Chọn công cụ quản lý dự án đầu tiên dựa vào đâu? Sáu điều nên kiểm tra trước số lượng tính năng

Bài viết này là phần cuối của loạt bài “Công cụ quản lý dự án đầu tiên”.

Bài viết giải thích những điều nên kiểm tra khi chọn công cụ đầu tiên, trước khi đếm dấu tích trong bảng so sánh.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Đừng chọn theo số dấu tích

Bảng tính năng trong các bài so sánh rất tiện để thấy các công cụ khác nhau ở đâu. Nhưng khi chọn công cụ đầu tiên, quyết định theo số dấu tích không phải cách hay.

Một nhóm lần đầu dùng công cụ chỉ cần cơ chế cơ bản đã giới thiệu ở Phần 1 của loạt bài này: tạo một chỗ cho công việc, ghi lại việc cần làm và đổi trạng thái của nó.

Công cụ nhiều tính năng làm được nhiều việc, nhưng mỗi màn hình cũng có nhiều mục hơn và có nhiều thứ phải học hơn. Như đã nói ở Phần 5, thiết lập quá nhiều ngay từ đầu là một trong những lý do khiến công cụ bị bỏ xó.

Trước khi chọn, hãy viết ra ba điều về nhóm mình

Trước khi so sánh công cụ, hãy viết ra vài điều về chính nhóm của bạn. Một tờ giấy là đủ cho ba điều sau:

1. Dùng cho công việc gì: trước tiên chỉ chọn một việc. Viết cụ thể, ví dụ “chuẩn bị hội chợ năm sau”.
2. Ai sẽ dùng: ghi số người trong công ty và những người bên ngoài sẽ tham gia. Tính cả nhà thiết kế, nhà in, đơn vị thi công gian hàng, v.v.
3. Dùng khoảng mấy năm: công cụ một khi đã đưa vào thường được dùng nhiều năm. Hãy lấy ba năm làm mốc.

Khi đã viết ra ba điều này, bạn có thể đánh giá xem câu trả lời cho sáu điều dưới đây có thật sự hợp với nhóm mình không.

Loạt bàiNếu nhóm bạn nhỏ và còn phân vân không biết có cần công cụ không, hãy bắt đầu từ “ba câu hỏi” ở Phần 4: “Nhóm nhỏ có thật sự cần không?”

Sáu điều cần kiểm tra

Dưới đây là sáu điều cần kiểm tra khi chọn công cụ đầu tiên, kèm cách kiểm tra cho từng điều.

1Có bắt đầu dùng được mà không cần giải thích không?

Công cụ chỉ có ích khi mọi người đều dùng. Chỉ cần một người không biết cách dùng, công việc của người đó sẽ quay lại chat và bảng tính.

Cách kiểm tra: tận dụng thời gian dùng thử miễn phí hoặc bản demo, nhờ cả nhóm dùng thử. Không giải thích gì, chỉ nhờ: “Hãy thêm một việc và đổi trạng thái của nó.” Nếu mọi người làm được mà không lúng túng là đạt.

2Dùng ba năm thì tốn bao nhiêu?

Có nhiều cách tính phí: phí hằng tháng theo người dùng, phí hằng tháng cố định, mua một lần, gói miễn phí, v.v. Nếu chỉ nhìn số tiền mỗi tháng, sẽ khó thấy sự khác biệt.

Cách kiểm tra: với số người đã ghi, hãy tính tổng chi phí trong ba năm. Xem thêm chi phí sẽ là bao nhiêu khi có thêm người, và với gói miễn phí thì sẽ tốn bao nhiêu khi vượt giới hạn.

3Mời người bên ngoài như thế nào?

Việc chuẩn bị hội chợ có sự tham gia của người ngoài công ty. Có mời họ được không, có giới hạn được phạm vi họ xem không, và họ có bị tính vào số người dùng trả phí không, là tùy từng công cụ.

Cách kiểm tra: xem trang bảng giá và phần câu hỏi thường gặp để biết người bên ngoài được xử lý thế nào. Nếu chưa rõ, hãy liên hệ hỏi.

4Dữ liệu được đặt ở đâu?

Nhìn chung, công cụ có hai dạng.

• Dùng trên máy chủ của nhà cung cấp (đám mây): đăng ký là dùng được ngay. Không cần chuẩn bị hay quản lý máy chủ. Phần lớn tính phí hằng tháng.
• Cài trên máy chủ của mình (tự lưu trữ): cần chuẩn bị máy chủ, nhưng dữ liệu nằm trong tay bạn.

Không có dạng nào tốt hơn hay kém hơn. Bạn chọn được dạng nào tùy vào việc trong công ty hoặc đối tác có người chuẩn bị được máy chủ hay không.

Cách kiểm tra: xác nhận xem có máy chủ đang chạy website công ty không, và ai đang quản lý nó.

5Khi ngừng dùng, có mang dữ liệu đi được không?

Công cụ đầu tiên chưa chắc sẽ là công cụ dùng mãi. Như đã nói ở Phần 5, nếu không hợp thì đổi công cụ cũng là một cách.

Lúc đó, nếu không lấy ra được các việc và ghi chép đã nhập, bạn sẽ phải nhập lại mọi thứ từ đầu.

Cách kiểm tra: kiểm tra xem có xuất được dữ liệu ra định dạng như CSV không.

6Khi gặp khó khăn, hỏi ai?

Khi không biết cách làm hoặc có gì đó không chạy, việc có chỗ để hỏi cũng rất quan trọng.

Cách kiểm tra: xem có tài liệu hướng dẫn và câu hỏi thường gặp bằng ngôn ngữ của bạn không, và có kênh liên hệ không.

Hãy thử bằng công việc thật

Khi đã thu hẹp còn hai ba ứng viên, hãy dùng thử thực tế. Khi thử, nên dùng công việc thật thay vì công việc để luyện tập.

• Trong hai tuần: quá ngắn thì hết thời gian trước khi quen; quá dài thì việc quyết định cứ bị trì hoãn.
• Một công việc: chọn việc có thể xong trong hai tuần và có bàn giao giữa người với người, như “gửi thư mời hội chợ”.
• Cả nhóm cùng thử: nếu chỉ một người dùng thử, bạn sẽ không thấy được việc nhờ được bàn giao ra sao, như đã nói ở Phần 3, hay thông báo đến với mọi người thế nào.
• Cuối cùng, thu thập cảm nhận: hỏi mỗi người một điều cho từng mục: “chỗ mình lúng túng”, “chỗ thấy phiền” và “chỗ thấy có ích”.

Tóm tắt loạt bài

Khi chọn công cụ đầu tiên, trước khi đếm dấu tích trong bảng so sánh, hãy kiểm tra sáu điều sau:

• Có bắt đầu dùng được mà không cần giải thích không?
• Dùng ba năm thì tốn bao nhiêu?
• Mời người bên ngoài như thế nào?
• Dữ liệu được đặt ở đâu?
• Khi ngừng dùng, có mang dữ liệu đi được không?
• Khi gặp khó khăn, hỏi ai?

Qua sáu phần, loạt bài này đã viết những điều sau cho những ai chưa từng dùng công cụ quản lý dự án:

1. Công cụ là thứ giúp mọi người cùng nhìn ở một chỗ xem ai làm gì, hạn đến khi nào và hiện đang ra sao
2. Bảng Excel dù được chia sẻ vẫn yếu ở việc lưu lại diễn biến và truyền đạt thông tin
3. Chat và email không có chỗ để giữ nội dung việc nhờ, người phụ trách và việc đã xong hay chưa
4. Dù là nhóm nhỏ, công cụ vẫn có ích nếu có việc bị đình trệ khi ai đó vắng mặt hoặc có việc lặp đi lặp lại
5. Phần lớn công cụ bị bỏ xó là do cách đưa vào, và có thể phòng tránh bằng những thỏa thuận trước khi bắt đầu
6. Hãy chọn công cụ đầu tiên theo tiêu chí có dùng tiếp được hay không

Đưa công cụ vào không phải là mục đích. Mục đích là bớt thời gian đi hỏi khắp nơi “Việc đó sao rồi?” và dành thời gian ấy cho công việc chính. Đó là điều loạt bài này muốn gửi gắm.

Nếu bạn muốn dùng thử

Cuối cùng, xin giới thiệu GeckoFlag, công cụ được dùng cho các màn hình ví dụ trong suốt loạt bài. Đối chiếu với sáu điều trong bài này, kết quả như sau.

Khi nào công cụ này không phù hợp

GeckoFlag không hợp với những nhóm như sau:

• Không có ai chuẩn bị được máy chủ: không có phiên bản đám mây.
• Muốn dùng bằng ứng dụng điện thoại: không có ứng dụng. Có thể dùng qua trình duyệt trên điện thoại.
• Muốn kết nối với chat hay dịch vụ khác: không có tính năng tích hợp với công cụ chat hay các dịch vụ tương tự (kết nối ra bên ngoài duy nhất là Tích hợp Claude, cho phép bạn làm việc từ ứng dụng Claude trên máy tính).
• Muốn tùy chỉnh thật chi tiết: không có tính năng thêm ô nhập liệu riêng hay thiết lập quy trình làm việc chi tiết.

Nếu rơi vào một trong các trường hợp này, chọn công cụ khác có lẽ sẽ dùng được lâu hơn.

Cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình

Bạn đặt các tệp lên máy chủ, rồi điền theo các bước trình duyệt hướng dẫn. Không cần dùng dòng lệnh. Các bước có trong trang Cài đặt của tài liệu hướng dẫn.

Nếu website công ty bạn đã chạy trên shared hosting, có thể cài GeckoFlag ngay tại đó. Điều kiện cần có được ghi ở trang Yêu cầu hệ thống của tài liệu hướng dẫn.

Lưu ý: nếu công ty bạn đã có tên miền riêng, phần lớn shared hosting cho phép tạo tên miền phụ như “geckoflag.congtycuaban.vn” và cài đặt ở đó. Khi đó, bạn không cần đăng ký thêm tên miền mới.

Nếu muốn so sánh với công cụ khác

Blog và các trang so sánh của GeckoFlag có nói về điểm khác biệt với các công cụ khác, kể cả công cụ nào hợp và không hợp với ai.

• So sánh các công cụ cài được trên shared hosting: Các công cụ quản lý dự án cài được trên shared hosting không cần Docker
• So sánh theo cách tính phí: Tính năng AI trong công cụ quản lý dự án tốn bao nhiêu? Các kiểu tính phí và ước tính theo quy mô nhóm
• So sánh với các công cụ hay được nhắc đến: các trang so sánh với Jira, Redmine và công cụ mã nguồn mở

Hãy bắt đầu từ bản demo: thêm một việc trong công việc sắp tới của bạn. Bạn sẽ thấy những điều loạt bài này đã viết hiện ra trên màn hình thật như thế nào.