O que a IA propõe é material para decidir, não trabalho pronto: como equipes de criação registram por que escolheram cada opção

Na parte anterior, dividimos os status por quem você está esperando, para deixar visível o que está aguardando decisão. Nesta parte, vemos como lidar com as opções em que essas decisões se baseiam.

Com IA, dá para gerar quantas opções você quiser. É justamente por isso que fica fácil perder o controle de quais opções você mostrou, qual escolheu e por que deixou as outras de lado. Neste artigo, mostramos como tratar o que a IA produz como material para decidir, e não como trabalho pronto, e como registrar as opções comparadas e o motivo da escolha.

Observação: este artigo foi escrito pelo desenvolvedor do GeckoFlag.

A IA gera mais opções, mas o registro não acompanha

Quando fazer opções dá menos trabalho, você acaba com mais opções. Um banner que antes rendia no máximo duas opções agora pode ter cinco ou dez, cada uma numa direção diferente, só de pedir à IA.

Mais opções significam comparar e escolher mais vezes. Mas quase nada disso fica registrado.

• As opções ficam espalhadas: as opções feitas com IA ficam no chat de IA de quem as fez, ou numa pasta no computador da própria pessoa. Ninguém na equipe tem a visão completa.
• Ninguém sabe quais opções foram mostradas: as opções vistas internamente se misturam com as que foram mostradas ao cliente. Só quem enviou lembra quais foram.
• Os motivos se perdem: a opção escolhida até pode ficar guardada, mas por que você a escolheu, e por que descartou as outras, vai se perdendo nas conversas das reuniões.

A cena do início é o que acontece quando as três coisas se juntam. Para achar “a opção de antes da segunda rodada”, é preciso saber quem mostrou qual opção, para quem e quando. E, mesmo que você a encontre, se não souber por que ela foi deixada de lado, vai acabar tendo a mesma discussão de novo.

Antes de fazer opções, defina o que elas devem ajudar a decidir

O segredo para manter o registro está antes de fazer qualquer coisa. Antes de pedir opções à IA, deixe claro para qual tarefa de decisão elas são.

SérieComo montar as tarefas de decisão é o tema da parte 2: “Organize as tarefas pelo que precisa ser decidido, não só pelo que precisa ser feito”

Defina também, de antemão, os critérios para comparar as opções. Para o título principal de uma página, por exemplo, você pode usar critérios como estes:

• As palavras chegam aos leitores que você tem em mente?
• Combina com o estilo da empresa ou da marca?
• Cabe sem esforço na estrutura e no design da página?

Quando você sabe por quais critérios vai comparar, também consegue pedir à IA com mais precisão. Em vez de “10 ideias de título”, você pode pedir “opções para casais na faixa dos 30 anos em que os dois trabalham, em tom tranquilo, com no máximo seis palavras”. E, quando as opções chegarem, organizá-las por esses critérios facilita a escolha.

Reduza para duas ou três antes de mostrar a alguém

Não recomendamos mostrar dez opções feitas com IA do jeito que estão, nem para a equipe nem para o cliente. Escolher entre dez é um peso grande para a outra pessoa. Você está simplesmente passando para ela o trabalho de escolher.

Antes de mostrar qualquer coisa, quem fez as opções reduz para duas ou três, usando os critérios combinados. Depois, acrescente a cada opção o seguinte:

1. O que a opção busca: uma linha, como “prioriza a proximidade” ou “prioriza a confiança”
2. A sua recomendação: qual você escolheria
3. Por que você recomenda: uma ou duas linhas, com base nos critérios combinados

Com uma recomendação, fica mais fácil para a outra pessoa responder “Vamos com essa” ou “Prefiro esta”. A decisão sai mais rápido, e o motivo da escolha pode ir direto para o registro.

O que guardar e o que pode ficar de fora

Registros são importantes, mas, se você tentar guardar tudo, não vai conseguir manter. Se guardasse cada troca com a IA e cada opção gerada pelo caminho, só o registro tomaria o seu dia inteiro.

Uma boa referência: guarde só o suficiente para responder quando alguém perguntar mais tarde “Por quê?”.

“Qual IA você usou e os pontos principais do que pediu” serve para quando for preciso refazer algo na mesma direção. Se alguém disser “Volte para a primeira opção, mas um pouco mais suave”, saber o que você pediu para aquela opção permite pedir de novo à IA.

Onde guardar

Depois de saber o que guardar, combine com a equipe onde cada coisa fica. O essencial é não deixar isso só num chat de IA ou no computador de alguém.

• Os arquivos das opções: coloque-os num espaço compartilhado de cada projeto. Inclua a data e o nome da opção no nome do arquivo (por exemplo, “21-10_titulo_opcao-A”).
• Por que você escolheu: escreva na tarefa de decisão em que a opção foi usada. A tarefa e o motivo ficam juntos, então é fácil encontrar depois.
• A direção definida: acrescente uma linha às anotações de decisões do projeto. Escreva só aquilo de que o próximo trabalho depende, como “O título prioriza a confiança”.

Com essas três coisas no lugar, mesmo na cena do início, dá para rastrear “a opção de antes da segunda rodada” pelo registro da tarefa. O motivo pelo qual ela foi deixada de lado aparece junto, então você consegue levar a conversa adiante: “Na época, deixamos essa de lado por este motivo, mas, com a direção atual, ela também pode funcionar.”

Cuidados ao mostrar opções ao cliente

Ao mostrar ao cliente opções feitas com IA, preste atenção não só em como você as fez, mas também em como elas vão ser usadas.

• Confira antes o que foi combinado: como as opções feitas com IA podem ser usadas talvez já esteja definido no acordo com o cliente ou nas regras da sua própria empresa. Confira também os termos de uso dos serviços de IA que você usa.
• Diga se é uma referência ou a versão final: ao mostrar fotos ou imagens feitas com IA, deixe claro se elas são para usar do jeito que estão ou se são só imagens para confirmar a direção.
• Diga por qual critério você quer que escolham: acrescente o que cada opção busca e o que você quer que seja decidido, por exemplo: “Desta vez, escolham a direção do texto. As palavras exatas a gente ajusta depois.”

SérieComo pedir revisões e decisões aos clientes é o tema da parte 5: “Como não ficar parado esperando a aprovação do cliente”

Como colocar em prática no GeckoFlag

Veja como fazer isso no GeckoFlag. As mesmas ideias também valem para outras ferramentas.

1Coloque os arquivos das opções mostradas em “Arquivos”

Os Arquivos do GeckoFlag são o espaço de armazenamento de cada projeto. Crie uma pasta como “Opções apresentadas” e coloque nela os PDFs e os arquivos de design das opções que você mostrou (até 10 MB por arquivo; se a configuração do PHP do seu servidor tiver um valor menor, esse é o limite). Incluir a data e o nome da opção no nome do arquivo facilita distinguir os arquivos na lista.

2Escreva a opção escolhida e o motivo num comentário da tarefa de decisão

Escreva a opção que você escolheu, por que a escolheu e as opções que deixou de lado, com os motivos, num comentário dessa tarefa de decisão. Os comentários aceitam rich text, então dá para organizá-los com títulos e listas com marcadores.

Se as opções de banner ou de texto forem imagens, você pode anexá-las ao comentário (até 5 MB cada e até 10 por vez). Coloque no comentário as duas ou três opções que você mostrou, e qualquer pessoa vai saber de qual opção se trata só de abrir a tarefa.

Ao publicar um comentário, você pode mudar o status ao mesmo tempo. Publique o comentário com o motivo e mude a tarefa de decisão para “Concluído” no mesmo passo: a decisão e a mudança de status ficam registradas de uma vez. Ao mesmo tempo, mude para “Decidido – finalizando” a tarefa de “fazer” que agora vai ser finalizada com essa opção.

SérieComo dividir status como “Decidido – finalizando” é o tema da parte 3: “Deixe visível o que está ‘aguardando decisão’”

3Acrescente a direção definida a uma página “Decisões” na Wiki

Crie uma página “Decisões” na Wiki do projeto e acrescente cada direção definida como um item de lista. Escreva numa linha a data, o que foi decidido e o número da tarefa; os motivos detalhados podem ser consultados na própria tarefa.

4Faça o rascunho do comentário com o motivo usando o “Criar com IA”

Com o “Criar com IA” do GeckoFlag, você pode colar as anotações da reunião e obter um rascunho do comentário. Se um administrador cadastrar os títulos “Opção escolhida”, “Por que escolhemos” e “Opções descartadas e por quê” no modelo de saída do “Texto do comentário”, os rascunhos feitos com o “Criar com IA” vão seguir os mesmos títulos na mesma ordem, não importa quem use. (Os títulos sem informação correspondente nas anotações são omitidos.) O modelo não é inserido automaticamente quando você escreve um comentário à mão.

Para usar esse recurso, é preciso uma chave de API da Anthropic e a permissão de uso dada por um administrador. O custo de uso da API é pago à Anthropic e não está incluído no preço do GeckoFlag. O que a IA cria é um rascunho, então confira antes de publicar. Observe também que a conversa com a IA em si não fica guardada no GeckoFlag. O que vale guardar é o comentário que você conferiu e publicou.

Você pode testar as formas de trabalhar apresentadas nesta série na demo.

Resumo

• O que a IA produz não é trabalho pronto; é material para tomar uma decisão
• Antes de fazer opções, defina o que elas devem ajudar a decidir e por quais critérios você vai compará-las
• Reduza para duas ou três antes de mostrar a alguém, e acrescente o que cada uma busca e a sua recomendação
• Guarde as opções que mostrou, a opção escolhida e o motivo, por que descartou as outras e os pontos principais do que pediu. Não guarde tudo
• Não deixe isso só num chat de IA ou no computador de alguém; guarde na tarefa de decisão e no espaço compartilhado da equipe

Agora que a IA facilita gerar opções, escolher pesa mais do que nunca. Se você guardar os motivos das suas escolhas, consegue seguir em frente com calma, mesmo quando alguém disser: “Vamos voltar para a primeira opção.”

Na próxima parte, vamos ver como manter o trabalho andando enquanto você espera a aprovação, quando quem decide é o cliente.