Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 4
Como definir responsáveis e prazos: chega de “todo mundo junto” e “o quanto antes”
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?
- Como escrever tarefas que todos entendem
- Até que ponto dividir as tarefas?
- Como definir responsáveis e prazosEste artigo
- Como responder aos comentários
- Como comunicar o andamento?
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa
- Como encerrar as tarefasEm breve
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
Mesmo depois de dividir as tarefas, se “quem” e “até quando” ficam vagos, o trabalho não anda. Numa reunião fica decidido “Então vamos fazer isso todo mundo junto”, e na reunião seguinte ninguém começou. Isso acontece em qualquer setor.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: um só responsável, e o prazo com o motivo
Escolha uma pessoa que acompanhe a tarefa até o fim e informe o prazo junto com o motivo daquela data. Só com essas duas coisas, quase somem o “Achei que outra pessoa estava fazendo” e o “Não sabia que era tão urgente”.
Por que um só responsável
Quando há vários responsáveis, cada um acha que outra pessoa vai fazer. E, quando atrasa, ninguém sabe a quem perguntar.
Não importa quantas pessoas ajudem. Mas quem acompanha até o fim precisa ser uma pessoa só. Se o trabalho é dividido entre várias pessoas, divida a própria tarefa (como dividir as tarefas é o tema da parte 3: “Até que ponto dividir as tarefas?”).
Como escolher o responsável
- Quem pede decide, mas confirma com a pessoa: se você coloca alguém como responsável sem avisar, nasce um trabalho que ninguém aceitou. Basta uma mensagem curta para confirmar se a pessoa pode assumir.
- Se ninguém foi definido, quem pede fica com a tarefa por enquanto: uma tarefa sem responsável não chama a atenção de ninguém.
- Troque o responsável antes de férias ou transferências: antes de sair de férias, confira as tarefas atribuídas a você e defina quem vai assumi-las.
- Confira com frequência as tarefas sem responsável: uma vez por semana, procure as tarefas que estão sem responsável.
Como definir o prazo
1Escreva uma data
“Semana que vem” ou “fim do mês” significam coisas diferentes para cada pessoa. Se “semana que vem” é sexta à tarde ou domingo à noite, só quem escreveu sabe. Escreva uma data, como “sexta-feira, 23 de outubro”, e acrescente o horário se o horário importar.
2Acrescente o motivo
Se estiver escrito “porque os arquivos vão para a gráfica em 26 de outubro”, o responsável também consegue avaliar se dá para mudar a data. Prazo sem motivo é cumprido com menos frequência.
3Não dê um prazo falso, antecipado em segredo
Se você passa em segredo uma data anterior ao prazo real, cedo ou tarde a outra pessoa percebe, e aí nenhum prazo merece confiança. Se quiser uma folga, diga com sinceridade: “O prazo é dia 26. Quero ter tempo para revisar, então me ajudaria muito receber no dia 23”.
4Defina também a data de início
Só com o prazo, não dá para saber quando é preciso começar para terminar a tempo. Com a data de início definida, você percebe mais cedo o trabalho que “já devia ter começado e não começou”.
5Se perceber que não vai dar tempo, avise na hora
O prazo é algo para conversar assim que você percebe que não vai conseguir cumpri-lo. Avisar na semana anterior deixa mais opções do que avisar no próprio dia (como avisar é o tema da parte 5: “Como responder aos comentários”).
Como reescrever “o quanto antes”
| Jeito comum de escrever | Como reescrever |
|---|---|
| O quanto antes | Se eu receber até amanhã às 15h, dá tempo para a reunião do fim da tarde |
| Quando puder | Qualquer dia desta semana serve. Vou colocar o prazo na sexta-feira, 23 de outubro |
| Urgente | Preciso disso hoje. Se for difícil, me avise até o meio-dia |
| Sem pressa | Não tem prazo, mas me conte como está em algum momento de novembro |
Alguns trabalhos realmente não têm prazo. Mesmo assim, se você definir quando vai conferir o andamento, o trabalho não fica esquecido.
Onde é fácil tropeçar: tudo com “Prioridade: Alta”
A prioridade é a ordem em comparação com os outros trabalhos. Se tudo é “Alta”, ninguém sabe por onde começar. Ao subir uma prioridade, diga também o que pode esperar.
Um exemplo do que pode acontecer
Numa reunião com um cliente, ficou combinado “Nós também vamos procurar fotos”, e cada lado ficou esperando o contato do outro. Na véspera do prazo, descobriram que ninguém tinha procurado. Desde então, no fim de cada reunião, a equipe confirma “quem faz isso e até quando” e transforma em tarefa na hora.
Como definir no GeckoFlag
- Cada tarefa tem um só responsável. Quando não há ninguém definido, aparece “Sem responsável”, e as tarefas sem responsável ficam visíveis de relance.
- Dá para definir a data de início e a data de vencimento. Preenchendo as duas, você confere o período no gráfico de Gantt.
- Em “Minhas tarefas”, no painel, você confere as tarefas não concluídas atribuídas a você.
- Os administradores podem ver o gráfico de Gantt de todos os projetos e de todos os membros. Serve para conferir se o trabalho está se acumulando em certas pessoas.
- Dá para escolher livremente o nome e a cor das prioridades (até 10).
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
Escolha como responsável uma única pessoa que acompanhe a tarefa até o fim, e confirme com ela. Escreva o prazo como uma data e acrescente o motivo. Na próxima parte, vamos ver como escrever os comentários trocados numa tarefa.
SérieVeja também a parte 3: “Até que ponto dividir as tarefas?”
SériePróximo, parte 5: “Como responder aos comentários”
RelacionadoSe uma equipe pequena precisa de uma ferramenta é o tema da parte 4 da nossa série para iniciantes “Sua primeira ferramenta de gestão de projetos”: “Uma equipe pequena precisa mesmo de uma?”