태스크는 얼마나 잘게 나눌까? 알맞은 크기의 기준

‘전시회에 출전한다’라는 태스크 하나만 등록해 두었다가, 정신을 차려 보니 전날에 허둥대고 있다. 반대로 ‘메일을 한 통 보낸다’까지 나누다 보니 태스크가 100개를 넘어, 어느 것이 중요한지 알 수 없게 된다.

둘 다 태스크의 크기가 맞지 않아서 생기는 일입니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

결론: 한 사람이 며칠 안에 끝낼 수 있는 크기로 한다

기준은 3가지입니다.

3가지 모두에 해당하면 알맞은 크기입니다. 해당하지 않는 것이 있으면 나누거나 합칩니다.

너무 크다는 신호

• 담당자가 여러 명이다
• ‘진행하고 있습니다’라는 보고가 몇 주째 이어진다
• 완료 조건을 쓸 수 없다(쓰는 법은 제2회 「잘 전달되는 태스크 작성법」에서 설명하고 있습니다)

너무 큰 태스크는 어디까지 진행되었는지 밖에서 보이지 않습니다. 늦어지고 있다는 것을 기한 직전에야 알게 됩니다.

너무 잘다는 신호

• 등록하는 시간이 작업하는 시간보다 길다
• 몇 분이면 끝나는 작업만 늘어서 있다
• 목록이 꽉 차서 중요한 태스크가 보이지 않는다

몇 분이면 끝나는 작업은 태스크로 만들지 말고, 태스크 설명 안에 ‘할 일’로 글머리 기호를 달아 적습니다.

나누는 순서

전시회 출전 준비를 예로 들어 보겠습니다.

1. 마지막에 갖춰져 있어야 하는 것을 적어 낸다: 부스, 배포물, 당일 인원, 반입과 반출
2. 각각에 필요한 작업을 적어 낸다
3. 담당자와 기간으로 다시 묶는다: 한 사람이 며칠 안에 끝낼 수 있는 크기로 합니다
4. 순서를 적어 둔다: 앞의 작업이 끝나지 않으면 시작할 수 없는 것에 순서를 적습니다

표는 옆으로 스크롤할 수 있습니다 →

‘브로슈어를 준비한다’ 그대로라면, 원고와 인쇄소에 넘기는 것 중 어디에서 멈춰 있는지 보이지 않습니다. 나눈 덕분에 늦어지고 있는 곳을 알 수 있게 됩니다.

2단이면 충분하다

나누는 것은 ‘큰 묶음’과 ‘개별 작업’의 2단이면 대개 충분합니다. 3단, 4단으로 깊게 하면 전체를 내다보기 어려워지고, 업데이트하는 수고도 늘어납니다.

3단째가 필요해졌다면 묶음이 너무 크다는 신호입니다. 묶음을 둘로 나누거나 별도의 프로젝트로 합니다(프로젝트를 나누는 법은 제1회 「일은 어떤 단위로 나눌까?」에서 설명하고 있습니다).

실수하기 쉬운 점

1처음부터 완벽하게 나누려고 한다

앞일은 시작해 보지 않으면 알 수 없습니다. 보이는 범위만 나누고, 가까운 것부터 잘게 나눕니다. 먼 것은 큰 채로 놓아 두어도 괜찮습니다.

2나눈 뒤 묶음 쪽을 내버려 둔다

개별 작업이 모두 끝나도 묶음 태스크가 ‘진행 중’인 채로 남는 경우가 있습니다. 마지막 작업을 끝냈으면 묶음 쪽도 완료로 합니다.

예를 들면, 이런 일이 있었습니다

GeckoFlag에서는 이렇게 나눌 수 있다

• 이슈 아래에 하위 이슈를 만들 수 있습니다(상위·하위 이슈). 이슈 목록과 Gantt 차트에서는 상위 이슈 아래에 하위 이슈를 접어 둘 수 있습니다
• 상위·하위는 2단계까지입니다. 이 글의 ‘2단이면 충분하다’와 같은 생각이라, 지나치게 깊어지지 않습니다
• 상위 이슈와 하위 이슈는 같은 프로젝트 안에 둡니다
• 순서는 설명에도 적어 둡니다

실제 화면은 데모에서 직접 써 볼 수 있습니다.

정리

태스크는 ‘한 사람이 며칠 안에 끝낼 수 있고, 끝났는지 아닌지 분명히 알 수 있는’ 크기로 합니다. 나눌 때는 마지막에 갖춰질 것에서 거꾸로 거슬러 올라가고, 2단 안에 담습니다. 다음 회에서는 나눈 태스크의 담당자와 기한을 정하는 법을 설명합니다.

연재제목과 완료 조건 쓰는 법은 제2회 「잘 전달되는 태스크 작성법」에서 설명하고 있습니다

연재제4회 「담당자와 기한 정하는 법」