O que é uma ferramenta de gestão de projetos? O que muda no trabalho quando você tem uma, explicado de forma simples

Cenas assim acontecem em qualquer área, sempre que várias pessoas trabalham na mesma coisa. Uma ferramenta de gestão de projetos serve para diminuir esse “sair perguntando”.

Este artigo não fala sobre quais ferramentas existem, e sim sobre o que muda no seu trabalho quando você usa uma. Vamos evitar termos técnicos ao máximo.

Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.

Uma ferramenta de gestão de projetos em uma frase

Uma ferramenta de gestão de projetos é um lugar onde toda a equipe consegue ver quem está fazendo o quê, até quando e em que pé está agora.

“Projeto” pode parecer uma palavra grande, mas aqui quer dizer apenas “um trabalho com começo e fim, que envolve várias pessoas”. Participar de uma feira, refazer o folheto da empresa, reformar uma loja, contratar alguém novo: tudo isso conta.

Esse tipo de trabalho é um conjunto de pequenas tarefas. Numa feira, por exemplo: fazer o folheto, alugar equipamentos, enviar convites, definir quem fica no estande no dia.

A ferramenta registra essas tarefas uma a uma, anota em cada uma a pessoa responsável e o prazo, e deixa tudo num lugar que todos conseguem ver. No fundo, é só isso.

O que acontece em equipes sem ferramenta

Em equipes sem ferramenta, os mesmos quatro problemas se repetem. Vamos vê-los usando a preparação da feira como exemplo.

Ninguém sabe qual é a planilha mais recente

Alguém monta a lista de tarefas no Excel e manda como anexo por e-mail. É um jeito comum de começar.

Alguns dias depois, cada pessoa tem a sua “Lista_feira_revisada”, “Lista_feira_final” e “Lista_feira_final (2)”. Ninguém sabe mais qual é a certa.

SérieFalamos disso em detalhes na parte 2: “Onde uma planilha de controle no Excel chega ao limite?”

Os pedidos se perdem

Você pede no chat: “Pode me mandar a lista de destinatários dos convites até sexta?”. A resposta vem: “Pode deixar”.

Depois disso, vêm umas trinta mensagens sobre outros assuntos, e o pedido sobe e some da tela. Na sexta à tarde, quem costuma lembrar é quem pediu.

SérieFalamos disso em detalhes na parte 3: “Por que os pedidos por e-mail e chat se perdem?”

Quando alguém falta, tudo para

A pessoa que cuidava dos equipamentos do estande fica doente e falta alguns dias. Até onde ela já tinha combinado com o fornecedor? O orçamento já chegou? O histórico está só na caixa de entrada e na cabeça dela.

O resto da equipe precisa ligar para o fornecedor e perguntar tudo de novo.

Para saber em que pé está, é preciso sair perguntando

É a cena do começo. Quem coordena tudo precisa falar com cada pessoa para saber como estão as coisas. E quem é perguntado precisa parar o que está fazendo para responder.

O tempo que deveria ir para fazer o trabalho andar vai embora em conferir como ele está.

Quatro coisas que mudam com uma ferramenta

Veja como esses quatro problemas mudam quando você tem uma ferramenta.

1Todas as tarefas ficam num só lugar

Existe uma única lista, dentro da ferramenta. Quando alguém muda alguma coisa, a lista que todos veem muda na hora.

A pergunta “qual é a versão mais recente?” simplesmente deixa de existir.

2Responsável e prazo ficam claros

Cada tarefa tem um campo para a pessoa responsável e outro para o prazo.

Os pedidos não se perdem no meio da conversa. Ficam na lista até serem concluídos. Menos coisas são esquecidas depois de um “Pode deixar”.

3O histórico fica registrado

As atualizações são anotadas em cada tarefa: “Pedi orçamento ao fornecedor”, “Chegou o valor”, “Aguardando aprovação do chefe”.

Mesmo que a pessoa responsável falte, qualquer um pode abrir a tarefa e ver até onde ela chegou.

4Dá para saber em que pé está sem perguntar

Cada tarefa tem um status, como “não iniciada”, “em andamento” ou “concluída”.

Quem coordena vê o que está travado só de olhar a lista. A única coisa que resta perguntar é o motivo.

São só três peças básicas

Cada ferramenta tem uma cara diferente, mas as peças básicas são as mesmas, e são só três.

Os nomes mudam de ferramenta para ferramenta. “Tarefa”, “item” e “ticket” querem dizer a mesma coisa: “uma tarefa”.

Muitas ferramentas também têm telas como um quadro ou um cronograma (gráfico de Gantt). Não são peças diferentes. Elas mostram as mesmas tarefas, agrupadas por status ou organizadas numa linha do tempo.

No começo, só a lista já basta.

O que uma ferramenta não faz por você

Uma ferramenta não resolve o trabalho só por ser instalada. Para não criar expectativas demais, aqui vai antes o que ela não faz.

• Quem registra são as pessoas: o trabalho que não é registrado também não aparece na ferramenta.
• É preciso combinar algumas regras: sem um acordo como “pedidos sempre vão para a ferramenta”, tudo fica duplicado entre a ferramenta e a planilha ou o chat, e o trabalho até aumenta.
• O trabalho em si não fica mais rápido: o que diminui é o tempo de procurar e de conferir.
• Algumas equipes não precisam: se são duas ou três pessoas que se veem todo dia e há poucas tarefas, papel ou um quadro branco podem bastar.

SérieFalamos disso em detalhes na parte 4: “Uma equipe pequena precisa mesmo de uma?” e na parte 5: “Por que a ferramenta deixa de ser usada depois de implantada, e o que decidir primeiro”

Não precisa abandonar o chat nem as planilhas

Ter uma ferramenta não significa parar de usar o chat. Conversas e bate-papo continuam no chat, como sempre.

Leve para a ferramenta só “o que foi decidido” e “o que foi pedido”. Essa divisão é o jeito mais fácil de começar.

Resumo

Uma ferramenta de gestão de projetos é um lugar onde todos conseguem ver quem está fazendo o quê, até quando e em que pé está agora. Com ela, quatro coisas mudam:

• As tarefas ficam num só lugar e ninguém mais procura a versão mais recente
• Responsável e prazo ficam claros, e os pedidos se perdem menos
• O histórico fica registrado, e dá para assumir o trabalho mesmo quando alguém falta
• Dá para saber em que pé está sem sair perguntando

Não é preciso aprender funções complicadas. Criar uma caixa para o trabalho, registrar as tarefas e atualizar o status: com esses três passos você já começa.

Se quiser experimentar

Se você pensou “isso pode funcionar para nós”, aqui vai uma opção: o GeckoFlag, a ferramenta usada na tela de exemplo deste artigo.

• Dá para ver as telas antes de comprar: há uma demo pública.
• A instalação segue as orientações na tela: você coloca os arquivos no servidor e preenche os passos que o navegador vai mostrando. Não é preciso usar linha de comando. Os passos estão na página Instalação do manual.
• Pagamento único de $30: não há mensalidade, e incluir mais pessoas não custa nada a mais. O custo do servidor é à parte. Veja os detalhes na página de preços.

Se o site da sua empresa já está numa hospedagem compartilhada, talvez dê para instalar lá mesmo. O que é necessário está na página Requisitos do sistema do manual.

Observação: se a sua empresa já tem um domínio próprio, a maioria das hospedagens compartilhadas permite criar um subdomínio como “geckoflag.suaempresa.com.br” e instalar ali. Nesse caso, não é preciso contratar um domínio novo.

Comece pela demo e experimente registrar uma primeira tarefa.