일은 어떤 단위로 나눌까? 건별·부서별·기간별로 나누는 법

게시일: 2026년 10월 27일

이 연재에 대하여

「팀에서 쓰는 태스크 관리 요령」은 태스크 관리나 프로젝트 관리 도구를 쓰기 시작한 팀을 위한 전 8회와 번외편의 연재입니다. 업종에 상관없이, 어느 회부터 읽어도 됩니다.

번외편 「언어가 다른 멤버에게도 전해지는 작성법」(곧 공개)

태스크 관리 도구를 도입하고 나서 가장 먼저 손이 멈추는 것이 ‘프로젝트를 어떻게 만들까’입니다. 너무 잘게 나누면 찾는 일이 보이지 않고, 너무 크게 묶으면 관계없는 알림이 계속 옵니다.

여기서 말하는 ‘프로젝트’는 도구 안에서 일을 묶어 두는 그릇입니다. 도구에 따라 ‘보드’, ‘스페이스’, ‘리스트’라고도 부릅니다. 이 글에서는 어떤 도구에나 통하는 나누는 법의 기본 생각을 설명합니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

결론: ‘같은 사람에게 보여 줄 일’을 하나로 묶는다

망설여지면 ‘이 일을 봐야 하는 사람은 누구인가’로 정합니다. 보는 사람이 같으면 하나로 묶고, 다르면 나눕니다.

많은 도구는 프로젝트에 참여한 멤버를 기준으로 볼 수 있는 범위와 알림을 받는 사람을 정합니다. 보는 사람으로 나눠 두면 관계없는 사람에게 정보가 보이거나 알림이 가는 것을 막을 수 있습니다.

자주 쓰이는 세 가지 나누는 법

나누는 법	맞는 일	예	주의할 점
건별	시작과 끝이 있는 일	거래처별 팸플릿 제작, 매장 리모델링 공사, 가을 축제 준비	건이 늘면 목록이 길어진다. 끝나면 닫는다
부서·팀별	끝이 없는 일상 업무	총무팀에 하는 요청, 매장 비품 보충, 경리의 월간 작업	내용이 계속 늘어난다. 상태나 기한으로 걸러서 본다
기간별	정기적으로 반복되는 일	2026년도 채용, 매달 내는 소식지, 연말 결산	기간에 걸치는 일을 어느 쪽에 둘지 정해 둔다

건별로 나누기

시작과 끝이 분명한 일에 맞습니다. 거래처나 현장마다 관여하는 사람이 달라진다면 이렇게 나누는 것이 자연스럽습니다. 끝나면 닫을 수 있으므로, 지금 진행 중인 일만 한눈에 볼 수 있습니다.

부서·팀별로 나누기

매일 이어지는 일에 맞습니다. 총무팀에 하는 비품 요청이나 매장의 정해진 작업처럼, 늘 같은 멤버가 돌리는 일입니다. 끝이 없으므로 내용이 계속 늘어납니다. 완료된 것은 숨기고 기한순으로 정렬하는 등, 보는 방법을 궁리합니다.

기간별로 나누기

매년, 매달 반복되는 일에 맞습니다. 지난번 프로젝트를 열어 보면 같은 준비를 같은 순서로 진행할 수 있습니다.

섞어 써도 된다

실제로는 한 가지 나누는 법만으로 충분한 팀은 많지 않습니다. 예를 들어 소규모 건축 회사라면 건축주별 공사는 ‘건별’로, 사무실의 일상 업무는 ‘부서별’로 나눕니다. 나누는 법이 섞이는 것 자체는 문제가 없습니다. 중요한 것은 새로운 일이 들어왔을 때 어디에 둘지 망설이지 않는 것입니다.

실패하기 쉬운 세 가지 패턴

1너무 잘게 나눈다

작업 하나를 위해 프로젝트를 만들어 버리는 경우입니다. 작업은 프로젝트 안의 태스크로 등록합니다. 기준으로, 태스크가 10건 이상 들어갈 것 같은지, 몇 주 이상 이어질지를 생각해 봅니다. 어느 쪽에도 해당하지 않으면 기존 프로젝트 안에 넣습니다.

2무엇이든 하나에 넣는다

모두의 일을 프로젝트 하나에 넣으면 관계없는 사람에게도 알림이 갑니다. 보여 줄 필요가 없는 정보가 외부 사람에게 보이는 일도 생깁니다.

3사람별로 나눈다

‘다나카 씨의 프로젝트’처럼 사람으로 나누는 경우입니다. 담당이 바뀔 때마다 태스크를 다른 프로젝트로 옮겨야 합니다. 누구의 일인지는 프로젝트가 아니라 태스크의 담당자로 나타냅니다(담당자 정하는 법은 제4회 「담당자와 기한 정하는 법」에서 설명하고 있습니다).

이름 붙이는 법

이름만 보고 내용을 알 수 있게 한다: ‘A사 2026년 가을 팸플릿’, ‘역앞점 리모델링 공사’
순서를 맞춘다: 거래처 → 내용 → 시기처럼 순서를 정해 두면 목록에서 찾기 쉬워집니다
‘기타’, ‘잡무’는 만들지 않는다: 무엇이든 들어가는 상자는 금세 무엇이 들어 있는지 알 수 없게 됩니다

예를 들면, 이런 일이 있었습니다

어느 거래처의 일을 프로젝트 하나에 묶어 두었습니다. 그런데 그 거래처 안의 다른 부서에서도 요청이 오기 시작하면서, 담당자가 다른 일이 같은 곳에 섞였습니다. 한쪽 담당자에게는 관계없는 알림이 계속 갑니다.

부서별로 프로젝트를 다시 나누자 알림 문제는 사라졌고, 각각의 진행 상황도 보기 쉬워졌습니다.

GeckoFlag에서는 이렇게 만들 수 있다

GeckoFlag에서 멤버와 게스트가 볼 수 있는 것은 참여 중인 프로젝트뿐입니다(관리자는 모든 프로젝트를 볼 수 있습니다). ‘보여 줄 사람으로 나눈다’는 생각을 그대로 실현할 수 있습니다.

프로젝트에는 프로젝트 이름, 설명, 프로젝트 담당자, 시작일과 종료일, 참여 멤버를 설정합니다
프로젝트 키(영문자·숫자 5자 이내)가 이슈 번호 앞에 붙습니다. 예를 들어 키를 ‘SHOP’으로 하면 이슈에는 ‘SHOP-1’, ‘SHOP-2’처럼 자동으로 번호가 매겨집니다. 짧고, 보면 무슨 일인지 알 수 있는 키로 합니다
끝난 프로젝트에는 완료 표시를 할 수 있습니다
외부 사람은 ‘게스트’로서, 참여할 프로젝트에만 초대할 수 있습니다(제7회 「외부 사람과 주고받을 때의 작성법」에서 설명하고 있습니다)

실제 화면은 데모에서 직접 써 볼 수 있습니다.

정리

프로젝트는 ‘같은 사람에게 보여 줄 일’로 묶습니다. 시작과 끝이 있는 일은 건별, 계속되는 일은 부서별, 반복되는 일은 기간별이 기본입니다. 다음 회에서는 프로젝트 안에 등록하는, 잘 전달되는 태스크 작성법을 설명합니다.

관련도구를 도입했는데 쓰이지 않게 되는 이유와 처음에 정해 둘 것은 입문 연재 「처음 쓰는 프로젝트 관리 도구」 제5회 「도입했는데 쓰이지 않게 되는 이유와 처음에 정해 둘 것」에서 설명하고 있습니다

연재제2회 「잘 전달되는 태스크 작성법」