Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 7
Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa: pedidos e revisões claros para evitar desencontros
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?
- Como escrever tarefas que todos entendem
- Até que ponto dividir as tarefas?
- Como definir responsáveis e prazos
- Como responder aos comentários
- Como comunicar o andamento?
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresaEste artigo
- Como encerrar as tarefasEm breve
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
O que dentro da empresa se resolve com uma palavra, às vezes não chega a quem é de fora. Você acha que fez um pedido, mas ele não foi entendido. Pede uma revisão, e a resposta não vem. A maioria desses desencontros acontece porque não ficou escrito algo que a outra pessoa não sabia.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: escreva separadamente o contexto, o pedido e o que precisa ser decidido
Para pessoas de fora da empresa, escreva separadamente o “por quê”, o “o quê” e o “o que precisamos que decidam”. Misturando tudo, a outra pessoa fica sem saber o que responder.
O que muda em relação a dentro da empresa
- Não conhecem o contexto: não sabem o que foi decidido nas reuniões internas, como se chegou até aqui nem qual é a situação interna da empresa.
- Têm dificuldade de perguntar: pela posição em que estão, às vezes não se sentem à vontade para perguntar “O que isso quer dizer?” e seguem no palpite.
- Há informações que não podem ver: custos internos, assuntos de outros clientes, avaliações internas etc.
Um modelo para pedidos
Um modelo para pedidos
- Contexto: por que esse trabalho se tornou necessário. Em poucas palavras, o histórico que a outra pessoa não conhece.
- O que pedimos: o quê e até onde. O formato da entrega (formato de arquivo, quantidade, tamanho).
- O que precisamos que decida: se houver algo que você quer que a outra pessoa decida. Se não houver, escreva “Nada”.
- Prazo: até o dia ___ (___), às ___. Motivo: ___.
- Materiais: o que você quer que sirva de referência e onde está.
- Contato: dúvidas com ___.
Indicando um contato, a outra pessoa sabe que pode perguntar quando tiver dúvida. Quanto mais difícil for para alguém perguntar, mais essa linha ajuda.
Como escrever um pedido de revisão
- Delimite o que olhar: “Por favor, confira se a data e o endereço estão corretos” traz uma resposta mais confiável do que “Por favor, confira tudo”.
- Diga como responder: escrever “Se estiver tudo certo, basta responder ‘Pode seguir assim’” facilita a vida da outra pessoa.
- Diga o prazo e o que acontece se ele passar: também dá para escrever “Se não tivermos retorno até o dia ___, seguiremos assim”. Mas não use isso para nada que envolva valores ou contratos. Nesses casos, sempre obtenha uma resposta.
Adapte as palavras à outra pessoa
Siglas internas, nomes de projetos que só se usam dentro da empresa e jargões do setor não são entendidos por quem é de fora. Principalmente quando você encomenda trabalho de outro setor, a mesma palavra pode ter outro sentido. Antes de seguir, confirme uma vez o que significam as palavras importantes.
Defina o que mostrar
Se for convidar pessoas de fora para a ferramenta, separe os projetos que elas também vão ver dos projetos só internos (como dividir o trabalho em projetos é o tema da parte 1: “Como agrupar o trabalho?”). Detalhamento de orçamentos e conversas internas ficam no projeto só interno.
Convidar para a ferramenta ou manter o e-mail?
Com quem você troca muitas mensagens, convidar para a ferramenta reúne os materiais e o histórico num só lugar. Por outro lado, há quem ache trabalhoso fazer login ou aprender uma ferramenta nova. Com alguém com quem você trata só algumas vezes por ano, uma opção é manter o e-mail e a sua equipe passar para as tarefas o que for decidido.
Um exemplo do que pode acontecer
Uma equipe escreveu a um cliente: “Por favor, nos dê a aprovação final para impressão”, mas o cliente não entendeu que isso significava que não dava mais para fazer alterações. Depois que os arquivos foram enviados à gráfica, chegou um pedido de alteração, e houve um custo extra. Desde então, a equipe explica o que isso significa: “Esta é a última revisão. Qualquer alteração depois disso vai exigir uma nova impressão”.
Como convidar pessoas de fora no GeckoFlag
- Quem é convidado com o papel “Convidado” vê só os projetos dos quais participa. Não pode criar novos projetos.
- Mesmo assim, os convidados podem criar e editar tarefas e publicar comentários. Como não é um papel só de leitura, coloque as informações que você não quer mostrar num projeto separado, só interno.
- Os usuários são adicionados por um administrador, e não há como se cadastrar por conta própria. Assim, quem administra decide quem será convidado.
- Cada usuário pode escolher o próprio idioma de exibição, então empresas parceiras no exterior podem usar as telas no próprio idioma.
- Dá para trocar o nome do site e o logotipo pelos da sua empresa, para que os clientes vejam a ferramenta como um canal de atendimento da sua empresa.
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
Ao pedir algo a pessoas de fora da empresa, separe o contexto, o pedido e o que precisa ser decidido, e indique um contato. Nos pedidos de revisão, diga o que olhar e como responder, e separe por projetos o que elas podem ver. Na próxima parte, a última da série, veremos como encerrar o trabalho.
SérieVeja também a parte 1: “Como agrupar o trabalho?” e a parte 5: “Como responder aos comentários”. O artigo extra “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” sai em breve
RelacionadoComo continuar avançando enquanto espera a revisão de um cliente é o tema da parte 5 da série “Gestão de tarefas para equipes que trabalham com IA”, “Como não ficar parado esperando a aprovação do cliente”