처음 쓰는 프로젝트 관리 도구, 무엇을 보고 고를까? 기능 수보다 먼저 확인할 여섯 가지

이 글은 연재 「처음 쓰는 프로젝트 관리 도구」의 마지막 회입니다.

처음 하나를 고를 때, 비교표의 ○ 개수보다 먼저 확인해 둘 것을 설명합니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

비교표의 ○ 개수로 고르지 않는다

비교 글의 기능 표는 도구의 차이를 아는 데 편리합니다. 다만 처음 하나를 고를 때 ○ 개수로 정하는 것은 권하지 않습니다.

도구를 처음 쓰는 팀에 필요한 것은 이 연재의 제1회에서 소개한 기본 구조뿐입니다. 일의 상자를 만들고, 할 일을 등록하고, 상태를 바꾸는 것입니다.

기능이 많은 도구는 할 수 있는 일이 많은 반면, 화면 항목도 외울 것도 많아집니다. 제5회에서 다뤘듯이, 처음부터 너무 공들여 설정하는 것은 도구가 쓰이지 않게 되는 이유 중 하나입니다.

고르기 전에 우리 팀에 대해 세 가지를 적어 둔다

도구를 비교하기 전에 우리 팀에 대해 적어 둡니다. 종이 한 장에 다음 세 가지입니다.

1. 어떤 일에 쓸 것인가: 우선 하나로 좁힙니다. ‘내년 전시회 준비’처럼 구체적으로 적습니다.
2. 누가 쓸 것인가: 사내 인원과 함께할 외부 사람을 적습니다. 디자이너, 인쇄소, 부스 시공 업체 등도 셉니다.
3. 몇 년 정도 쓸 것인가: 도구는 한번 도입하면 몇 년이고 씁니다. 3년을 하나의 기준으로 삼습니다.

이 세 가지를 적어 두면, 이어서 소개하는 여섯 가지를 확인할 때 그 답이 우리 팀에 맞는지 판단할 수 있습니다.

연재소규모 팀이라서 애초에 도구가 필요한지 망설여진다면 제4회 「소규모 팀에 정말 필요할까」의 ‘세 가지 질문’부터 생각해 보세요

확인할 여섯 가지

처음 하나를 고를 때 확인할 것은 다음 여섯 가지입니다. 각각 확인하는 방법도 함께 적었습니다.

1설명 없이 쓰기 시작할 수 있는가

도구는 모두가 써야 비로소 도움이 됩니다. 한 사람이라도 ‘사용법을 모르겠다’면, 그 사람의 일은 메신저나 표로 돌아가 버립니다.

확인 방법: 무료 체험 기간이나 데모를 이용해 팀 전원이 만져 보게 합니다. 설명 없이 “할 일을 하나 등록하고 상태를 바꿔 보세요”라고 부탁해 봅니다. 헤매지 않고 할 수 있으면 합격입니다.

23년 쓰면 얼마가 드는가

도구의 요금에는 인원별 월 요금, 정액 월 요금, 일회 구매, 무료 플랜 등 몇 가지 방식이 있습니다. 월 금액만 보면 차이를 알기 어렵습니다.

확인 방법: 적어 둔 인원으로 3년치 합계를 계산합니다. 사람이 늘었을 때 얼마가 되는지, 무료 플랜이라면 한도를 넘었을 때 얼마가 되는지도 봐 둡니다.

3외부 사람을 어떻게 초대할 수 있는가

전시회 준비에는 외부 사람이 참여합니다. 외부 사람을 초대할 수 있는지, 보여 주는 범위를 나눌 수 있는지, 요금 인원에 포함되는지는 도구마다 다릅니다.

확인 방법: 요금 페이지와 자주 묻는 질문에서 외부 사람을 어떻게 다루는지 확인합니다. 잘 모르겠으면 문의해 봅니다.

4데이터를 어디에 두는가

도구에는 크게 두 가지 형태가 있습니다.

• 서비스 회사의 서버에서 쓰는 형태(클라우드형): 신청하면 바로 쓸 수 있습니다. 서버 준비나 관리는 필요 없습니다. 대부분 월 요금입니다.
• 우리 서버에 설치해서 쓰는 형태(셀프 호스팅형): 서버 준비가 필요하지만, 데이터를 우리 손에 둘 수 있습니다.

어느 쪽이 좋고 나쁘다는 것이 아닙니다. 서버를 준비할 수 있는 사람이 사내나 거래처에 있는지에 따라 고를 수 있는 형태가 달라집니다.

확인 방법: 회사 홈페이지를 올려 둔 서버가 있는지, 그것을 관리하는 사람이 누구인지 확인해 둡니다.

5그만둘 때 데이터를 가지고 나갈 수 있는가

처음 하나가 계속 쓰는 도구가 된다고는 할 수 없습니다. 제5회에서 썼듯이, 맞지 않으면 바꾸는 것도 한 방법입니다.

그때 등록한 할 일이나 기록을 가지고 나갈 수 없으면, 다시 처음부터 등록해야 합니다.

확인 방법: CSV 같은 형식으로 데이터를 내보낼 수 있는지 확인합니다.

6곤란할 때 누구에게 물어볼 수 있는가

사용법을 모를 때나 제대로 작동하지 않을 때, 물어볼 곳이 있는지도 중요합니다.

확인 방법: 우리말 매뉴얼이나 자주 묻는 질문이 있는지, 문의 창구가 있는지 확인합니다.

시험할 때는 실제 업무로

후보를 두세 개로 좁혔다면 실제로 시험해 봅니다. 이때는 연습용 일이 아니라 실제 업무를 쓰는 것을 권합니다.

• 기간은 2주: 너무 짧으면 익숙해지기 전에 끝나고, 너무 길면 결정이 미뤄집니다.
• 업무는 하나: ‘전시회 초대장 발송’처럼 2주 안에 매듭지어지고, 사람과 사람 사이에 주고받는 일이 있는 업무를 고릅니다.
• 팀 전원이 함께: 한 사람만 만져 봐서는 제3회에서 다룬 부탁의 주고받기나 알림이 전달되는 방식을 알 수 없습니다.
• 마지막에 사용 소감을 모은다: ‘헤맨 곳’, ‘번거로웠던 곳’, ‘도움이 된 곳’을 전원에게서 하나씩 듣습니다.

연재 정리

처음 하나를 고를 때는 비교표의 ○ 개수보다 먼저 다음 여섯 가지를 확인하세요.

• 설명 없이 쓰기 시작할 수 있는가
• 3년 쓰면 얼마가 드는가
• 외부 사람을 어떻게 초대할 수 있는가
• 데이터를 어디에 두는가
• 그만둘 때 데이터를 가지고 나갈 수 있는가
• 곤란할 때 누구에게 물어볼 수 있는가

6회에 걸친 연재에서는 프로젝트 관리 도구를 써 본 적이 없는 분들을 위해 다음 내용을 써 왔습니다.

1. 도구는 ‘누가, 무엇을, 언제까지, 지금 어떻게 되어 있는지’를 모두가 같은 곳에서 보기 위한 도구
2. Excel 표는 공유해도 경위나 전달에 약하다
3. 메신저나 메일에는 부탁의 내용과 담당, 끝났는지를 담아 둘 곳이 없다
4. 소규모라도 누가 쉬면 멈추는 일이나 반복되는 일이 있으면 도구가 도움이 된다
5. 쓰이지 않게 되는 원인의 대부분은 ‘도입 방식’에 있으며, 도입 전의 약속으로 막을 수 있다
6. 처음 하나는 계속 쓸 수 있는지로 고른다

도구는 도입하는 것이 목적이 아닙니다. “그 건, 어떻게 됐어요?” 하고 묻고 다니는 시간이 줄고, 그만큼을 본래 업무에 쓸 수 있게 되는 것. 그것이 이 연재에서 전하고 싶었던 것입니다.

써 보고 싶어졌다면

마지막으로, 이 연재의 화면 예로 써 온 GeckoFlag를 소개합니다. 이 글의 여섯 가지에 비춰 보면 다음과 같습니다.

맞지 않는 경우도 있습니다

GeckoFlag는 다음과 같은 팀에는 맞지 않습니다.

• 서버를 준비할 수 있는 사람이 없다: 클라우드형은 제공하지 않습니다.
• 스마트폰 앱으로 쓰고 싶다: 앱은 없습니다. 스마트폰 브라우저에서는 쓸 수 있습니다.
• 메신저 등 다른 서비스와 연결하고 싶다: 메신저 도구 등과 연동하는 기능은 없습니다(외부와 연결되는 것은 Claude 데스크톱 앱에서 조작하는 Claude 연동뿐입니다).
• 세세하게 맞춤 설정하고 싶다: 입력 칸을 자유롭게 늘리거나 업무 흐름을 세세하게 정하는 기능은 없습니다.

해당된다면 다른 도구를 고르는 편이 분명 오래 쓸 수 있습니다.

도입은 화면 안내에 따라

파일을 서버에 올리고, 브라우저에 표시되는 안내에 따라 입력해 나갑니다. 명령어 조작은 없습니다. 절차는 매뉴얼의 설치 페이지에 정리해 두었습니다.

회사 홈페이지를 올려 둔 공유 호스팅이 있다면 거기에 설치할 수 있는 경우가 있습니다. 필요한 조건은 매뉴얼의 시스템 요구 사항 페이지에서 확인할 수 있습니다.

※ 회사 도메인을 이미 갖고 계시다면, 대부분의 공유 호스팅에서 “geckoflag.yourcompany.com”처럼 서브도메인을 만들어 설치할 수 있습니다. 이 경우 도메인을 새로 계약할 필요가 없습니다.

다른 도구와도 비교하고 싶은 분께

GeckoFlag의 칼럼과 비교 페이지에서는 다른 도구와의 차이도 잘 맞는 경우와 맞지 않는 경우를 포함해 다루고 있습니다.

• 공유 호스팅에 설치할 수 있는 도구를 비교하고 싶다: Docker 없이 공유 호스팅에 설치할 수 있는 프로젝트 관리 도구 비교
• 요금 구조로 비교하고 싶다: 프로젝트 관리 도구의 AI 기능은 얼마일까? 과금 방식 유형과 인원별 시산
• 자주 이름을 듣는 도구와 비교하고 싶다: Jira, Redmine, 오픈 소스 도구와의 비교 페이지

먼저 데모에서 다음 업무의 할 일을 하나 등록해 보세요. 연재에서 써 온 내용이 화면 위에서 어떻게 보이는지 알 수 있습니다.