Como escolher sua primeira ferramenta de gestão de projetos? Seis coisas para verificar antes da quantidade de recursos

Este artigo é a última parte da série “Sua primeira ferramenta de gestão de projetos”.

Ele explica o que verificar ao escolher sua primeira ferramenta, antes de contar as marcações de uma tabela comparativa.

Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.

Não escolha pela quantidade de marcações

As tabelas de recursos dos artigos comparativos ajudam a ver como as ferramentas diferem. Mas, ao escolher a sua primeira ferramenta, decidir pela quantidade de marcações não é uma boa ideia.

Uma equipe que usa uma ferramenta pela primeira vez só precisa do mecanismo básico apresentado na parte 1 desta série: criar um espaço para o trabalho, registrar o que precisa ser feito e mudar o status.

Uma ferramenta com muitos recursos faz muita coisa, mas também tem mais itens em cada tela e mais coisas para aprender. Como vimos na parte 5, configurar demais no início é um dos motivos pelos quais a ferramenta deixa de ser usada.

Antes de escolher, anote três coisas sobre a sua equipe

Antes de comparar ferramentas, anote algumas coisas sobre a sua própria equipe. Uma folha basta para estas três:

1. Para qual trabalho ela será usada: comece com um único trabalho. Escreva de forma concreta, como “a preparação da feira do ano que vem”.
2. Quem vai usar: anote quantas pessoas são dentro da empresa e quais pessoas de fora vão participar. Conte também designers, gráficas, montadores do estande etc.
3. Por quantos anos ela será usada: depois de implantada, uma ferramenta costuma ficar por anos. Use três anos como referência.

Com essas três coisas anotadas, você consegue avaliar se as respostas aos seis pontos a seguir combinam com a sua equipe.

SérieSe vocês são uma equipe pequena e ainda não sabem se precisam de uma ferramenta, comece pelas “três perguntas” da parte 4: “Uma equipe pequena precisa mesmo de uma?”

Seis coisas para verificar

Estas são as seis coisas para verificar ao escolher sua primeira ferramenta, cada uma com uma forma de conferir.

1Dá para começar sem explicação?

Uma ferramenta só ajuda quando todos usam. Se uma única pessoa não entender como usar, o trabalho dela volta para o chat e para as planilhas.

Como conferir: use um período de teste grátis ou uma demo e peça para toda a equipe experimentar. Sem explicar nada, peça: “Registre uma tarefa e mude o status dela”. Se conseguirem sem travar, está aprovada.

2Quanto custa em três anos?

As ferramentas cobram de várias formas: mensalidade por usuário, mensalidade fixa, pagamento único, plano gratuito etc. Olhando só o valor mensal, as diferenças ficam difíceis de ver.

Como conferir: com o número de pessoas que você anotou, calcule o total de três anos. Veja também quanto custaria se mais pessoas entrarem e, no caso de um plano gratuito, quanto custaria ao passar do limite.

3Como convidar pessoas de fora?

Na preparação de uma feira, entram pessoas de fora da empresa. Se dá para convidá-las, se dá para limitar o que elas veem e se elas contam como usuários pagos varia de ferramenta para ferramenta.

Como conferir: veja na página de preços e nas perguntas frequentes como as pessoas de fora são tratadas. Se não ficar claro, entre em contato e pergunte.

4Onde ficam os dados?

De modo geral, as ferramentas vêm em duas formas.

• Nos servidores do fornecedor (na nuvem): dá para usar assim que você se cadastra. Não é preciso preparar nem administrar servidor. A maioria cobra mensalidade.
• Instalada no seu próprio servidor (auto-hospedada): é preciso preparar um servidor, mas os dados ficam com você.

Nenhuma é simplesmente melhor ou pior. A forma que você pode escolher depende de haver alguém na sua empresa, ou num parceiro, capaz de preparar um servidor.

Como conferir: descubra se vocês têm um servidor onde fica o site da empresa e quem o administra.

5Dá para levar os dados se vocês pararem de usar?

A primeira ferramenta não será necessariamente a que você vai usar para sempre. Como dissemos na parte 5, se não servir, trocar de ferramenta é uma opção válida.

Se nessa hora não der para tirar as tarefas e os registros que você inseriu, será preciso cadastrar tudo de novo do zero.

Como conferir: veja se é possível exportar os dados em um formato como CSV.

6A quem perguntar quando travar?

Quando você não sabe como fazer algo, ou algo não funciona, faz diferença ter a quem perguntar.

Como conferir: veja se há manual e perguntas frequentes no seu idioma, e se existe um canal de contato.

Teste com trabalho de verdade

Quando tiver duas ou três candidatas, teste-as na prática. Nessa hora, use um trabalho de verdade, e não um trabalho de treino.

• Duas semanas: curto demais, o teste acaba antes de a equipe se acostumar; longo demais, a decisão fica sendo adiada.
• Um único trabalho: escolha um que se feche em duas semanas e tenha passagens entre pessoas, como “o envio dos convites da feira”.
• A equipe inteira: se só uma pessoa testar, não dá para ver como os pedidos são passados adiante, como vimos na parte 3, nem como os avisos chegam.
• No fim, colete as impressões: peça a cada pessoa uma coisa de cada: “onde travei”, “o que deu trabalho” e “o que ajudou”.

Resumo da série

Ao escolher sua primeira ferramenta, antes de contar as marcações de uma tabela comparativa, verifique estas seis coisas:

• Dá para começar sem explicação?
• Quanto custa em três anos?
• Como convidar pessoas de fora?
• Onde ficam os dados?
• Dá para levar os dados se vocês pararem de usar?
• A quem perguntar quando travar?

Ao longo de seis partes, esta série tratou do seguinte para quem nunca usou uma ferramenta de gestão de projetos:

1. Uma ferramenta serve para que todos vejam, no mesmo lugar, quem faz o quê, até quando e em que pé está
2. Uma planilha de Excel, mesmo compartilhada, é fraca para guardar o histórico e passar as informações adiante
3. Chat e e-mail não têm onde guardar o que foi pedido, quem é o responsável e se já foi feito
4. Mesmo numa equipe pequena, a ferramenta ajuda se há trabalho que para quando alguém falta ou trabalho que se repete
5. Na maioria das vezes, a ferramenta deixa de ser usada por causa de como foi implantada, e combinados feitos antes evitam isso
6. Escolha a primeira ferramenta pela chance de continuar usando

Implantar uma ferramenta não é o objetivo. O objetivo é gastar menos tempo perguntando “e aquilo, como está?” e usar esse tempo no trabalho que importa. Era isso que esta série queria dizer.

Se quiser experimentar uma

Para fechar, apresentamos o GeckoFlag, a ferramenta usada nas telas de exemplo de toda a série. Diante dos seis pontos deste artigo, fica assim:

Quando ele não é a melhor escolha

O GeckoFlag não serve para equipes como estas:

• Ninguém consegue preparar um servidor: não há versão na nuvem.
• Querem usar por um app de celular: não há app. Dá para usar pelo navegador do celular.
• Querem conectar com o chat ou outros serviços: não há integração com ferramentas de chat ou serviços parecidos (a única conexão externa é a Integração com Claude, que permite trabalhar pelo aplicativo Claude para desktop).
• Querem personalizar nos mínimos detalhes: não há recursos para criar campos próprios nem para definir fluxos de trabalho detalhados.

Se algum desses casos se aplica, provavelmente outra ferramenta vai servir melhor por mais tempo.

A instalação segue as orientações na tela

Você coloca os arquivos no servidor e preenche os passos que o navegador vai mostrando. Não é preciso usar linha de comando. Os passos estão na página Instalação do manual.

Se o site da sua empresa já está numa hospedagem compartilhada, talvez dê para instalar lá mesmo. O que é necessário está na página Requisitos do sistema do manual.

Observação: se a sua empresa já tem um domínio próprio, a maioria das hospedagens compartilhadas permite criar um subdomínio como “geckoflag.suaempresa.com.br” e instalar ali. Nesse caso, não é preciso contratar um domínio novo.

Se quiser comparar com outras ferramentas

No blog e nas páginas de comparação do GeckoFlag, mostramos como ele se diferencia de outras ferramentas, incluindo para que cada uma serve e para que não serve.

• Comparar ferramentas que dá para instalar em hospedagem compartilhada: Ferramentas de gestão de projetos que você pode instalar em hospedagem compartilhada sem Docker
• Comparar pela forma de cobrança: Quanto custam os recursos de IA das ferramentas de gestão de projetos? Tipos de cobrança e estimativa por tamanho de equipe
• Comparar com ferramentas conhecidas: páginas de comparação com o Jira, o Redmine e ferramentas de código aberto

Comece pela demo: registre uma tarefa do seu próximo trabalho. Você vai ver como tudo o que contamos nesta série aparece numa tela de verdade.