Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 6
Como comunicar o andamento? Quantos status usar e quando mudá-los
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?
- Como escrever tarefas que todos entendem
- Até que ponto dividir as tarefas?
- Como definir responsáveis e prazos
- Como responder aos comentários
- Como comunicar o andamento?Este artigo
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa
- Como encerrar as tarefasEm breve
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
Basta olhar a lista para saber como o trabalho está andando, sem precisar perguntar “E aquele assunto, como está?”. É para isso que serve o status. Mas, se houver status demais ou se ninguém os atualizar, eles acabam escondendo o que realmente está acontecendo.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: comece com 3 a 5 e defina quem muda o status e quando
Com status, mais do que a quantidade, o que importa é que todos usem cada um com o mesmo sentido e mudem na hora certa. Comece com poucos e defina quem muda e quando. Assim, dá para ver como o trabalho está andando só de olhar a lista.
Por que começar com poucos
Quando há muitos status, cada pessoa escolhe um diferente. Mudar vira um incômodo e, com o tempo, ninguém atualiza mais. Comece com poucos. Se uma situação que você quer separar aparecer várias vezes, acrescente um.
A forma básica
A maioria das equipes dá conta com estes quatro.
- Não iniciado
- Em andamento
- Aguardando revisão
- Concluído
O importante é “Aguardando revisão”. É quando o trabalho já foi feito, mas falta a revisão de quem pediu. Separando esse estado, você sabe nas mãos de quem o trabalho está agora. Se ele fica “Em andamento” enquanto espera a revisão, quem pediu acha que ainda estão trabalhando nele, e tudo fica parado.
Se for acrescentar um, comece por “Em espera”. Ele serve para separar o que vocês não conseguem avançar sozinhos, como quando estão esperando a resposta de um cliente. Ao colocar algo em espera, escreva num comentário o motivo e quando vão olhar de novo.
Exemplos por tipo de trabalho
Os status pegam mais fácil quando os nomes combinam com as palavras que já se usam naquele trabalho.
| Trabalho | Exemplos de status |
|---|---|
| Atender pedidos internos (administrativo etc.) | Recebido → Em andamento → Concluído |
| Preparar um evento | Não iniciado → Em contratação → Confirmado → Concluído |
| Produzir material impresso | Não iniciado → Em produção → Aguardando prova → Enviado à gráfica → Concluído |
| Pedidos de reparo numa construtora | Recebido → Em orçamento → Aguardando obra → Em obra → Concluído |
Quem muda o status, e quando
O status se afasta da realidade quando não está definido quem muda.
- Passar para “Em andamento”: o responsável, quando começa o trabalho
- Passar para “Aguardando revisão”: o responsável, quando pede a revisão. Nessa hora, troque o responsável pela pessoa que vai revisar, para ficar claro quem precisa agir em seguida
- Passar para “Concluído”: quem pediu ou o responsável? Definam um dos dois na equipe
Como definir quando algo está concluído, explicamos em detalhes na parte 8.
Como escrever um relatório de andamento
O que o status sozinho não diz, complemente num comentário. Em vez de uma porcentagem como “uns 70% pronto”, escrever estas três coisas funciona melhor.
Exemplo de relatório de andamento
- Feito: reserva do local e lista de materiais
- Falta: pedir os materiais (ainda faltam os orçamentos de 2 das 3 empresas)
- Próximo passo: assim que chegarem os orçamentos, faço o pedido até quinta-feira
Escrevendo não só o que foi feito, mas também o que falta, os problemas aparecem mais cedo.
Onde é fácil tropeçar
1O status deixa de bater com a realidade
Uma vez por semana, nem que seja rápido, passe pela lista e ajuste os status à realidade. Se houver uma reunião periódica, o mais fácil é compartilhar a tela nela.
2Tarefas “Em andamento” se acumulam
Aumentam as tarefas que continuam “Em andamento” mesmo estando paradas. Coloque “Em espera” as que aguardam a resposta de outra pessoa, e feche as que vocês decidiram não fazer mais, escrevendo o motivo.
Um exemplo do que pode acontecer
Uma equipe criou oito status, e cada pessoa usava “Trabalhando” e “Corrigindo” de um jeito, então a lista já não mostrava como as coisas estavam. Reduziram para quatro e combinaram: “ao passar para Aguardando revisão, devolver a tarefa”. Só com isso, as revisões esquecidas acabaram.
Como usar os status no GeckoFlag
- Dá para escolher livremente o nome e a cor dos status. São até 10, o suficiente para começar com poucos.
- Há um status tratado como concluído, e as tarefas que passam para ele saem de “Minhas tarefas”, no painel.
- No quadro Kanban, você vê as tarefas organizadas por status. No computador, dá para mudar o status arrastando um cartão, o que ajuda na revisão semanal.
- Ao publicar um comentário, você pode mudar ao mesmo tempo o status e o responsável. “Passar para Aguardando revisão e devolver a tarefa” é feito numa única ação.
- Você pode filtrar a lista de tarefas por status.
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
Comece com 3 a 5 status e inclua “Aguardando revisão” para saber nas mãos de quem o trabalho está. Defina quem muda o status e quando, e, nos relatórios de andamento, escreva o que foi feito, o que falta e o próximo passo. Na próxima parte, veremos como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa, como clientes e fornecedores.
SérieVeja também a parte 5: “Como responder aos comentários”
SérieParte 8: “Como encerrar as tarefas” (em breve)