyện bảng tính được chuyền qua lại bằng tệp đính kèm email: các tệp như “Danh_sach_hoi_cho_moi_nhat (2)” ngày càng nhiều, và không ai biết tệp nào mới đúng.

Dùng chung bảng tính giải quyết phần lớn chuyện này. Với Google Trang tính hoặc Excel trong Microsoft 365, mọi người cùng mở và chỉnh sửa một tệp duy nhất.

Vì chỉ có một tệp, ai sửa gì thì màn hình của mọi người đều thấy ngay. Không cần đính kèm lại vào email nữa.

Nếu bạn vẫn đang gửi bảng tính bằng tệp đính kèm, chỉ cần chuyển sang tệp dùng chung là công việc đã nhẹ đi nhiều.

Tuy vậy, có những vấn đề vẫn còn ngay cả khi đã dùng chung. Chúng ta sẽ xem ở phần tiếp theo.

Năm giới hạn vẫn còn dù đã dùng chung bảng tính

Bảng tính giỏi cho thấy “mọi việc đang thế nào lúc này”. Điều nó làm kém là lưu lại quá trình trao đổi dẫn đến đó, và báo tin cho người khác. Dưới đây là năm giới hạn vẫn còn dù đã dùng chung bảng tính.

1Không có chỗ cho quá trình

Một dòng chỉ ghi được trạng thái hiện tại. Quá trình — “đã nhờ nhà cung cấp báo giá”, “đã có giá”, “chờ sếp duyệt” — bị nhồi vào cột ghi chú hoặc nằm rải rác trong email và chat.

Cột ghi chú dài dằng dặc ở cảnh mở đầu chính là biểu hiện của giới hạn này.

Dấu hiệuCột ghi chú đã dài đến mức không đọc nổi. Muốn biết chuyện gì đã xảy ra, phải lục lại email và chat.

2Mỗi người ghi một kiểu

Trong cột trạng thái lẫn lộn “Xong”, “Hoàn thành”, “OK” và “✓”. Cột hạn chót cũng có “20/10”, “trong tuần sau” và “chưa rõ”.

Khi mỗi người ghi một kiểu, lọc “chỉ những việc chưa xong” sẽ bỏ sót.

Dấu hiệuKhông tin được kết quả lọc hay sắp xếp. Phải nhắc đi nhắc lại quy tắc nhập liệu.

3Ghi tên vào cột “Phụ trách” không có nghĩa người đó biết

Ghi tên ai đó vào cột phụ trách không có nghĩa là bảng tính sẽ báo cho người đó. Cuối cùng bạn vẫn phải nhắn qua chat: “Mình ghi trong bảng rồi, bạn xem giúp nhé.”

Việc nhờ bị tách ra hai nơi: bảng tính và chat.

Dấu hiệuMỗi lần cập nhật bảng, bạn lại phải liên lạc bằng cách khác. Chuyện “mình chưa xem bảng” cứ lặp lại.

Loạt bàiChuyện việc nhờ bị trôi mất được nói kỹ ở Phần 3: “Vì sao việc nhờ qua email và chat hay bị trôi mất?”

4Không biết xử lý dòng đã xong thế nào

Xóa dòng đã xong thì không còn lưu lại gì. Giữ lại thì bảng cứ dài ra mãi.

Người thì tô xám, người thì dời xuống dưới, người thì chuyển sang trang tính khác. Mỗi người một cách, và bảng dần dần khó đọc hơn.

Dấu hiệuBảng dài đến mức khó tìm ra những dòng cần làm ngay. Mỗi người xử lý dòng đã xong một kiểu.

5Khó chia phạm vi ai được xem gì

Đôi khi người bên ngoài cũng tham gia chuẩn bị hội chợ, như nhà thiết kế tự do hay đơn vị thi công gian hàng. Bạn chỉ muốn cho họ xem những dòng liên quan, nhưng bảng tính về cơ bản được chia sẻ nguyên cả tệp.

Nếu tách ra một tệp riêng cho người bên ngoài, bạn lại phải qua lại giữa hai bảng. Vấn đề “bảng nào mới nhất?” ở Phần 1 quay trở lại dưới hình thức khác.

Dấu hiệuBạn đang chép lại bảng và làm lại cho người ngoài công ty.

Nguyên nhân chung

Cả năm giới hạn đều đến từ cùng một chỗ. Bảng tính là công cụ để lập “danh sách”. Nó không được làm ra để đảm nhận “trao đổi về từng việc” hay “báo tin cho người khác”.

Công cụ quản lý dự án đảm nhận chính phần này. Mỗi việc có chỗ riêng để ghi trao đổi, và khi tạo mới hay ghi bình luận, công cụ có thể gửi thông báo cho những người liên quan. Trạng thái được chọn từ các lựa chọn có sẵn, nên cách ghi luôn thống nhất.

Những nhóm dùng bảng tính là đủ

Dù có năm giới hạn trên, vẫn có nhóm dùng bảng tính mà không gặp khó khăn. Chẳng hạn:

• Nhóm ít người: hai ba người, ngày nào cũng gặp nhau nói chuyện được.
• Ít dòng: vài chục việc, vừa trong một màn hình.
• Ít trao đổi: không cần lưu lại bàn bạc hay quá trình của từng việc.
• Xong trong thời gian ngắn: vài tuần là xong, sau đó cũng không ai xem lại ghi chép.

Nếu đúng với nhóm bạn, không cần cố chuyển. Thời điểm nên nghĩ đến công cụ là khi vài dấu hiệu ở phần trước bắt đầu xuất hiện.

Loạt bàiChuyện nhóm nhỏ được nói kỹ ở Phần 4: “Nhóm nhỏ có thật sự cần không?”

Mang bảng tính theo thế nào khi chuyển

Bảng tính bạn đang dùng sẽ không bị lãng phí. Phần lớn các cột có thể chuyển thẳng thành các mục trong công cụ.

Sắp xếp lại bảng trước khi chuyển

Nhiều công cụ có thể nhập bảng tính được lưu dưới dạng tệp CSV. Bạn có thể tạo CSV bằng “Lưu thành” trong Excel.

Muốn nhập suôn sẻ, cách nhanh nhất là sắp xếp lại bảng trước.

1. Quyết định có chuyển các dòng đã xong hay không. Nếu phân vân, hãy bắt đầu chỉ với các dòng chưa xong.
2. Thống nhất cách ghi trạng thái và người phụ trách, dùng đúng những từ của lựa chọn trong công cụ.
3. Đổi tất cả hạn chót thành dạng ngày.
4. Thử trước với ít dòng, rồi mới nhập phần còn lại.

Những cột nhập được và cách ghi ngày khác nhau tùy công cụ. Hãy kiểm tra trước trong tài liệu hướng dẫn của công cụ bạn định dùng.

Không cần chuyển hết một lần

Bạn có thể bắt đầu từ những việc sắp triển khai. Việc đang làm dở thì hoàn tất trên bảng tính, việc tiếp theo thì bắt đầu trên công cụ. Làm vậy sẽ đỡ rối hơn.

Tóm tắt

Bảng Excel là công cụ tốt, dùng được ngay. Nếu dùng chung, chuyện “bản nào mới nhất?” cũng gần như được giải quyết.

Dù vậy, khi những dấu hiệu sau xuất hiện, đã đến lúc nghĩ đến việc chuyển sang công cụ.

• Cột ghi chú đã dài đến mức không đọc nổi
• Trạng thái và hạn chót mỗi người ghi một kiểu, nên không tin được kết quả lọc
• Mỗi lần cập nhật bảng, bạn lại phải nhắn lại qua chat
• Bảng dài đến mức khó tìm ra việc cần làm ngay
• Bạn đang chép lại bảng và làm lại cho người ngoài công ty

Nếu chỉ một hai điều đúng, có thể chỉnh lại bảng là đủ. Nếu từ ba điều trở lên, đó là dấu hiệu bảng tính không còn theo kịp khối lượng công việc.

Nếu bạn muốn thử

Nếu bạn nghĩ “có lẽ bảng của nhóm mình cũng sắp chạm giới hạn”, đây là một lựa chọn: GeckoFlag, công cụ được dùng cho màn hình ví dụ trong bài này.

• Xem giao diện trước khi mua: có sẵn bản demo công khai.
• Mời người bên ngoài làm khách: khách chỉ thấy những dự án mà họ tham gia.
• Cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình: bạn đặt các tệp lên máy chủ, rồi điền theo các bước trình duyệt hướng dẫn. Không cần dùng dòng lệnh. Các bước có trong trang Cài đặt của tài liệu hướng dẫn.
• Mua một lần $30: không có phí hằng tháng, thêm người cũng không tốn thêm chi phí. Chi phí máy chủ tính riêng. Xem chi tiết ở trang bảng giá.

Nếu website công ty bạn đã chạy trên shared hosting, có thể cài GeckoFlag ngay tại đó. Điều kiện cần có được ghi ở trang Yêu cầu hệ thống của tài liệu hướng dẫn.

Lưu ý: nếu công ty bạn đã có tên miền riêng, phần lớn shared hosting cho phép tạo tên miền phụ như “geckoflag.congtycuaban.vn” và cài đặt ở đó. Khi đó, bạn không cần đăng ký thêm tên miền mới.

Hãy bắt đầu với bản demo và thử đăng ký một dòng trong bảng hiện tại thành một việc. Bạn sẽ thấy khác biệt so với bảng tính.