Phương án AI đưa ra là tư liệu để quyết định, không phải thành phẩm: Thói quen ghi lại lý do lựa chọn của nhóm sáng tạo

Ở phần trước, chúng ta đã chia trạng thái theo người đang được chờ, để thấy rõ những gì đang chờ quyết định. Lần này, chúng ta bàn về cách xử lý các phương án làm căn cứ cho những quyết định đó.

Với AI, bạn có thể tạo bao nhiêu phương án cũng được. Chính vì vậy mà rất dễ không còn nắm được đã đưa phương án nào ra, đã chọn phương án nào và vì sao bỏ qua các phương án còn lại. Bài viết này trình bày cách coi kết quả AI tạo ra là tư liệu để quyết định thay vì thành phẩm, và cách ghi lại các phương án đã so sánh cùng lý do chọn phương án cuối cùng.

Lưu ý: bài viết này do nhà phát triển GeckoFlag viết.

AI tạo ra nhiều phương án hơn, nhưng ghi chép không theo kịp

Khi việc tạo phương án tốn ít công sức hơn, số phương án sẽ tăng lên. Một banner trước đây làm được hai phương án đã là nhiều, giờ chỉ cần nhờ AI là có năm, mười phương án theo những hướng khác nhau.

Phương án càng nhiều thì càng phải so sánh và lựa chọn nhiều lần. Nhưng hầu như chẳng có gì được ghi lại.

• Phương án nằm rải rác: các phương án làm bằng AI chỉ nằm trong khung chat AI của người tạo, hoặc trong một thư mục trên máy tính riêng của họ. Không ai trong nhóm nắm được toàn bộ.
• Không ai biết đã đưa ra phương án nào: các phương án xem trong nội bộ bị lẫn với các phương án đã gửi khách hàng. Chỉ người gửi mới nhớ đã gửi những phương án nào.
• Lý do bị mất: phương án được chọn có thể còn lưu lại, nhưng vì sao chọn nó, và vì sao bỏ các phương án khác, thì trôi mất theo những trao đổi trong buổi họp.

Tình huống ở đầu bài chính là kết quả khi cả ba điều này cùng xảy ra. Muốn tìm “phương án trước lần sửa thứ hai”, bạn phải biết ai đã đưa phương án nào cho ai, vào lúc nào. Và dù có tìm ra, nếu không biết vì sao hồi đó bỏ qua nó, rốt cuộc bạn lại phải bàn lại đúng cuộc thảo luận cũ.

Trước khi tạo phương án, hãy xác định phương án đó để quyết định điều gì

Bí quyết để dễ ghi chép nằm ở trước khi bạn tạo ra bất cứ thứ gì. Trước khi nhờ AI đưa ra phương án, hãy làm rõ phương án đó phục vụ việc quyết định nào.

Loạt bàiCách lập việc quyết định đã được bàn ở Phần 2, “Lập việc theo điều cần quyết định, không chỉ theo thứ cần làm ra”

Đồng thời, hãy xác định trước các tiêu chí để so sánh phương án. Ví dụ, với tiêu đề chính của một trang, bạn có thể dùng những tiêu chí như sau:

• Câu chữ có chạm tới người đọc mà bạn hướng tới không?
• Có hợp với phong cách của công ty hay thương hiệu không?
• Có nằm vừa vặn trong bố cục và thiết kế của trang không?

Khi đã rõ tiêu chí so sánh, bạn cũng nhờ AI cụ thể hơn được. Thay vì “10 ý tưởng tiêu đề chính”, bạn có thể nhờ “các phương án hướng tới gia đình vợ chồng cùng đi làm ở độ tuổi 30, giọng văn điềm đạm, không quá 8 chữ”. Khi các phương án được đưa ra, xếp chúng theo các tiêu chí đó cũng giúp chọn dễ hơn.

Lọc còn hai hoặc ba phương án rồi mới đưa cho người khác xem

Chúng tôi không khuyên đưa nguyên mười phương án AI tạo ra, dù là cho nhóm hay cho khách hàng. Chọn từ mười phương án là gánh nặng lớn cho người kia. Bạn chỉ đơn giản là đẩy việc lựa chọn sang cho họ.

Trước khi đưa ra, người tạo phương án hãy lọc còn hai hoặc ba phương án theo các tiêu chí đã thống nhất. Sau đó, kèm theo mỗi phương án những điều sau:

1. Phương án nhắm tới điều gì: một dòng, chẳng hạn “ưu tiên sự gần gũi” hay “ưu tiên sự tin cậy”
2. Phương án bạn đề xuất: bạn nghiêng về phương án nào
3. Lý do đề xuất: một đến hai dòng, dựa trên các tiêu chí đã thống nhất

Khi có đề xuất, người kia sẽ dễ trả lời “Vậy chọn cái đó nhé” hay “Tôi thích cái này hơn”. Quyết định đến nhanh hơn, và lý do lựa chọn có thể đưa thẳng vào ghi chép.

Cần giữ lại gì, và có thể bỏ qua gì

Ghi chép là quan trọng, nhưng nếu cố giữ lại mọi thứ, bạn sẽ không duy trì được. Nếu lưu cả mọi trao đổi với AI và mọi phương án sinh ra giữa chừng, riêng việc ghi chép thôi cũng đủ hết một ngày.

Một mốc dễ dùng: chỉ giữ vừa đủ để trả lời khi sau này có người hỏi “Vì sao?”

“AI đã dùng, và ý chính của những gì bạn đã nhờ” là để dùng khi cần làm lại theo cùng một hướng. Nếu có người nói “Quay lại phương án đầu tiên, nhưng mềm hơn một chút”, biết được bạn đã nhờ phương án đó với những điều kiện gì sẽ giúp bạn nhờ AI làm lại.

Lưu ở đâu

Khi đã biết cần giữ những gì, hãy thống nhất trong nhóm nơi lưu. Điểm mấu chốt là đừng chỉ để trong khung chat AI hay trên máy tính của một người.

• Tệp phương án: đặt vào nơi lưu chung của từng dự án. Ghi ngày và tên phương án vào tên tệp (ví dụ “1021_tieu-de-chinh_phuong-an-A”).
• Lý do lựa chọn: ghi vào việc quyết định mà phương án đó được dùng. Công việc và lý do nằm cùng một chỗ, nên sau này dễ tìm.
• Hướng đi đã chốt: thêm một dòng vào ghi chú các quyết định của dự án. Chỉ ghi những gì là tiền đề cho phần việc tiếp theo, chẳng hạn “Tiêu đề chính ưu tiên sự tin cậy.”

Khi đủ cả ba điều này, ngay cả trong tình huống ở đầu bài, “phương án trước lần sửa thứ hai” cũng có thể lần ra từ ghi chép của công việc. Lý do bỏ qua nó cũng hiện ra theo, nên bạn có thể đẩy cuộc trao đổi tiến lên: “Hồi đó mình gác lại vì lý do này, nhưng với hướng đi hiện tại thì phương án đó cũng hợp.”

Những điều cần lưu ý khi đưa phương án cho khách hàng xem

Khi đưa cho khách hàng xem các phương án làm bằng AI, hãy chú ý không chỉ cách làm ra mà cả cách chúng sẽ được sử dụng.

• Kiểm tra trước những gì đã thỏa thuận: cách sử dụng các phương án làm bằng AI có thể đã được quy định trong thỏa thuận với khách hàng hoặc trong quy định của công ty bạn. Hãy kiểm tra cả điều khoản sử dụng của các dịch vụ AI bạn đang dùng.
• Nói rõ đó là hình minh họa hay bản chính thức: khi đưa xem ảnh hoặc hình làm bằng AI, hãy nói rõ chúng được dự định dùng nguyên như vậy, hay chỉ là hình minh họa để kiểm tra hướng đi.
• Nói rõ bạn muốn họ chọn điều gì: kèm theo điều mỗi phương án nhắm tới, và điều bạn muốn họ quyết định, chẳng hạn “Lần này, nhờ anh/chị chọn hướng câu chữ. Cách diễn đạt chi tiết chúng tôi sẽ chỉnh sau.”

Loạt bàiCách nhờ khách hàng xem và quyết định đã được bàn kỹ ở Phần 5, “Giữ công việc không bị đứng khi chờ khách hàng duyệt”

Áp dụng trong GeckoFlag

Dưới đây là cách thực hiện điều này trong GeckoFlag. Cùng cách nghĩ đó cũng áp dụng được cho các công cụ khác.

1Đặt tệp của các phương án đã đưa ra vào “Tệp”

Mục Tệp của GeckoFlag là nơi lưu trữ cho từng dự án. Hãy tạo một thư mục như “Phương án đã đưa ra” và đặt vào đó các tệp PDF và tệp thiết kế của những phương án đã đưa người khác xem (tối đa 10MB mỗi tệp; nếu thiết lập PHP trên máy chủ của bạn thấp hơn thì giới hạn đó được áp dụng). Ghi ngày và tên phương án vào tên tệp sẽ giúp dễ phân biệt trong danh sách.

2Ghi phương án được chọn và lý do vào bình luận của việc quyết định

Hãy ghi phương án đã chọn, lý do chọn, và các phương án bị bỏ qua cùng lý do vào bình luận của việc quyết định đó. Bình luận hỗ trợ rich text, nên bạn có thể sắp xếp bằng tiêu đề và gạch đầu dòng.

Nếu các phương án banner hay nội dung quảng cáo là hình ảnh, bạn có thể đính kèm vào bình luận (tối đa 5MB mỗi ảnh, tối đa 10 ảnh mỗi lần). Xếp hai hoặc ba phương án đã đưa ra trong bình luận, thì chỉ cần mở vấn đề là ai cũng biết đang nói đến phương án nào.

Khi đăng bình luận, bạn có thể đổi trạng thái cùng lúc. Đăng bình luận ghi lý do và chuyển việc quyết định sang “Hoàn thành” trong cùng một bước, thì quyết định và thay đổi tình trạng đều được ghi lại một lần. Đồng thời, chuyển việc “làm ra” sẽ được hoàn thiện theo phương án đó sang “Đã chốt – Đang làm”.

Loạt bàiCách chia các trạng thái như “Đã chốt – Đang làm” đã được bàn ở Phần 3, “Làm cho ‘đang chờ quyết định’ hiện rõ”

3Thêm hướng đi đã chốt vào trang “Các quyết định” trong Wiki

Tạo trang “Các quyết định” trong Wiki của dự án, rồi thêm từng hướng đi đã chốt thành một gạch đầu dòng. Ghi ngày, điều đã quyết định và số vấn đề trên một dòng, thì lý do chi tiết có thể lần ra từ vấn đề.

4Soạn nháp bình luận ghi lý do bằng “Tạo bằng AI”

Với Tạo bằng AI của GeckoFlag, bạn có thể dán ghi chú cuộc họp vào và nhận bản nháp bình luận. Nếu quản trị viên đăng ký các tiêu đề “Phương án được chọn”, “Lý do chọn” và “Các phương án bị bỏ qua và lý do” trong mẫu đầu ra cho “Nội dung bình luận”, bản nháp tạo bằng “Tạo bằng AI” sẽ theo đúng các tiêu đề đó và đúng thứ tự, dù ai dùng. (Tiêu đề nào không có thông tin trong ghi chú sẽ bị lược bỏ.) Mẫu không tự động được chèn khi bạn viết bình luận bằng tay.

Để dùng tính năng này, cần có API key của Anthropic và được quản trị viên cấp quyền sử dụng. Phí sử dụng API trả cho Anthropic và không nằm trong giá GeckoFlag. Thứ AI tạo ra là bản nháp, nên hãy kiểm tra trước khi đăng. Cũng lưu ý rằng bản thân các trao đổi của bạn với AI không được lưu trong GeckoFlag. Thứ bạn muốn giữ lại là bình luận đã kiểm tra và đăng.

Bạn có thể thử các cách làm được giới thiệu trong loạt bài này trong bản demo.

Tóm tắt

• Kết quả AI tạo ra không phải thành phẩm, mà là tư liệu để quyết định
• Trước khi tạo phương án, hãy xác định phương án đó để quyết định điều gì, và so sánh theo tiêu chí nào
• Lọc còn hai hoặc ba phương án trước khi đưa người khác xem, kèm điều mỗi phương án nhắm tới và đề xuất của bạn
• Giữ lại các phương án đã đưa ra, phương án được chọn và lý do, lý do bỏ qua các phương án khác, và ý chính của những gì bạn đã nhờ. Không cần giữ mọi thứ
• Đừng chỉ để trong khung chat AI hay trên máy tính của một người; hãy lưu vào việc quyết định và nơi lưu chung của nhóm

Khi AI giúp tạo phương án dễ dàng, việc lựa chọn càng có sức nặng hơn bao giờ hết. Nếu giữ lại lý do lựa chọn, bạn vẫn có thể bình tĩnh tiếp tục ngay cả khi có người nói “Quay lại phương án đầu tiên đi.”

Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem cách giữ công việc không bị đứng khi chờ duyệt, trong trường hợp người quyết định là khách hàng.