Com bons registros, a IA ajuda ainda mais: como dividir o trabalho entre a gestão de tarefas e a IA daqui para a frente

Nesta série, montamos tarefas de decisão, deixamos visível o que está aguardando decisão e registramos por que escolhemos o que escolhemos e o que combinamos com os clientes.

Nesta última parte, vemos como esses registros também viram material para a IA ajudar no trabalho. Falamos do que dá para passar para a IA, de até onde compartilhar informações e do que guardar daqui para a frente na sua ferramenta de gestão de tarefas.

Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.

O que dá para pedir à IA quando você tem registros

A IA não consegue tirar a resposta certa do nada. Visto pelo outro lado, quando o material existe, ela é boa em resumir, organizar e fazer rascunhos.

Com as decisões e os combinados registrados, você pode pedir à IA coisas como estas:

• Rascunhar tarefas a partir de anotações de reunião: peça que ela liste, a partir das anotações ou de uma transcrição, o que precisa acontecer em seguida.
• Rascunhar o relatório semanal a partir da lista de tarefas: peça que ela separe o que foi decidido, o que está em revisão e o que precisa ser decidido na semana que vem.
• Descobrir “Por que ficou assim?”: peça que ela resuma o histórico a partir dos motivos que você registrou em cada decisão.
• Listar o que precisa ser decidido em seguida: peça que ela aponte o que ainda não foi decidido, com base no que já foi decidido e no trabalho que falta.

Nada disso é possível sem registros. Se você passar para a IA conversas espalhadas num chat, ela não consegue saber com segurança o que foi de fato decidido.

Rascunhar tarefas a partir de anotações de reunião

Transformar as anotações de uma reunião em tarefas é um dos trabalhos em que a IA mais facilmente pode ajudar. Estes são os passos:

1. Prepare as anotações ou a transcrição da reunião. Antes, oculte o que você não quer compartilhar, como nomes de empresas ou de pessoas.
2. Seguindo a abordagem da parte 2, peça à IA que separe tudo em “o que decidir” e “o que fazer”.
3. Uma pessoa confere os rascunhos e cadastra só os que forem necessários.

O pedido pode ser escrito assim:

Recomendamos fazer esse levantamento em bloco no serviço de IA que você já usa e cadastrar os itens na ferramenta um de cada vez, conferindo cada um.

O “quem decide” e o “prazo” que a IA sugere são só candidatos. Às vezes, são suposições baseadas no jeito como as anotações foram escritas. Uma pessoa deve confirmar quem vai decidir, e até quando, antes de cadastrar.

Rascunhar relatórios a partir da lista de tarefas

Com uma lista de tarefas, você também consegue rascunhar relatórios semanais para os clientes.

1. Copie só as tarefas de que o relatório precisa. Deixe de fora as tarefas que não têm a ver com o projeto e as conversas só internas.
2. Passe para a IA e peça que ela separe em “decidido nesta semana”, “em revisão com o cliente” e “a decidir na semana que vem”.
3. Uma pessoa confere o conteúdo antes de enviar.

Se você dividir os status em “Aguardando a equipe” e “Aguardando o cliente”, como na parte 3, fica mais fácil para a IA organizar também. Isso porque o jeito como os status estão divididos corresponde quase exatamente ao jeito como o relatório é dividido.

Até onde compartilhar informações com a IA

Os registros podem virar material para a IA, mas também há informações que você não deve compartilhar. Antes de passar qualquer coisa, confira o seguinte.

• Contratos e regras da empresa: confira primeiro se os seus contratos com os clientes (como acordos de confidencialidade) e as regras da sua empresa permitem enviar a informação para um serviço externo.
• O que ocultar: oculte ou substitua nomes de empresas, nomes de pessoas, valores, informações não divulgadas e afins antes de compartilhar.
• Como o serviço de IA trata os dados: o tratamento do que você digita (por exemplo, se é usado para treinamento) varia conforme o serviço e o plano. Confira as configurações e os termos do serviço que você usa.
• Não passe tudo: em vez de dar à IA todo o conteúdo da sua ferramenta de gestão, escolha só o que aquele trabalho específico exige.

Se ficar em dúvida sobre onde traçar o limite, pergunte a si mesmo: “Seria um problema se o cliente visse isto?” Se a resposta for sim, não compartilhe, ou oculte antes.

O que guardar daqui para a frente na sua ferramenta de gestão de tarefas

Quando você pretende trabalhar junto com a IA, o que você guarda na ferramenta muda um pouco em relação a antes.

A coluna da esquerda é o resultado do julgamento das pessoas. Ela é útil seja quem for ler depois, uma pessoa ou a IA. A coluna da direita é algo que dá para fazer de novo quando precisar, ou algo que dá para deixar com a IA.

Como colocar em prática no GeckoFlag

O GeckoFlag tem um recurso chamado “Criar com IA”, em que a IA propõe o conteúdo a partir de um texto ou de capturas de tela (v1.9.0 ou posterior). Combinado com as formas de trabalhar desta série, ele funciona assim.

Rascunhar tarefas a partir de anotações de reunião

Abra o “Criar com IA” na tela de adicionar tarefa e cole as anotações da reunião ou um e-mail de solicitação (até 4.000 caracteres). Se um administrador tiver permitido a leitura de imagens, você também pode anexar uma conversa de chat como captura de tela.

A IA propõe o título, a descrição, o tipo de tarefa, o status, a prioridade, o responsável, a data de início e a data de vencimento da tarefa. Cada uso propõe o conteúdo de uma única tarefa: a que você está criando. A proposta aparece como uma lista de “Item / Valor atual / Valor sugerido”, e só os itens que você marcar vão para o formulário. Quem salva é uma pessoa.

Os tipos de tarefa e os status são escolhidos entre as opções cadastradas por um administrador. Se nenhum nome aparecer no texto, a IA não atribui um responsável por suposição.

Use o modelo da parte 2 também no que a IA escreve

Os administradores podem cadastrar um modelo de saída da IA para cada um destes campos: “Descrição da tarefa”, “Texto do comentário”, “Descrição do projeto” e “Corpo da wiki”. Se você cadastrar os itens da parte 2 (o que decidir, o que está travando, opções, quem decide, prazo, decisão, motivo) como títulos da “Descrição da tarefa”, a IA escreve a descrição com esses títulos, nessa ordem. Os títulos sem informação correspondente nas anotações são omitidos, em vez de preenchidos com espaços em branco.

Lembre-se de que o modelo só é usado quando você usa o “Criar com IA”. Ele não é inserido automaticamente na descrição quando você cria uma tarefa à mão.

Registre as respostas e resuma as decisões

O “Criar com IA” na área de comentários escreve o texto do comentário com base na tarefa e nos comentários mais recentes. Se você der uma instrução como “O cliente respondeu que ficou com a opção B. Mude o status para Concluído”, além do texto, ele também propõe mudanças como a do status. As mudanças de status só são aplicadas quando você mesmo marca.

Na wiki, além de criar uma página nova a partir de um texto de base, você também pode pedir que ele acrescente conteúdo à página “Decisões”, apresentada na parte 4, ou que a organize. Nesse caso, o texto atual da wiki também é enviado à Anthropic. E, ao aplicar a sugestão, todo o texto é substituído, então confira na pré-visualização antes de aplicar.

Para os relatórios semanais, escolha só as tarefas necessárias

As telas do GeckoFlag não têm um recurso que crie automaticamente um relatório a partir de toda a lista de tarefas. Para rascunhar um relatório semanal, peça a um administrador que exporte as tarefas em CSV, ou copie as tarefas de que o relatório precisa, e passe só as partes necessárias para o serviço de IA que você já usa. Você escolhe o que compartilhar.

Além disso, a “Integração com Claude”, adicionada na v1.11.0, permite usar o GeckoFlag conversando no aplicativo Claude para desktop. Com um pedido como “Escreva o relatório desta semana”, o Claude busca e lê as tarefas e monta um resumo. Nesse caso também, o conteúdo das tarefas e de outros itens que o Claude ler é enviado à Anthropic como parte da conversa.

Também dá para importar de um CSV os rascunhos feitos com IA, mas só administradores podem importar, e a importação apenas cria novas tarefas. Linhas que fazem referência a status ou responsáveis não cadastrados são ignoradas. Além disso, salvar o CSV de novo no Excel pode mudar o formato das datas e impedir a importação. Para ajustar o arquivo, use um editor de texto.

O que é enviado e o que conferir antes de usar

• O que é enviado: o texto que você digita no “Criar com IA” e as imagens que anexar, junto com a data de hoje, o idioma, os nomes de opções como os tipos de tarefa e os nomes dos membros do projeto, são enviados à API da Anthropic. Nos comentários, a descrição da tarefa e os comentários mais recentes também são enviados.
• O que não é enviado: endereços de e-mail, senhas, arquivos já anexados e o conteúdo de outras tarefas ou projetos não são enviados.
• Nada fica salvo no GeckoFlag: o texto que você digita e as respostas da IA não são salvos no GeckoFlag, exceto o que você aplicar ao formulário e salvar. A Anthropic trata os dados conforme os seus Termos Comerciais.
• O que você precisa: é preciso uma chave de API da Anthropic emitida por você mesmo. O custo de uso é pago diretamente à Anthropic e não está incluído no preço do GeckoFlag. O servidor onde o GeckoFlag está instalado também precisa conseguir se conectar a api.anthropic.com. Só podem usar os usuários que um administrador autorizar, e é possível definir um limite diário de usos. Os passos de configuração estão na página ajustes da API do Claude.

O GeckoFlag é auto-hospedado: você o instala no seu próprio servidor. Os dados das tarefas e dos comentários ficam no seu servidor e só são enviados à IA quando você usa o “Criar com IA” ou a Integração com Claude. Em troca, a administração do servidor fica por sua conta. Além disso, não há integrações com ferramentas de chat, GitHub e afins, nem webhooks. A única forma de uma ferramenta externa se conectar é a Integração com Claude, que usa um token de API.

Você pode testar as formas de trabalhar desta série na demo. Os preços estão na página de preços.

Resumo da série

Ao longo de seis partes, esta série tratou do seguinte sobre a gestão de tarefas em equipes de criação que trabalham com IA.

1. Parte 1: a IA acelerou o “fazer”. O que toma tempo agora é o “decidir”
2. Parte 2: organize as tarefas pelo que precisa ser decidido, não só pelo que precisa ser feito, e registre quem decide, o prazo e o motivo
3. Parte 3: divida os status por quem você está esperando, para deixar visível o que está aguardando decisão
4. Parte 4: as opções da IA são material para decidir. Mostre às pessoas só as que sobraram depois do filtro e registre por que você escolheu
5. Parte 5: envie os pedidos de revisão ao cliente juntos, como uma lista do que precisa ser decidido, com prazos
6. Parte 6: os registros de decisões e combinados também viram material para a IA ajudar no trabalho

O que a IA mudou não foi a quantidade de trabalho, e sim para onde vai o tempo. É justamente por isso que você precisa de registros de decisões e combinados. E, quando você mantém esses registros, o que dá para pedir à IA não para de crescer. Escolher o que passar para a IA e dar a palavra final continua sendo papel das pessoas.

Ao escolher uma ferramenta daqui para a frente, recomendamos não comparar só pela quantidade de recursos de IA. Veja também se é fácil registrar decisões, se clientes e pessoas de fora conseguem participar com facilidade, onde ficam os seus dados e se você mesmo pode escolher o que passar para a IA. As diferenças de preço dos recursos de IA estão comparadas em “Quanto custam os recursos de IA das ferramentas de gestão de projetos?”.

A IA não torna as ferramentas de gestão de tarefas desnecessárias. Quando você muda o que guarda de “tarefas” para “decisões e combinados”, trabalhar junto com a IA faz o trabalho andar com ainda mais facilidade.