Uma equipe pequena precisa mesmo de uma? Três perguntas para uma equipe de duas a cinco pessoas decidir se precisa de uma ferramenta

“Somos só três, dá para perguntar um ao outro.” É uma frase muito comum em equipes pequenas. E, em muitos casos, funciona.

Este artigo analisa se uma equipe pequena precisa mesmo de uma ferramenta de gestão de projetos. Também dizemos com sinceridade quando ela não precisa.

Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.

Equipes pequenas muitas vezes se viram bem sem uma

Vamos dizer logo de início: uma equipe de duas ou três pessoas muitas vezes funciona muito bem sem ferramenta.

• Todos enxergam o todo: mesmo sem perguntar, você sabe mais ou menos quem está fazendo o quê.
• Uma palavra basta: se vocês ficam perto, uma dúvida se resolve com uma frase.
• As decisões são rápidas: se quiser mudar o jeito de trabalhar, dá para conversar e decidir na hora.

Nesta série, usamos como exemplo cinco pessoas preparando uma feira. Mesmo com cinco houve problemas: ficar perguntando como estava cada coisa e pedidos que se perdiam.

E se fossem três? Com menos gente, há menos o que perguntar. Um pedido feito no chat talvez seja lembrado antes de se perder.

Ser uma equipe pequena já é uma vantagem real. Não é preciso se forçar a usar uma ferramenta e criar mais trabalho.

Quatro situações difíceis justamente por serem poucos

Ainda assim, equipes pequenas têm problemas que vêm de serem pequenas. São problemas que ficam escondidos em equipes maiores.

1Se uma pessoa falta, o trabalho para

Em equipes pequenas, cada trabalho costuma ficar com uma pessoa só. Não há quem cubra.

Se essa pessoa fica doente por alguns dias, o trabalho para, e ninguém sabe nem até onde ele tinha avançado. Numa equipe de cinco, uma ausência é um quinto da equipe. Numa de três, é um terço.

SinalLigam para você por causa do trabalho até no dia de folga.

2Cada um acumula funções e tem muito a lembrar

Em equipes pequenas, a mesma pessoa cuida de vendas, administração e dos preparativos da feira. Cada um costuma lidar com muito mais tarefas do que alguém numa equipe grande.

Tudo isso precisa ficar guardado na cabeça e na agenda.

Sinal“Ih, esqueci disso” acontece várias vezes por semana.

3Como fazer o trabalho recorrente só uma pessoa sabe

Feiras, fechamento do ano, cartões de fim de ano. Os passos do trabalho que se repete todo ano ou toda vez costumam ficar na memória de quem fez, e não em algum registro.

Como na cena do começo, quando essa pessoa sai ou o trabalho muda de mãos, é preciso descobrir tudo do zero. Quanto menor a equipe, maior a parte do conhecimento que fica com uma só pessoa.

SinalMesmo para o mesmo trabalho do ano passado, você começa com “Como fizemos isso no ano passado?”.

4Quando entram pessoas de fora, a equipe já não é pequena

A empresa pode ter três funcionários, mas os preparativos da feira também envolvem uma designer, uma gráfica, a empresa que monta o estande e pessoal temporário. Contando todas as pessoas com quem você lida, podem ser mais de dez.

Uma palavra rápida só funciona entre as três pessoas da empresa. Com pessoas de fora, há mais idas e vindas por e-mail e telefone, e o problema dos “pedidos que se perdem” da parte 3 desta série fica mais provável.

SinalVocê explica a mesma coisa várias vezes para as pessoas de fora.

Decida com três perguntas, não pelo número de pessoas

Como essas quatro situações mostram, o número de pessoas sozinho não decide se você precisa de uma ferramenta. Estas três perguntas facilitam a decisão.

1Se alguém faltasse uma semana, algum trabalho pararia?

Se sim, o histórico desse trabalho precisa ficar num lugar que outras pessoas também possam ler.

2Vocês repetem o mesmo trabalho todo ano ou toda vez?

Se sim, registrar como fizeram desta vez evita ter de descobrir tudo de novo na próxima.

3Vocês trabalham em algo junto com pessoas de fora?

Se sim, poder ver os pedidos e o histórico no mesmo lugar que as pessoas de fora poupa muitas explicações.

Como ler as respostas

Se as três respostas forem “não”, você provavelmente não vai ter problemas sem ferramenta por enquanto. Continuem trabalhando conversando entre si.

Se pelo menos uma resposta for “sim”, vale pensar em colocar pelo menos esse trabalho numa ferramenta. Isso vale tanto para duas pessoas quanto para três.

Enquanto houver poucas pessoas e poucas linhas, uma planilha do Excel pode bastar. Quando uma equipe pode continuar com a planilha está explicado na parte 2 desta série.

Se uma equipe pequena for começar, comece pequeno

Quando uma equipe pequena adota uma ferramenta, o importante é não mudar todo o trabalho de uma vez.

• Comece com um trabalho só: por exemplo, coloque na ferramenta apenas os preparativos da próxima feira. As tarefas pequenas do dia a dia podem continuar como estão.
• Use só três status: “não iniciado”, “em andamento” e “concluído”. Divisões mais detalhadas podem esperar até vocês se acostumarem.
• Defina quem registra: com três pessoas, o ideal é que todos registrem. Se for difícil, comece com uma pessoa registrando e as outras só olhando.
• Guarde o trabalho concluído em vez de apagar: as tarefas concluídas e o registro das idas e vindas viram o passo a passo da próxima vez. Essa é a resposta para a pergunta 2.

Adotar uma ferramenta e ela acabar sem uso acontece independentemente do tamanho da equipe.

SérieFalamos do que definir ao começar em detalhes na parte 5: “Por que a ferramenta deixa de ser usada depois de implantada, e o que decidir primeiro”

O que uma equipe pequena deve observar ao escolher uma ferramenta

Quando uma equipe pequena escolhe uma ferramenta, precisa prestar atenção em pontos diferentes dos de uma equipe grande.

Como é a cobrança

As ferramentas são cobradas de algumas formas diferentes.

• Mensalidade por pessoa: o preço mensal sobe a cada pessoa a mais que usa.
• Mensalidade fixa: o preço mensal é definido por faixas de tamanho da equipe.
• Pagamento único: você paga uma vez no início, sem mensalidade.
• Plano gratuito: dá para usar de graça, mas costuma haver limites de pessoas ou recursos, e ao ultrapassá-los você muda para um plano pago.

Para uma equipe pequena, qualquer uma dessas formas pode parecer barata por mês. Mas uma ferramenta é usada por anos. Comparar quanto custa em três anos deixa as diferenças mais fáceis de ver.

Como as pessoas de fora são tratadas

Se você respondeu “sim” à pergunta 3, verifique como convidar pessoas de fora. Elas contam como usuários pagos? Dá para limitar o que elas veem? Cada ferramenta faz isso de um jeito.

Quantos recursos ela tem

Uma ferramenta com muitos recursos faz muita coisa, mas também traz mais configurações e mais coisas para aprender. Em equipes pequenas, pouca gente tem tempo para configurar uma ferramenta.

Para equipes pequenas, recomendamos verificar “todos conseguem começar a usar sem explicação?” antes de contar os recursos.

SérieFalamos de como escolher, do começo ao fim, em detalhes na parte 6: “O que observar ao escolher sua primeira ferramenta”

Resumo

Uma equipe de duas ou três pessoas muitas vezes funciona bem sem ferramenta. Ser pequena já é uma vantagem.

Ainda assim, há situações difíceis justamente por serem poucos. Para decidir se você precisa de uma ferramenta, pense nestas três perguntas em vez do número de pessoas:

• Se alguém faltasse uma semana, algum trabalho pararia?
• Vocês repetem o mesmo trabalho todo ano ou toda vez?
• Vocês trabalham em algo junto com pessoas de fora?

Se pelo menos uma resposta for “sim”, vale pensar em colocar pelo menos esse trabalho numa ferramenta. Se for começar, comece pequeno, com um trabalho só.

Se quiser experimentar uma

Se você está pensando “talvez dê para testar com um trabalho só”, aqui vai uma opção: o GeckoFlag, a ferramenta usada na tela de exemplo deste artigo.

• Dá para ver as telas antes de comprar: há uma demo pública.
• O preço não depende do tamanho da equipe: pagamento único de $30, sem mensalidade. Incluir pessoas depois não custa nada a mais. O custo do servidor é à parte. Veja os detalhes na página de preços.
• Dá para convidar pessoas de fora como convidados: os convidados só veem os projetos de que participam.
• O trabalho concluído fica guardado: enquanto você não apagar um projeto, as tarefas e o registro das idas e vindas continuam como estão. Dá para consultá-los ao planejar a próxima feira.
• Pouco para configurar: depois de instalado, você pode começar criando um projeto e adicionando tarefas. Por outro lado, não serve para equipes que querem personalizar tudo nos mínimos detalhes.
• A instalação segue as orientações na tela: você coloca os arquivos no servidor e preenche os passos que o navegador vai mostrando. Não é preciso usar linha de comando. Os passos estão na página Instalação do manual.

Se o site da sua empresa já está numa hospedagem compartilhada, talvez dê para instalar lá mesmo. O que é necessário está na página Requisitos do sistema do manual.

Observação: se a sua empresa já tem um domínio próprio, a maioria das hospedagens compartilhadas permite criar um subdomínio como “geckoflag.suaempresa.com.br” e instalar ali. Nesse caso, não é preciso contratar um domínio novo.

Comece pela demo e experimente criar um trabalho recorrente como projeto.