Vì sao công cụ bị bỏ xó sau khi triển khai, và cần quyết định gì trước tiên: năm lý do và năm thỏa thuận trước khi bắt đầu

Đưa công cụ vào rồi bỏ không dùng là một thất bại rất thường gặp.

Bài viết này giải thích vì sao công cụ không còn được dùng, và những điều cần quyết định trước khi đưa vào để tránh chuyện đó.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

Bỏ không dùng là chuyện thường gặp

Công cụ không còn được dùng không có nghĩa là ai đó lười biếng. Cũng không hẳn là công cụ kém.

Chat và bảng Excel là những công cụ quen thuộc đã dùng nhiều năm. Công cụ mới cần thêm một chút công sức cho đến khi quen. Nếu phần công sức đó rơi vào lúc bận rộn, người ta quay về công cụ quen thuộc. Đó là chuyện tự nhiên.

Năm lý do công cụ không còn được dùng

Con đường dẫn đến việc công cụ bị bỏ xó thường rất giống nhau. Có năm lý do sau.

1Chưa quyết định ghi những gì

Nếu bắt đầu bằng câu “cứ ghi mọi thứ vào công cụ”, mỗi người sẽ ghi một kiểu.

Có người ghi cả những việc lặt vặt năm phút, có người chỉ ghi việc lớn. Nhìn danh sách cũng không thấy được toàn bộ công việc của nhóm.

Dấu hiệuNgười ghi nhiều và người ghi ít chênh lệch rất lớn.

2Bị trùng với chat và bảng tính

Dù đã có công cụ, mọi người vẫn nhờ việc qua chat và vẫn cập nhật bảng Excel. Ghi cùng một chuyện ở hai nơi là tốn công gấp đôi.

Hơn nữa, khi hai nơi không khớp nhau, sẽ có câu hỏi “bên nào mới đúng?”. Thứ còn lại là thứ quen thuộc, ít tốn công hơn.

Dấu hiệuTrên chat có người nhắn: “Nhớ ghi vào công cụ luôn nhé.”

3Không được cập nhật nên không đáng tin

Một vấn đề nằm ở trạng thái “đang làm” suốt mấy tuần. Thật ra đã xong từ lâu. Chuyện này lặp lại vài lần là danh sách không còn đáng tin.

Danh sách không đáng tin thì không ai xem. Danh sách không ai xem thì không ai cập nhật. Thế là vòng lặp dẫn đến việc bỏ công cụ bắt đầu.

Dấu hiệuXem danh sách xong, rốt cuộc bạn vẫn phải hỏi lại người đó.

4Thiết lập quá kỹ ngay từ đầu

Chia trạng thái thành mười bậc. Chuẩn bị hai mươi ô nhập liệu. Nếu hăng hái thiết lập mọi thứ ngay từ đầu, mỗi lần ghi lại có thêm nhiều ô khiến người ta lưỡng lự.

Nếu ghi một việc mất ba phút, nhờ qua chat còn nhanh hơn.

Dấu hiệuLúc ghi, tay dừng lại: “Ô này điền gì nhỉ?”

5Người điều phối không xem công cụ

Thành viên được yêu cầu dùng công cụ, nhưng người điều phối chung hoặc cấp trên vẫn hỏi tiến độ qua chat hoặc nói miệng.

Khi đó, thành viên không còn lý do để cập nhật công cụ. Chỉ cần trả lời khi được hỏi là đủ.

Dấu hiệuCấp trên nhắn qua chat: “Việc đó sao rồi?”

Năm điều cần quyết định trước khi đưa vào

Mỗi lý do đều có một thỏa thuận tương ứng. Trước khi đưa công cụ vào, cả nhóm hãy bàn bạc và quyết định.

1Ranh giới những gì cần ghi

Quyết định việc gì ghi, việc gì không. Ví dụ, ranh giới như sau:

• Việc nhờ người khác thì luôn ghi
• Việc tự làm một mình chỉ ghi nếu mất từ nửa ngày trở lên
• Việc lặt vặt năm phút thì không ghi

2Thống nhất “công cụ là chuẩn”

Với việc nhờ và các quyết định, những gì ghi trong công cụ là đúng. Trao đổi và chuyện phiếm vẫn có thể ở trên chat như trước.

Nếu được nhờ việc qua chat, người được nhờ tự ghi vào công cụ. Đây chính là cách tách “nơi để trao đổi” và “nơi để nhờ việc” trong Phần 3 của loạt bài này.

Với bảng Excel, những gì đã chuyển sang công cụ thì cũng ngừng cập nhật. Không ghi ở hai nơi là điều quan trọng nhất.

3Khi nào cập nhật

“Cập nhật thường xuyên” chắc chắn sẽ dừng khi bận. Hãy định rõ thời điểm.

• Bắt tay vào làm thì đổi sang “đang làm”, làm xong thì đổi sang “đã xong”
• Mỗi tuần một lần, cả nhóm dành thời gian xem lại danh sách (ví dụ mười phút sáng thứ Hai)

Buổi xem lại hằng tuần giúp phát hiện việc bị đứng hoặc quên cập nhật.

4Bắt đầu nhỏ

Bắt đầu với ba trạng thái: “chưa bắt đầu”, “đang làm” và “đã xong”. Ô nhập liệu chỉ cần việc cần làm, người phụ trách và hạn chót.

Lúc đầu cũng chỉ đưa vào một việc. Thấy thiếu thì khi đó bổ sung. Cách bắt đầu cho nhóm nhỏ cũng được nói trong Phần 4.

5Người điều phối xem công cụ trước

Người điều phối hoặc cấp trên kiểm tra tiến độ trong công cụ trước rồi mới hỏi. Khi hỏi cũng bắt đầu từ công cụ: “Việc X trong công cụ đang bị đứng, vướng ở đâu?”

Khi thành viên thấy người điều phối xem công cụ, họ cũng sẽ cập nhật.

Mẫu thỏa thuận của nhóm

Gộp năm điều trên thành thỏa thuận của nhóm sẽ như sau. Hãy chép nguyên văn rồi chỉnh cho hợp với nhóm mình.

Cách triển khai tháng đầu tiên

Công cụ có được dùng lâu dài hay không gần như được quyết định trong tháng đầu tiên. Lấy việc chuẩn bị triển lãm làm ví dụ, đây là kế hoạch theo từng tuần.

• Tuần 1: ghi việc: thống nhất thỏa thuận, cả nhóm cùng ghi các việc chuẩn bị triển lãm. Người phụ trách và hạn chót cũng nhập trong tuần này.
• Tuần 2: quen với việc cập nhật: bắt tay vào làm thì “đang làm”, làm xong thì “đã xong”. Người điều phối thấy ai quên cập nhật thì nhắc một câu, không trách móc.
• Tuần 3: duy trì buổi xem lại: tuần này bận hơn, việc cập nhật dễ bị dừng. Dù thế nào cũng giữ buổi xem lại sáng thứ Hai.
• Tuần 4: nhìn lại: sau một tháng sử dụng, mọi người cùng nêu những điểm khó khăn. Quyết định có thay đổi thỏa thuận, thêm ô hay bớt ô hay không.

Đừng bỏ qua buổi nhìn lại ở tuần 4. Chỗ bất tiện mà để mặc chính là nơi công cụ bắt đầu bị bỏ. Ngược lại, công cụ do chính nhóm chỉnh sửa sẽ trở thành công cụ của nhóm.

Nếu vẫn không được dùng

Đã có thỏa thuận, đã duy trì một tháng, mà công cụ vẫn không được dùng. Khi đó, hãy xem lại theo thứ tự sau.

1. Giảm bớt thỏa thuận: những quy định không được giữ hầu như đều quá nhiều hoặc quá chi tiết. Giảm xuống chỉ còn “chỉ ghi việc nhờ người khác” cũng được.
2. Đổi việc đưa vào: việc chọn lúc đầu có thể quá ngắn, hoặc một người tự làm xong được, nên không hợp với công cụ. Hãy thử lại với việc có nhiều khâu chuyển giao giữa người với người.
3. Xem công cụ có phù hợp không: màn hình khó hiểu, ghi việc quá mất công, hoặc nhiều tính năng đến mức rối. Nếu lý do là vậy, đổi công cụ cũng là một lựa chọn hợp lý.

Đổi công cụ không phải là thất bại. Sau khi dùng thử một lần, nhóm hẳn đã hiểu rõ hơn nhiều mình cần gì.

Loạt bàiĐược nói kỹ về những gì cần xem khi chọn lần sau ở Phần 6: “Cần xem gì khi chọn công cụ đầu tiên”

Tóm tắt

Phần lớn trường hợp công cụ không còn được dùng không phải do bản thân công cụ, mà do cách đưa vào. Có năm lý do sau:

• Chưa quyết định ghi những gì
• Bị trùng với chat và bảng tính
• Không được cập nhật nên không đáng tin
• Thiết lập quá kỹ ngay từ đầu
• Người điều phối không xem công cụ

Trước khi đưa vào, cả nhóm hãy quyết định năm điều: ranh giới những gì cần ghi, công cụ là chuẩn, khi nào cập nhật, bắt đầu nhỏ, và người điều phối xem công cụ trước. Như vậy, khả năng công cụ được dùng lâu dài sẽ tăng lên đáng kể.

Và cuối tháng đầu tiên, nhất định hãy dành thời gian nhìn lại.

Nếu bạn muốn dùng thử

Nếu bạn đang nghĩ “nếu bắt đầu nhỏ thì thử cũng được”, đây là một lựa chọn: GeckoFlag, công cụ dùng cho màn hình ví dụ trong bài viết này.

• Xem giao diện trước khi mua: có sẵn bản demo công khai.
• Không cần thiết lập mọi thứ trước: sau khi cài đặt, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo dự án và thêm vấn đề. Quản trị viên có thể thêm trạng thái và loại vấn đề, cũng như đổi tên chúng (mỗi loại tối đa 10).
• Thấy ngay việc của mình: bảng điều khiển hiển thị các vấn đề được giao cho bạn.
• Không có phí hằng tháng, dùng bao lâu cũng vậy: mua một lần $30. Thêm người cũng không tốn thêm chi phí. Chi phí máy chủ tính riêng. Xem chi tiết ở trang bảng giá.
• Cài đặt theo hướng dẫn trên màn hình: bạn đặt các tệp lên máy chủ, rồi điền theo các bước trình duyệt hướng dẫn. Không cần dùng dòng lệnh. Các bước có trong trang Cài đặt của tài liệu hướng dẫn.

Ngược lại, công cụ này không hợp với nhóm muốn tùy chỉnh mọi thứ thật chi tiết. Không có tính năng thêm ô nhập liệu riêng hay thiết lập quy trình làm việc chi tiết.

Nếu website công ty bạn đã chạy trên shared hosting, có thể cài GeckoFlag ngay tại đó. Điều kiện cần có được ghi ở trang Yêu cầu hệ thống của tài liệu hướng dẫn.

Lưu ý: nếu công ty bạn đã có tên miền riêng, phần lớn shared hosting cho phép tạo tên miền phụ như “geckoflag.congtycuaban.vn” và cài đặt ở đó. Khi đó, bạn không cần đăng ký thêm tên miền mới.

Hãy thử thêm một vấn đề trong bản demo rồi đổi trạng thái của nó. Bạn sẽ hình dung được việc cập nhật tốn bao nhiêu công sức.