Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 3
Até que ponto dividir as tarefas? Uma regra prática para o tamanho certo
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?
- Como escrever tarefas que todos entendem
- Até que ponto dividir as tarefas?Este artigo
- Como definir responsáveis e prazos
- Como responder aos comentários
- Como comunicar o andamento?
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa
- Como encerrar as tarefasEm breve
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
Você cadastra uma única tarefa, “Participar da feira”, e quando vê já é a véspera e está todo mundo correndo. Ou faz o contrário: divide tudo até “Mandar um e-mail”, acaba com mais de 100 tarefas e não sabe mais quais são as importantes.
As duas coisas acontecem porque as tarefas não estão no tamanho certo.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: uma pessoa precisa conseguir terminar em poucos dias
São três referências.
Sinais de que o tamanho está certo
- Dá para definir um único responsável
- Termina em poucos dias ou, no máximo, em uma ou duas semanas
- Fica claro se está concluída ou não
Se as três valem, a tarefa está no tamanho certo. Se alguma não vale, divida a tarefa ou junte com outras.
Sinais de que a tarefa é grande demais
- Tem vários responsáveis
- Há semanas a única notícia é “Estamos andando”
- Não dá para escrever o critério de conclusão (como escrever é o tema da parte 2: “Como escrever tarefas que todos entendem”)
Numa tarefa grande demais, quem está de fora não vê até onde ela andou. O atraso só aparece pouco antes do prazo.
Sinais de que a tarefa é pequena demais
- Cadastrar leva mais tempo do que fazer
- A lista está cheia de trabalhos de poucos minutos
- A lista fica tão cheia que as tarefas importantes somem
Não transforme trabalhos de poucos minutos em tarefas. Escreva esses trabalhos em tópicos em “O que fazer”, na descrição de uma tarefa.
Como dividir o trabalho
Vamos usar como exemplo a preparação para participar de uma feira.
- Liste o que precisa estar pronto no final: o estande, o material de divulgação, a equipe do dia, e a montagem e desmontagem
- Para cada item, liste o trabalho necessário
- Reagrupe por responsável e duração: cada tarefa deve ser algo que uma pessoa termine em poucos dias
- Anote a ordem: quando um trabalho só pode começar depois que outro terminar, escreva a ordem
| Grupo | Tarefa | Responsável | Ordem |
|---|---|---|---|
| Estande | Fazer a planta do estande | Sato | Primeiro |
| Estande | Providenciar os expositores e a iluminação | Sato | Depois da planta |
| Material de divulgação | Fechar o texto do folheto | Suzuki | Primeiro |
| Material de divulgação | Mandar o folheto para a gráfica | Suzuki | Depois do texto |
| Equipe | Montar a escala da equipe do dia | Takahashi | Primeiro |
| Montagem e desmontagem | Reservar a transportadora | Takahashi | Depois da planta |
Com uma única tarefa “Preparar o folheto”, não dá para ver se o trabalho parou no texto ou no envio para a gráfica. Dividindo, dá para ver onde está o atraso.
Dois níveis bastam
Para dividir o trabalho, quase sempre bastam dois níveis: “grandes grupos” e “trabalhos individuais”. Com três ou quatro níveis, fica mais difícil ver o todo, e atualizar tudo dá mais trabalho.
Se você sentir falta de um terceiro nível, é sinal de que o grupo está grande demais. Divida o grupo em dois ou passe para outro projeto (como dividir o trabalho em projetos é o tema da parte 1: “Como agrupar o trabalho?”).
Onde é fácil tropeçar
1Tentar dividir tudo perfeitamente logo no início
O que vem pela frente só fica claro depois de começar. Divida só o que dá para ver, detalhando primeiro o que está mais perto. O que está mais longe pode ficar como uma tarefa grande por enquanto.
2Esquecer a tarefa do grupo depois de dividir
Mesmo com todos os trabalhos individuais concluídos, às vezes a tarefa do grupo continua “Em andamento”. Ao terminar o último trabalho, marque também a tarefa do grupo como concluída.
Um exemplo do que pode acontecer
Uma equipe tinha “Produzir o folheto institucional da empresa” como uma única tarefa. Até duas semanas antes do prazo, ninguém percebeu que a data da sessão de fotos não tinha sido marcada.
Depois de dividir em texto, fotos, design e impressão, a equipe passou a ver na reunião semanal onde o trabalho estava parado.
Como dividir no GeckoFlag
- Dá para criar subtarefas dentro de uma tarefa (tarefas pai/filho). Na lista de tarefas e no gráfico de Gantt, dá para recolher as tarefas filhas sob a tarefa pai
- As tarefas pai/filho vão até dois níveis. É a mesma ideia de “Dois níveis bastam” deste artigo, então a estrutura não fica funda demais
- A tarefa pai e as filhas ficam no mesmo projeto
- Escreva a ordem também na descrição
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
Dê a cada tarefa um tamanho que uma pessoa termine em poucos dias e em que fique claro se ela está concluída. Para dividir o trabalho, parta do que precisa estar pronto no final, volte para trás e fique em dois níveis. Na próxima parte, vamos ver como definir os responsáveis e os prazos das tarefas que você dividiu.
SérieComo escrever o título e o critério de conclusão é o tema da parte 2: “Como escrever tarefas que todos entendem”
SérieParte 4: “Como definir responsáveis e prazos”