Série: Sua primeira ferramenta de gestão de projetosParte 5
Por que a ferramenta deixa de ser usada depois de implantada, e o que decidir primeiro: cinco motivos e cinco combinados antes de começar
Sobre esta série
“Sua primeira ferramenta de gestão de projetos” é uma série em seis partes para quem nunca usou uma. Dá para ler as partes em qualquer ordem.
- O que é uma ferramenta de gestão de projetos? O que muda quando você tem uma
- Onde uma planilha de controle no Excel chega ao limite?
- Por que os pedidos por e-mail e chat se perdem?
- Uma equipe pequena precisa mesmo de uma?
- Por que a ferramenta deixa de ser usada depois de implantada, e o que decidir primeiroEste artigo
- O que observar ao escolher sua primeira ferramenta
Para os preparativos da feira, a equipe adotou uma ferramenta de gestão de projetos. Nas duas primeiras semanas, as cinco pessoas registraram suas tarefas e atualizavam os status com cuidado.
Na terceira semana, os dias corridos se acumulam. Uma a uma, as pessoas param de atualizar os status.
Um mês depois, começam a aparecer conversas como “Você colocou isso na ferramenta?” “Não, mandei no chat.”
Dois meses depois, ninguém lembra quando abriu a ferramenta pela última vez.
Adotar uma ferramenta e ela acabar sem uso é um fracasso muito comum.
Este artigo explica por que as ferramentas deixam de ser usadas e o que decidir antes de adotá-las para evitar isso.
Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.
Deixar de ser usada é algo comum
Quando uma ferramenta deixa de ser usada, não quer dizer que alguém fez corpo mole. Também não quer dizer, necessariamente, que a ferramenta é ruim.
O chat e as planilhas do Excel são ferramentas que usamos há anos e conhecemos bem. Uma ferramenta nova exige um pouco de esforço até a gente se acostumar. Se esse esforço cai numa época corrida, as pessoas voltam para o que conhecem. É natural.
Na maioria dos casos, a causa não é a ferramenta em si, mas a forma de adotá-la. Só de combinar algumas coisas em equipe antes de começar, o resultado muda bastante.
Cinco motivos para a ferramenta deixar de ser usada
O caminho até uma ferramenta deixar de ser usada costuma ser muito parecido. Estes são os cinco motivos.
1Não foi definido o que registrar
Se você começa com “coloquem tudo na ferramenta”, cada pessoa registra coisas diferentes.
Uma registra até tarefinhas de cinco minutos, outra só os trabalhos grandes. Mesmo olhando a lista, não dá para ver o trabalho da equipe como um todo.
SinalA diferença entre quem registra muito e quem registra pouco é grande.
2Fica duplicado com o chat e a planilha
Mesmo depois da ferramenta, os pedidos continuam no chat e a planilha do Excel continua sendo atualizada. Escrever a mesma coisa em dois lugares é o dobro do trabalho.
E quando os dois lugares não batem, surge o “qual está certo?”. O que sobra é o que já é conhecido e dá menos trabalho.
SinalPedem no chat: “Coloca na ferramenta também, por favor.”
3Não é atualizada, então não dá para confiar
Uma tarefa fica semanas em “em andamento”. Na verdade, já foi concluída. Quando isso acontece algumas vezes, a lista deixa de ser confiável.
Ninguém olha uma lista em que não confia. Ninguém atualiza uma lista que ninguém olha. Assim começa o ciclo que termina com a ferramenta sem uso.
SinalDepois de olhar a lista, você acaba perguntando para a pessoa de qualquer jeito.
4Configuração demais no começo
Dez níveis de status. Vinte campos para preencher. Quando você se empolga e configura tudo no começo, cada registro tem mais campos que fazem a pessoa hesitar.
Se registrar um item leva três minutos, pedir no chat é mais rápido.
SinalNa hora de registrar, a pessoa trava: “O que vai neste campo mesmo?”
5Quem coordena não olha a ferramenta
A equipe é orientada a usar a ferramenta, mas quem coordena o trabalho, ou o chefe, continua perguntando o andamento pelo chat ou pessoalmente.
Aí a equipe não tem motivo para atualizar a ferramenta. Basta responder quando perguntarem.
SinalO chefe pergunta no chat: “Como está aquilo?”
Cinco coisas para decidir antes de adotar
Cada um dos cinco motivos tem um combinado correspondente. Antes de adotar a ferramenta, conversem em equipe e decidam.
1Onde fica o limite do que se registra
Defina o que é registrado e o que não é. Por exemplo, um limite assim:
- Tudo o que você pede a outra pessoa é sempre registrado
- O que você faz sozinho só é registrado se levar meio dia ou mais
- Tarefinhas de cinco minutos não são registradas
2Combinar que “vale o que está na ferramenta”
Para pedidos e decisões, vale o que está escrito na ferramenta. Conversas e bate-papo podem continuar no chat como sempre.
Se alguém pedir algo no chat, quem recebeu o pedido registra na ferramenta. É a separação entre “o lugar de conversar” e “o lugar de pedir” da parte 3 desta série.
Na planilha do Excel, também se para de atualizar o que já foi para a ferramenta. Não escrever em dois lugares é o mais importante.
3Quando atualizar
“Atualizar sempre” não resiste a uma época corrida. Defina momentos concretos.
- Mudar para “em andamento” ao começar e para “concluído” ao terminar
- Uma vez por semana, revisar a lista todos juntos (por exemplo, dez minutos na segunda de manhã)
A revisão semanal pega o que ficou parado ou o que alguém esqueceu de atualizar.
4Começar pequeno
Comece com três status: “não iniciado”, “em andamento” e “concluído”. Quanto aos campos, a tarefa, o responsável e o prazo bastam.
No começo, limite-se também a um trabalho só. Se sentir falta de algo, inclua quando precisar. Como uma equipe pequena pode começar também é tema da parte 4.
5Quem coordena olha a ferramenta primeiro
Quem coordena o trabalho, ou o chefe, confere o andamento na ferramenta antes de perguntar. E quando pergunta, parte da ferramenta: “A tarefa X na ferramenta está parada, o que está travando?”
Quando a equipe percebe que quem coordena olha a ferramenta, passa a atualizá-la também.
Modelo de combinado
Juntando os cinco pontos como um combinado da equipe, fica assim. Copie como está e ajuste para a sua equipe.
Nosso combinado para usar a ferramenta
- O que pedimos a outra pessoa e o que leva meio dia ou mais vai para a ferramenta
- Para pedidos e decisões, vale o que está escrito na ferramenta
- Ao começar, mudar para “em andamento”; ao terminar, para “concluído”
- Toda segunda de manhã, revisamos a lista juntos por dez minutos
- O andamento é conferido primeiro na ferramenta, antes de perguntar
Como conduzir o primeiro mês
Se uma ferramenta vai pegar ou não, isso se decide quase sempre no primeiro mês. Com os preparativos da feira como exemplo, este é um plano semana a semana.
- Semana 1: registrar: definam o combinado e registrem juntos as tarefas dos preparativos da feira. O responsável e o prazo também entram nesta semana.
- Semana 2: acostumar-se a atualizar: “em andamento” ao começar, “concluído” ao terminar. Se quem coordena notar que alguém esqueceu de atualizar, avisa sem culpar ninguém.
- Semana 3: manter a revisão: o trabalho aperta e as atualizações tendem a parar. Aconteça o que acontecer, mantenham a revisão de segunda.
- Semana 4: olhar para trás: depois de um mês de uso, todos contam o que atrapalhou. Decidam se vão mudar o combinado, incluir campos ou tirar alguns.
Não pulem a revisão da semana 4. O que é incômodo e fica sem solução é justamente por onde a ferramenta começa a ser abandonada. Por outro lado, uma ferramenta que vocês mesmos ajustaram vira a ferramenta de vocês.
Se mesmo assim não for usada
Vocês definiram o combinado, mantiveram por um mês, e a ferramenta continua sem uso. Nesse caso, revise nesta ordem.
- Reduzir o combinado: regras que não são seguidas quase sempre são muitas ou detalhadas demais. Tudo bem reduzir até “só registrar o que pedimos a outra pessoa”.
- Trocar o trabalho escolhido: o primeiro trabalho talvez fosse curto demais ou algo que uma pessoa resolvia sozinha, e não combinava com a ferramenta. Tentem de novo com um trabalho em que haja muitas passagens entre pessoas.
- Questionar se a ferramenta é a certa: as telas são difíceis de entender, registrar dá muito trabalho ou há tantos recursos que as pessoas se perdem. Se os motivos forem esses, trocar de ferramenta é uma opção razoável.
Trocar de ferramenta não é um fracasso. Depois de experimentar uma, vocês devem ter muito mais clareza sobre o que a equipe precisa.
SérieFalamos do que observar ao escolher da próxima vez em detalhes na parte 6: “O que observar ao escolher sua primeira ferramenta”
Resumo
Na maioria dos casos, uma ferramenta deixa de ser usada não por causa dela, mas pela forma como foi adotada. Estes são os cinco motivos:
- Não foi definido o que registrar
- Fica duplicado com o chat e a planilha
- Não é atualizada, então não dá para confiar
- Configuração demais no começo
- Quem coordena não olha a ferramenta
Antes de adotar, combinem em equipe cinco coisas: onde fica o limite do que se registra, que vale o que está na ferramenta, quando atualizar, começar pequeno e que quem coordena olha a ferramenta primeiro. Assim, as chances de a ferramenta pegar aumentam bastante.
E, no fim do primeiro mês, não deixem de reservar um tempo para olhar para trás.
Se quiser experimentar uma
Se você está pensando “se é para começar pequeno, dá para testar”, aqui vai uma opção: o GeckoFlag, a ferramenta usada na tela de exemplo deste artigo.
- Dá para ver as telas antes de comprar: há uma demo pública.
- Não é preciso configurar tudo antes: depois de instalado, você pode começar criando um projeto e adicionando tarefas. Um administrador pode adicionar status e tipos de tarefa e mudar os nomes deles (até 10 de cada).
- Suas tarefas num relance: o painel mostra as tarefas atribuídas a você.
- Sem mensalidade, por mais tempo que você use: pagamento único de $30. Incluir pessoas não custa nada a mais. O custo do servidor é à parte. Veja os detalhes na página de preços.
- A instalação segue as orientações na tela: você coloca os arquivos no servidor e preenche os passos que o navegador vai mostrando. Não é preciso usar linha de comando. Os passos estão na página Instalação do manual.
Por outro lado, não serve para equipes que querem personalizar tudo nos mínimos detalhes. Não há recursos para criar campos próprios nem para definir fluxos de trabalho detalhados.
Se o site da sua empresa já está numa hospedagem compartilhada, talvez dê para instalar lá mesmo. O que é necessário está na página Requisitos do sistema do manual.
Observação: se a sua empresa já tem um domínio próprio, a maioria das hospedagens compartilhadas permite criar um subdomínio como “geckoflag.suaempresa.com.br” e instalar ali. Nesse caso, não é preciso contratar um domínio novo.
Na demo, registre uma tarefa e mude o status dela. Assim você sente quanto trabalho dá atualizar.