Công cụ quản lý dự án là gì? Công việc thay đổi ra sao khi có nó, giải thích dễ hiểu

Những cảnh như vậy xảy ra ở mọi ngành nghề, bất cứ nơi nào có nhiều người cùng làm một việc. Công cụ quản lý dự án là thứ giúp giảm bớt việc “đi hỏi từng người” đó.

Bài viết này không giới thiệu có những công cụ nào, mà giải thích công việc của bạn thay đổi ra sao khi có một công cụ như vậy. Chúng tôi sẽ hạn chế tối đa thuật ngữ chuyên môn.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Công cụ quản lý dự án, nói gọn trong một câu

Công cụ quản lý dự án là nơi cả nhóm cùng nhìn thấy ai đang làm gì, hạn đến khi nào và hiện giờ đang ở đâu.

Từ “dự án” nghe có vẻ to tát, nhưng ở đây chỉ có nghĩa là “một công việc có điểm bắt đầu, điểm kết thúc và có nhiều người tham gia”. Tham gia hội chợ, làm lại hồ sơ giới thiệu công ty, sửa sang cửa hàng, tuyển người mới: tất cả đều tính.

Những công việc như vậy là tập hợp của nhiều việc nhỏ. Với hội chợ, đó là làm tờ rơi, thuê thiết bị, gửi thư mời, phân công người trực gian hàng trong ngày diễn ra, v.v.

Công cụ ghi lại từng việc một, kèm người phụ trách và hạn chót cho mỗi việc, rồi đặt tất cả ở nơi mọi người đều xem được. Về cơ bản, chỉ có vậy.

Điều xảy ra ở những nhóm không có công cụ

Ở những nhóm không có công cụ, bốn vấn đề giống nhau cứ lặp đi lặp lại. Hãy cùng xem qua ví dụ chuẩn bị hội chợ.

Không biết bảng tính nào là bản mới nhất

Danh sách việc được lập bằng Excel rồi gửi qua email dưới dạng tệp đính kèm. Đây là cách bắt đầu rất phổ biến.

Vài ngày sau, mỗi người lại có “Danh_sach_hoi_cho_da_sua”, “Danh_sach_hoi_cho_moi_nhat” và “Danh_sach_hoi_cho_moi_nhat (2)” của riêng mình. Không ai còn biết bản nào là đúng.

Loạt bàiĐược nói kỹ ở Phần 2: “Bảng theo dõi bằng Excel chạm giới hạn ở đâu?”

Việc nhờ bị trôi mất

Bạn nhắn trên chat: “Gửi giúp mình danh sách người nhận thư mời trước thứ Sáu nhé.” Câu trả lời: “Ok.”

Sau đó là khoảng ba mươi tin nhắn về chuyện khác, và lời nhờ trôi tuốt lên trên, khuất khỏi màn hình. Đến chiều thứ Sáu, người nhớ ra thường là người đã nhờ.

Loạt bàiĐược nói kỹ ở Phần 3: “Vì sao việc nhờ qua email và chat hay bị trôi mất?”

Có người nghỉ là công việc dừng lại

Người phụ trách thiết bị gian hàng bị ốm, nghỉ vài ngày. Đã trao đổi với nhà cung cấp đến đâu? Báo giá đã về chưa? Quá trình chỉ nằm trong hộp thư và trong đầu người đó.

Những người còn lại phải gọi cho nhà cung cấp và hỏi lại từ đầu.

Muốn biết tình hình thì phải đi hỏi

Đây chính là cảnh ở đầu bài. Người điều phối phải hỏi từng thành viên để nắm tiến độ. Người được hỏi cũng phải dừng tay mỗi lần để trả lời.

Thời gian lẽ ra dùng để đẩy công việc tiến lên lại bị tiêu tốn cho việc kiểm tra.

Bốn điều thay đổi khi có công cụ

Bốn vấn đề ở trên sẽ thay đổi như sau khi có công cụ.

1Mọi việc nằm ở một chỗ

Chỉ có một danh sách duy nhất, nằm trong công cụ. Khi ai đó sửa, danh sách mà mọi người đang xem cũng thay đổi ngay.

Câu hỏi “bản nào mới nhất?” không còn nữa.

2Rõ người phụ trách và hạn chót

Mỗi việc đều có ô ghi người phụ trách và hạn chót.

Lời nhờ không bị chìm trong dòng trò chuyện. Nó nằm lại trong danh sách cho đến khi xong. Việc bị quên sau câu “Ok” cũng ít đi.

3Quá trình được lưu lại

Các trao đổi được ghi ngay trên từng việc: “Đã xin báo giá nhà cung cấp”, “Đã có giá”, “Đang chờ cấp trên duyệt”.

Dù người phụ trách nghỉ, ai cũng có thể mở việc đó ra và đọc được nó đã tiến đến đâu.

4Biết tình hình mà không cần hỏi

Mỗi việc có một trạng thái, chẳng hạn “chưa bắt đầu”, “đang làm” hoặc “đã xong”.

Người điều phối chỉ cần nhìn danh sách là thấy việc nào đang bị kẹt. Điều cần hỏi chỉ còn là lý do vì sao.

Chỉ có ba khái niệm cơ bản

Mỗi công cụ có giao diện khác nhau, nhưng khái niệm cơ bản thì giống nhau, và chỉ có ba.

Tên gọi khác nhau tùy công cụ. “Vấn đề”, “tác vụ” và “ticket” đều có nghĩa là “một việc”.

Nhiều công cụ còn có các màn hình như bảng (board) hay lịch trình (biểu đồ Gantt). Đó không phải là khái niệm riêng. Chúng chỉ hiển thị cùng những việc ấy, xếp theo trạng thái hoặc theo ngày tháng.

Lúc mới bắt đầu, chỉ cần danh sách là đủ.

Những điều công cụ không làm thay bạn

Công cụ không tự làm xong việc chỉ vì đã được cài đặt. Để không kỳ vọng quá mức, xin nói trước những điều nó không làm được.

• Người vẫn phải nhập liệu: việc không được nhập thì công cụ cũng không thấy.
• Cần vài quy ước: nếu không có thỏa thuận như “việc nhờ luôn được ghi vào công cụ”, mọi thứ sẽ bị trùng giữa công cụ với bảng tính hoặc chat, và công việc còn tăng thêm.
• Bản thân công việc không nhanh hơn: thứ giảm đi là thời gian tìm kiếm và kiểm tra.
• Có nhóm không cần đến: nếu chỉ hai ba người gặp nhau hằng ngày và không nhiều việc, giấy hay bảng trắng có khi là đủ.

Loạt bàiĐược nói kỹ ở Phần 4: “Nhóm nhỏ có thật sự cần không?” và Phần 5: “Vì sao công cụ bị bỏ xó sau khi triển khai, và cần quyết định gì trước tiên”

Không cần bỏ chat hay bảng tính

Có công cụ không có nghĩa là phải ngừng dùng chat. Bàn bạc và trò chuyện vẫn diễn ra trên chat như trước.

Chỉ đưa vào công cụ “những gì đã quyết định” và “những việc được nhờ”. Cách chia này là cách dễ bắt đầu nhất.

Tóm tắt

Công cụ quản lý dự án là nơi mọi người cùng nhìn thấy ai đang làm gì, hạn đến khi nào và hiện giờ đang ở đâu. Khi có công cụ, bốn điều thay đổi:

• Mọi việc nằm ở một chỗ, không ai phải tìm bản mới nhất nữa
• Rõ người phụ trách và hạn chót, việc nhờ ít bị trôi mất
• Quá trình được lưu lại, có người nghỉ vẫn tiếp quản được
• Biết tình hình mà không phải đi hỏi từng người

Không cần học tính năng phức tạp. Tạo một chiếc hộp cho công việc, ghi các việc vào và cập nhật trạng thái. Bạn có thể bắt đầu chỉ với ba bước đó.

Nếu bạn muốn thử

Nếu bạn nghĩ “có lẽ nhóm mình dùng được”, đây là một lựa chọn: GeckoFlag, công cụ được dùng cho màn hình ví dụ trong bài này.

• Xem giao diện trước khi mua: có sẵn bản demo công khai.
• Cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình: bạn đặt các tệp lên máy chủ, rồi điền theo các bước trình duyệt hướng dẫn. Không cần dùng dòng lệnh. Các bước có trong trang Cài đặt của tài liệu hướng dẫn.
• Mua một lần $30: không có phí hằng tháng, thêm người cũng không tốn thêm chi phí. Chi phí máy chủ tính riêng. Xem chi tiết ở trang bảng giá.

Nếu website công ty bạn đã chạy trên shared hosting, có thể cài GeckoFlag ngay tại đó. Điều kiện cần có được ghi ở trang Yêu cầu hệ thống của tài liệu hướng dẫn.

Lưu ý: nếu công ty bạn đã có tên miền riêng, phần lớn shared hosting cho phép tạo tên miền phụ như “geckoflag.congtycuaban.vn” và cài đặt ở đó. Khi đó, bạn không cần đăng ký thêm tên miền mới.

Hãy bắt đầu từ bản demo và thử ghi một việc đầu tiên.