Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 5
Como responder aos comentários: confirmar, perguntar e pedir ajustes em poucas palavras
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?
- Como escrever tarefas que todos entendem
- Até que ponto dividir as tarefas?
- Como definir responsáveis e prazos
- Como responder aos comentáriosEste artigo
- Como comunicar o andamento?
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa
- Como encerrar as tarefasEm breve
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
Nos comentários de uma tarefa, as mensagens vão e voltam várias vezes. Ou ninguém responde, e você nem sabe se alguém leu. Com um pouco de cuidado na hora de escrever, dá para evitar boa parte disso.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: a conclusão na primeira linha, o pedido na última
Quem lê decide pela primeira linha se aquilo lhe diz respeito. Escreva primeiro a conclusão e, no fim, o que você precisa que a outra pessoa faça. No meio, coloque só o necessário para decidir.
Como escrever em cada situação
Quando você confirma que entendeu
Só “Ok” não diz o que você entendeu, nem o que vai fazer e quando. Acrescente o seu próximo passo.
| Não tão bom | Melhor |
|---|---|
| Ok. | Combinado. Envio a primeira proposta na quinta de manhã. |
Para avisos que não precisam de resposta, um rápido “Visto” basta. Se a ferramenta tiver reações (responder com um emoji), use-as.
Quando você faz uma pergunta
- Se tiver várias perguntas, numere-as. Assim a resposta também pode vir por número: “1: …”
- Se puder, ofereça opções. “Vamos de A ou de B?” é mais fácil de responder do que “O que a gente faz?”
- Diga até quando você precisa da resposta
Quando você devolve um trabalho (pede ajustes)
- Diga exatamente o que mudar: “o título da página 2”, “o telefone no canto inferior direito”
- Explique o motivo: sabendo o porquê, a outra pessoa consegue corrigir sozinha os pontos parecidos
- Separe o “obrigatório” do “desejável”: se tudo tem o mesmo peso, a outra pessoa não sabe por onde começar
- Seja breve na introdução: acumular frases para suavizar acaba enterrando o pedido principal. Se quiser elogiar o que ficou bom, uma linha basta
Quando você avisa que terminou
Escreva o que terminou, onde está e se falta alguma coisa. Só “Pronto” faz quem recebe ter que procurar a entrega.
Modelos para usar do jeito que estão
Substitua as partes marcadas com ___.
Confirmar
Combinado. ___ fica pronto até o dia ___, às ___.
Perguntar
Tenho duas perguntas sobre ___.
- ___ é A ou B?
- Desta vez também precisamos de ___?
Se puder me responder até ___, conseguimos seguir o cronograma.
Pedir ajustes
Já conferi. Por favor, ajuste estes dois pontos.
- (Obrigatório) Trocar ___ em ___ por ___. Motivo: ___.
- (Se possível) Deixar ___ um pouco maior.
O resto pode ficar como está.
Avisar que terminou
Terminei ___.
- Onde está: ___
- O que falta: nada (ou ___)
Pode dar uma conferida, por favor?
Avisar um atraso
Não vou conseguir entregar ___ no prazo de ___.
Motivo: ___
Consigo entregar até ___. Também posso enviar antes só ___. O que você prefere?
Três regras para escrever comentários
1Deixe claro quem deve ler
Num tópico de comentários que várias pessoas veem, se não há destinatário, ninguém acha que é com ele. Escreva o nome da pessoa ou escolha quem recebe a notificação.
2Diga se precisa de resposta
Só escrever “Não precisa responder” ou “Me responda até ___” já reduz o tempo de espera.
3Um só assunto por tarefa
Se começar outro assunto, crie uma tarefa nova. Quando várias conversas se misturam num mesmo tópico de comentários, depois fica impossível acompanhar o que foi decidido.
Quando você precisa dizer algo difícil
Atrasos, erros, um “não”: quanto mais difícil é dizer algo, mais longa costuma ficar a introdução. Escreva os fatos de forma curta e nesta ordem: o que aconteceu → qual o impacto → o que você propõe. Um pedido de desculpas curto basta; use o espaço para detalhar o próximo passo.
Quando usar o chat
Consultas rápidas se resolvem mais depressa no chat. Mas o que for decidido no chat, registre em uma linha nos comentários da tarefa. As mensagens do chat vão ficando para trás e depois é difícil encontrá-las (falamos disso em detalhes no artigo da nossa série para iniciantes “Por que os pedidos por e-mail e chat se perdem?”).
Um exemplo do que pode acontecer
Uma equipe pediu ajustes numa única frase: “Deixar tudo um pouco mais claro, a letra maior, e também as fotos…”. Ninguém sabia quais mudanças eram obrigatórias, e as mensagens foram e voltaram três vezes. Depois que passaram a numerar os pedidos e a separar o “obrigatório” do “se possível”, mais trabalhos voltaram certos logo na primeira vez.
Como fazer isso no GeckoFlag
- Os comentários são escritos em rich text, e dá para usar listas numeradas. Você pode ver uma prévia antes de publicar.
- Ao publicar um comentário, você pode mudar ao mesmo tempo o status, a prioridade e o responsável. Por exemplo, enquanto escreve o aviso de que terminou, dá para colocar o status em “Aguardando revisão” e devolver a tarefa para quem pediu.
- A cada publicação, você escolhe quais membros recebem a notificação. Assim, decide toda vez quem deve ler.
- Dá para reagir aos comentários com 20 ícones diferentes. Assim diminuem as respostas que só dizem “Visto”.
- Na tela aparecem os 3 comentários mais recentes, e os anteriores ficam recolhidos. Quando um tópico longo chega a uma decisão, fica mais fácil de ler se você também a registrar na descrição da tarefa.
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
Nos comentários, escreva a conclusão na primeira linha e o seu pedido na última. Só de acrescentar quem deve ler e se você precisa de resposta, o vaivém diminui. Na próxima parte, vamos ver como definir os status que servem para comunicar o andamento.
SérieVeja também a parte 4: “Como definir responsáveis e prazos”
SériePróximo, parte 6: “Como comunicar o andamento?”