Série: Dicas de gestão de tarefas para equipesParte 1
Como agrupar o trabalho? Projetos por trabalho, por equipe ou por período
Sobre esta série
“Dicas de gestão de tarefas para equipes” é uma série em oito partes, mais um artigo extra, para equipes que acabaram de começar a usar uma ferramenta de gestão de tarefas ou de projetos. Vale para qualquer setor, e dá para ler as partes em qualquer ordem.
- Como agrupar o trabalho?Este artigo
- Como escrever tarefas que todos entendem
- Até que ponto dividir as tarefas?
- Como definir responsáveis e prazos
- Como responder aos comentários
- Como comunicar o andamento?
- Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa
- Como encerrar as tarefasEm breve
Artigo extra: “Como escrever para que colegas que falam outros idiomas entendam” (em breve)
Quando uma equipe começa a usar uma ferramenta de gestão de tarefas, a primeira dúvida que trava todo mundo é como montar os projetos. Se você divide demais, ninguém acha o trabalho que procura. Se junta demais, as pessoas continuam recebendo notificações de coisas que não têm nada a ver com elas.
Aqui, “projeto” é o contêiner que a ferramenta usa para agrupar o trabalho. Algumas ferramentas chamam isso de quadro, espaço ou lista. Neste artigo, explicamos um jeito de pensar a divisão do trabalho que vale para qualquer ferramenta.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Resposta curta: junte num projeto o trabalho que as mesmas pessoas veem
Na dúvida, pergunte: quem precisa ver este trabalho? Se forem as mesmas pessoas, junte num projeto só. Se forem pessoas diferentes, separe.
A maioria das ferramentas decide quem vê o quê, e quem recebe notificações, com base nos membros de cada projeto. Se você separa os projetos por quem precisa ver o trabalho, evita que informações fiquem visíveis para quem não deveria e que notificações cheguem a quem não tem nada a ver com o assunto.
Três formas comuns de agrupar o trabalho
| Forma de agrupar | Indicada para | Exemplos | Atenção |
|---|---|---|---|
| Por trabalho | Trabalhos com começo e fim definidos | O folheto de um cliente, a reforma de uma loja, a preparação da festa de outono | Com muitos trabalhos, a lista fica longa. Encerre cada um quando terminar |
| Por setor ou equipe | Trabalho do dia a dia, que não tem fim | Pedidos ao administrativo, reposição de materiais da loja, rotinas mensais da contabilidade | O conteúdo não para de crescer. Filtre por status ou por prazo |
| Por período | Trabalhos que se repetem regularmente | As contratações do ano fiscal de 2026, o informativo mensal, o fechamento do ano fiscal | Defina antes onde colocar o trabalho que passa de um período para outro |
Agrupar por trabalho
Funciona bem para trabalhos com começo e fim definidos. Se as pessoas envolvidas mudam de cliente para cliente ou de obra para obra, essa é a escolha natural. Como dá para encerrar o projeto quando o trabalho termina, você vê de relance só o que está em andamento.
Agrupar por setor ou equipe
Funciona bem para o trabalho de todo dia: pedidos de materiais ao administrativo, rotinas de uma loja e outros trabalhos que as mesmas pessoas sempre tocam. Como não tem fim, o conteúdo não para de crescer. Ajuste a forma de ver, por exemplo escondendo o que já foi concluído ou ordenando por prazo.
Agrupar por período
Funciona bem para trabalhos que se repetem todo ano ou todo mês. Abra o projeto anterior e você consegue fazer os mesmos preparativos na mesma ordem.
Pode combinar
Na prática, poucas equipes se viram com uma forma só de agrupar. Uma pequena construtora, por exemplo, pode agrupar as obras de cada cliente por trabalho e as rotinas do escritório por setor. Misturar formas não é problema. O importante é que, quando chega um trabalho novo, ninguém fique em dúvida sobre onde colocá-lo.
Três erros comuns
1Dividir demais
É quando alguém cria um projeto para uma única atividade. Uma atividade deve ser cadastrada como tarefa dentro de um projeto. Como referência, pense se o projeto deve ter dez tarefas ou mais, ou se vai durar várias semanas ou mais. Se nenhuma das duas coisas for verdade, coloque o trabalho dentro de um projeto que já existe.
2Colocar tudo num projeto só
Se o trabalho de todo mundo vai para um único projeto, as pessoas recebem notificações de coisas que não têm nada a ver com elas. Informações que não precisavam ser mostradas podem até ficar visíveis para pessoas de fora da empresa.
3Dividir por pessoa
É quando os projetos são divididos por pessoa, como “Projeto do Tanaka”. Toda vez que muda quem cuida do trabalho, é preciso mover as tarefas para outro projeto. De quem é o trabalho se mostra pelo responsável da tarefa, não pelo projeto (como definir responsáveis é o tema da parte 4: “Como definir responsáveis e prazos”).
Como dar nome aos projetos
- O nome deve dizer o que tem dentro: “Empresa A – Folheto outono 2026”, “Loja da Estação – Reforma”
- Use sempre a mesma ordem: defina uma ordem, como cliente → conteúdo → época, e fica mais fácil achar os projetos na lista
- Não crie projetos “Outros” ou “Diversos”: numa caixa onde cabe qualquer coisa, logo ninguém sabe o que tem dentro
Um exemplo do que pode acontecer
Uma equipe mantinha todo o trabalho de um cliente num único projeto. Depois, outro setor do mesmo cliente começou a mandar pedidos, e trabalhos de responsáveis diferentes ficaram misturados no mesmo lugar. Um dos responsáveis continuava recebendo notificações que não tinham nada a ver com ele.
Quando a equipe separou o trabalho em um projeto por setor, o problema das notificações acabou, e ficou mais fácil ver o andamento de cada um.
Como montar isso no GeckoFlag
No GeckoFlag, membros e convidados só veem os projetos dos quais participam (administradores veem todos os projetos). Assim, dá para colocar em prática, do jeito que está, a ideia de “dividir por quem precisa ver”.
- Em cada projeto, você define o nome do projeto, a descrição, o responsável pelo projeto, as datas de início e de término e os membros que participam
- A chave do projeto (até cinco letras e números) vai no começo de cada número da tarefa. Por exemplo, se você definir a chave como “SHOP”, as tarefas são numeradas automaticamente como “SHOP-1”, “SHOP-2” e assim por diante. Escolha uma chave curta que mostre de relance de que trabalho se trata
- Os projetos que terminaram podem ser marcados como concluídos
- Pessoas de fora da empresa podem ser convidadas como “convidados”, só para os projetos dos quais participam (tema da parte 7: “Como escrever ao trabalhar com pessoas de fora da empresa”)
Você pode testar as telas reais na demo.
Resumo
Agrupe o trabalho em projetos por quem precisa vê-lo. Como regra básica, agrupe por trabalho o que tem começo e fim, por setor o que é contínuo e por período o que se repete. Na próxima parte, vamos ver como escrever, dentro do projeto, tarefas que todos entendem.
RelacionadoOs motivos pelos quais uma ferramenta implantada acaba esquecida, e o que decidir logo no início, são o tema da parte 5 da nossa série para iniciantes “Sua primeira ferramenta de gestão de projetos”: “Por que a ferramenta deixa de ser usada depois de implantada, e o que decidir primeiro”
SérieParte 2: “Como escrever tarefas que todos entendem”