Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 2
Como escrever tarefas que todos entendem: título, descrição e critério de conclusão
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?
- Como escrever tarefas que todos entendemEste artigo
- Até que ponto dividir as tarefas?
- Como definir responsáveis e prazos
- Como responder aos comentários
- Como comunicar o andamento?
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa
- Como encerrar as tarefasEm breve
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
Você cadastra uma tarefa, e quem recebe volta com perguntas. Ou o trabalho entregue não é o que você tinha em mente. Boa parte desses desencontros dá para evitar com a forma de escrever a tarefa.
A causa costuma ser que aquilo que quem pede tem na cabeça nunca vira texto. Quanto mais óbvio algo parece para quem pede, mais fácil é ficar de fora.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: o título diz o que fazer; a descrição diz por quê, o quê e até onde
O título serve para olhar a lista; a descrição serve para quem faz o trabalho. Escrevendo cada um para a sua função, os dois ficam mais curtos e mais fáceis de entender.
Como escrever o título
Escreva o título de forma que ele se destaque na lista e mostre de relance o que precisa acontecer para a tarefa terminar.
| Exemplo ruim | Exemplo bom | Motivo |
|---|---|---|
| Folheto | Fazer duas propostas de folheto para a festa de outono | Não diz o que fazer |
| Reservar o local e providenciar os equipamentos | Reservar o local / Providenciar os equipamentos (separar em duas) | Uma tarefa tem duas ações |
| Conferir | Conferir os valores do orçamento | Na lista, não dá para saber o que vai ser conferido |
| Sobre a reunião da semana que vem, as correções no material que o cliente pediu, se possível ainda esta semana | Corrigir a página 3 do material da reunião | Os detalhes vão na descrição, não no título |
São quatro pontos.
- Comece com um verbo que diga o que fazer
- Uma ação por tarefa
- Não pare em “conferir” ou “corrigir”: diga o que conferir ou o que corrigir
- Seja breve, e deixe os detalhes para a descrição
Quatro coisas para escrever na descrição
1Objetivo (por que fazer)
É a referência de quem faz o trabalho quando bate a dúvida. Se estiver escrito “para que os visitantes saibam onde fica o estacionamento”, a pessoa consegue decidir sozinha o tamanho e a posição do mapa.
2O que fazer
Escreva os passos concretos em tópicos. Se houver uma ordem, numere.
3Critério de conclusão (quando está pronto)
É o item mais esquecido e o mais importante. “Fazer uma proposta de folheto” não diz se basta um rascunho ou se é para ir até mandar o arquivo para a gráfica. Escreva algo como “Concluída quando duas propostas em A4, só frente, forem anexadas a esta tarefa em PDF”.
4Materiais e referências
Onde estão as fotos que devem ser usadas, o folheto anterior, os e-mails do cliente etc. Ninguém precisa procurar, e diminuem as perguntas como “Qual eu uso?”.
Além disso, se o prazo tiver um motivo, escreva também (tema da parte 4: “Como definir responsáveis e prazos”).
Um exemplo
Na reforma de uma loja, alguém recebe o pedido de pensar a disposição das novas prateleiras.
Título: Fazer propostas de disposição das novas prateleiras
[Objetivo]
Depois da reforma, queremos que dê para ver da entrada até o fundo da loja. Hoje as prateleiras perto da entrada são altas, e os clientes não percebem os produtos do fundo.
[O que fazer]
- Marcar na planta a posição e a altura atuais das prateleiras
- Pensar em duas propostas de disposição (a mesma quantidade de prateleiras de hoje: 8)
[Critério de conclusão]
Concluída quando as fotos das duas propostas (pode ser à mão) forem anexadas a esta tarefa. A versão final, passada a limpo, vai ser outra tarefa, depois que uma proposta for escolhida.
[Materiais]
- Planta da loja: na pasta “Reforma” do drive compartilhado
- Tabela de medidas das prateleiras: foto anexa
[Motivo do prazo]
Queremos mostrar as propostas na reunião de 6 de novembro com a construtora.
Um modelo para usar do jeito que está
[Objetivo]
[O que fazer]
[Critério de conclusão]
[Materiais]
[Motivo do prazo]
Não é preciso preencher todos os itens toda vez. Para uma tarefa pequena, “O que fazer” e “Critério de conclusão” bastam.
Onde é fácil tropeçar
1Não registrar o que foi combinado de boca
Quem não estava na reunião ou na ligação não sabe o que foi decidido. Acrescente o que foi decidido na descrição ou num comentário.
2Descrição longa demais
Se você conta todo o histórico, a instrução que importa fica enterrada. Deixe o histórico nos comentários e escreva na descrição só “o que preciso que você faça agora”.
3Mudar a descrição sem avisar
Se o pedido muda no meio do caminho e você só edita a descrição, quem está trabalhando não percebe. Quando a mudança for grande, avise também num comentário.
4“Deixa bonito”, “o máximo possível”
Palavras que cada pessoa entende de um jeito geram desencontros. Em vez de “que chame atenção”, escreva algo como “num tamanho em que o nome da loja dê para ler de longe”: use números ou exemplos.
Um exemplo do que pode acontecer
Uma equipe pediu a uma empresa parceira para “corrigir o banner”, e a tarefa não dizia mais nada. O banner voltou com o design inteiro mudado. A equipe só queria corrigir uma data.
Se o critério de conclusão dissesse “Mudar a data para 3 de novembro. Não mudar mais nada”, não teria havido idas e vindas.
Como escrever no GeckoFlag
- O título da tarefa tem até 50 caracteres, o que naturalmente o mantém num tamanho fácil de ler na lista
- A descrição usa texto formatado, com títulos, tópicos e links. Antes de publicar, dá para conferir o resultado na pré-visualização
- Tipo de tarefa, prioridade, responsável, data de início e data de vencimento têm cada um o seu próprio campo. Na descrição, basta escrever o que os campos não cobrem
- Deixe o modelo na Wiki do projeto, e os membros podem copiá-lo sempre que precisarem
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
No título, diga em poucas palavras o que fazer; na descrição, escreva o objetivo, o que fazer, o critério de conclusão e os materiais. Só de escrever o critério de conclusão, o retrabalho cai bastante. Na próxima parte, vamos ver até que ponto dividir as tarefas.
SérieComo dividir o trabalho em projetos é o tema da parte 1: “Como agrupar o trabalho?”
SérieParte 3: “Até que ponto dividir as tarefas?”
RelacionadoPor que os pedidos feitos por chat ou e-mail se perdem é o tema da parte 3 da nossa série para iniciantes “Sua primeira ferramenta de gestão de projetos”: “Por que os pedidos por e-mail e chat se perdem?”