잘 전달되는 태스크 작성법: 제목·설명·완료 조건 쓰는 법

게시일: 2026년 10월 28일

이 연재에 대하여

「팀에서 쓰는 태스크 관리 요령」은 태스크 관리나 프로젝트 관리 도구를 쓰기 시작한 팀을 위한 전 8회와 번외편의 연재입니다. 업종에 상관없이, 어느 회부터 읽어도 됩니다.

번외편 「언어가 다른 멤버에게도 전해지는 작성법」(곧 공개)

태스크를 등록했는데, 받은 사람에게서 질문이 돌아온다. 완성되어 온 것이 생각했던 것과 다르다. 이런 엇갈림의 대부분은 작성법으로 막을 수 있습니다.

원인은 대개 부탁한 사람의 머릿속에 있는 전제가 글로 적혀 있지 않다는 것입니다. 부탁한 본인에게 당연한 것일수록 빠뜨리기 쉽습니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

결론: 제목은 ‘무엇을 하는가’, 설명은 ‘왜·무엇을·어디까지’

제목은 목록에서 보기 위한 것이고, 설명은 작업하는 사람이 읽기 위한 것입니다. 역할을 나눠서 쓰면 둘 다 짧고 알기 쉬워집니다.

제목 작성법

제목은 목록 안에서 구별이 되고, 무엇을 하면 끝나는지 한눈에 알 수 있도록 씁니다.

좋지 않은 예	좋은 예	이유
전단지	가을 축제 전단지 안을 2개 만든다	무엇을 하는지 쓰여 있지 않다
행사장 예약과 비품 준비	행사장을 예약한다／비품을 준비한다(2개로 나눈다)	태스크 하나에 행동이 2개 들어 있다
확인	견적서 금액을 확인한다	목록에서 보면 무엇을 확인하는지 알 수 없다
다음 주 회의 건으로, 상대방이 말한 자료 수정을, 가능하면 이번 주 안에	회의 자료 3페이지를 수정한다	자세한 사정은 제목이 아니라 설명에 쓴다

포인트는 4가지입니다.

‘~한다’로 끝낸다
태스크 하나에 행동 하나
‘확인’, ‘수정’만으로 끝내지 말고, 무엇을 확인하는지, 무엇을 수정하는지 쓴다
30자 안팎을 기준으로 하고, 자세한 사정은 설명으로 돌린다

설명에 쓸 4가지

1목적(왜 하는가)

작업하는 사람이 판단을 망설일 때 기준이 됩니다. ‘방문객에게 주차장 위치를 알리기 위해’라고 쓰여 있으면 지도의 크기나 위치를 스스로 판단할 수 있습니다.

2할 일

구체적인 작업을 글머리 기호로 씁니다. 순서가 있으면 번호를 붙입니다.

3완료 조건(어떻게 되면 끝인가)

가장 빠뜨리기 쉽고, 가장 중요한 항목입니다. ‘전단지 안을 만든다’만으로는 초안에서 끝인지, 인쇄소에 넘기는 데까지인지 알 수 없습니다. ‘A4 단면 안 2개를 PDF로 이 태스크에 올리면 완료’처럼 씁니다.

4자료·참고

사용할 사진이 있는 곳, 지난번 전단지, 상대방에게서 온 메일 등입니다. 찾는 수고가 없어지고, ‘어느 것을 쓰면 되나요?’ 같은 질문도 줄어듭니다.

그 밖에 기한에 이유가 있으면 덧붙여 씁니다(제4회 「담당자와 기한 정하는 법」에서 설명하고 있습니다).

작성 예

매장 리모델링에서 새 선반 배치를 생각해 달라고 부탁하는 장면입니다.

제목: 새 선반 배치안을 만든다

【목적】
리모델링 후 매장에서 입구부터 안쪽까지 훤히 보이게 하고 싶다. 지금은 입구 근처 선반이 높아서 안쪽 상품이 눈에 띄지 않는다.

【할 일】

지금 선반의 위치와 높이를 도면에 적어 넣는다
배치안을 2개 생각한다(선반 수는 지금과 같은 8대)

【완료 조건】
손으로 그린 것도 괜찮으니, 배치안 2개를 사진으로 찍어 이 태스크에 올리면 완료. 깔끔하게 다시 그리는 것은 안이 정해진 뒤 별도 태스크로 한다.

【자료】

매장 도면: 공유 폴더의 ‘리모델링’에 있습니다
선반 크기표: 첨부한 사진

【기한의 이유】
11월 6일 시공사와의 회의에서 안을 보여 주고 싶기 때문.

그대로 쓸 수 있는 템플릿

【목적】

【할 일】

【완료 조건】

【자료】

【기한의 이유】

모든 항목을 매번 채울 필요는 없습니다. 작은 태스크라면 ‘할 일’과 ‘완료 조건’만으로 충분합니다.

실수하기 쉬운 점

1말로 정한 것을 적지 않는다

회의나 전화로 정해진 것은 그 자리에 없던 사람은 알 수 없습니다. 정해진 것은 설명이나 댓글에 덧붙여 씁니다.

2설명이 너무 길다

지금까지의 경위를 전부 쓰면 정작 중요한 지시가 묻힙니다. 경위는 댓글에 남기고, 설명에는 ‘지금 무엇을 해 주었으면 하는지’만 씁니다.

3설명을 말없이 고쳐 쓴다

도중에 내용이 바뀌었을 때 설명만 고쳐 쓰면, 작업 중인 사람이 알아차리지 못합니다. 크게 바꿨을 때는 댓글로도 알립니다.

4‘적당히 알아서’, ‘가능한 한’

기준이 사람마다 다른 말은 엇갈림의 원인입니다. ‘눈에 띄게’라면 ‘멀리서도 가게 이름을 읽을 수 있는 크기’처럼 숫자나 예로 씁니다.

예를 들면, 이런 일이 있었습니다

협력 회사에 ‘배너 수정’이라고만 써서 부탁했더니, 전체 디자인이 바뀌어서 돌아왔습니다. 이쪽에서 고쳐 주길 바랐던 것은 날짜 한 군데뿐이었습니다.

완료 조건을 ‘날짜를 11월 3일로 바꾼다. 그 밖에는 바꾸지 않는다’라고 써 두었다면, 몇 번씩 주고받지 않아도 됐을 것입니다.

GeckoFlag에서는 이렇게 쓸 수 있다

이슈 제목은 50자까지입니다. 목록에서 보기 쉬운 길이에 자연스럽게 들어갑니다
설명은 리치 텍스트로, 제목, 글머리 기호, 링크를 쓸 수 있습니다. 게시하기 전에 미리 보기로 완성된 모습을 확인할 수 있습니다
이슈 유형, 우선순위, 담당자, 시작일, 마감일은 각각 전용 항목에서 설정합니다. 설명에는 항목에 없는 정보만 쓰면 충분합니다
템플릿은 프로젝트의 Wiki에 놓아 두면 멤버가 복사해서 쓸 수 있습니다

실제 화면은 데모에서 직접 써 볼 수 있습니다.

정리

제목에는 ‘무엇을 하는가’를 짧게 쓰고, 설명에는 목적, 할 일, 완료 조건, 자료를 씁니다. 특히 완료 조건을 쓰기만 해도 다시 하는 일이 크게 줄어듭니다. 다음 회에서는 태스크를 얼마나 잘게 나누면 좋은지 설명합니다.

연재프로젝트를 나누는 법은 제1회 「일은 어떤 단위로 나눌까?」에서 설명하고 있습니다

연재제3회 「태스크는 얼마나 잘게 나눌까?」

관련메신저나 메일로 부탁한 일이 흘러가 버리는 이유는 입문 연재 「처음 쓰는 프로젝트 관리 도구」 제3회 「메일이나 메신저로 받은 부탁은 왜 흘러가 버릴까?」에서 설명하고 있습니다