진행 상황은 어떻게 전할까? 상태는 몇 개로, 누가 언제 바꿀까

‘그 건, 어떻게 되고 있나요?’라고 묻지 않아도 목록만 보면 진행 상황을 알 수 있다. 이를 위한 장치가 ‘상태’입니다. 다만 개수가 너무 많거나 제때 바뀌지 않으면, 오히려 실제 상황이 보이지 않게 됩니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

결론: 3~5개로 시작하고, 누가 언제 바꿀지 정한다

상태는 개수보다 ‘모두가 같은 뜻으로 쓰고, 자주 바꾸는 것’이 중요합니다. 적은 개수로 시작하고 누가 언제 바꿀지 정해 두면, 목록만 봐도 진행 상황을 알 수 있게 됩니다.

적게 시작하는 이유

상태가 많으면 무엇을 골라야 할지 사람마다 판단이 갈립니다. 바꾸기가 귀찮아지고, 결국 아무도 바꾸지 않게 됩니다. 먼저 적게 시작하고, ‘이 상태는 따로 구분하고 싶다’는 상황이 여러 번 생기면 그때 추가합니다.

기본 형태

대부분의 팀은 다음 네 가지로 충분히 돌아갑니다.

1. 미착수
2. 진행 중
3. 확인 대기
4. 완료

중요한 것은 ‘확인 대기’입니다. 작업은 끝났지만 부탁한 사람의 확인을 기다리는 상태를 따로 두면, ‘지금 누구 손에 있는지’를 알 수 있습니다. ‘진행 중’인 채로 확인을 기다리면, 부탁한 쪽은 아직 작업 중이라고 생각해 일이 멈춥니다.

추가한다면 먼저 ‘보류’입니다. 거래처의 답을 기다리는 일처럼, 우리 쪽에서는 진행할 수 없는 것을 따로 둡니다. 보류로 할 때는 이유와 언제 다시 볼지를 댓글에 씁니다.

업종별 예

상태 이름은 그 일에서 평소 쓰는 말에 맞추면 쉽게 자리 잡습니다.

누가, 언제 바꿀까

상태가 실제와 어긋나는 것은 ‘누가 바꿀지’가 정해져 있지 않을 때입니다.

• ‘진행 중’으로 바꾸는 것은 담당자가 일에 손을 댔을 때
• ‘확인 대기’로 바꾸는 것은 담당자가 확인을 부탁했을 때. 이때 담당자를 확인할 사람으로 바꿔 두면, 다음에 움직일 사람이 분명해진다
• ‘완료’로 바꾸는 것은 부탁한 사람인가, 담당자인가. 팀에서 어느 한쪽으로 정해 둔다

일이 끝났을 때의 기준을 정하는 법은 제8회에서 자세히 설명합니다.

진행 보고 작성법

상태만으로 전해지지 않는 것은 댓글로 보충합니다. ‘70% 정도 됐습니다’ 같은 비율보다 다음 세 가지를 쓰는 편이 잘 전해집니다.

‘끝난 일’뿐 아니라 ‘남은 일’도 쓰면 문제를 빨리 발견할 수 있습니다.

실수하기 쉬운 점

1상태가 실제와 맞지 않게 된다

일주일에 한 번, 짧게라도 좋으니 목록을 보면서 상태를 실제에 맞춥니다. 정기 회의가 있다면 그 자리에서 화면을 공유하는 것이 가장 하기 쉽습니다.

2‘진행 중’이 쌓여 간다

실제로는 멈춰 있는데 ‘진행 중’인 채로 남은 태스크가 늘어 갑니다. 다른 사람의 답을 기다리는 것은 ‘보류’로 바꾸고, 하지 않기로 정한 것은 이유를 써서 닫습니다.

예를 들면, 이런 일이 있었습니다

GeckoFlag에서는 이렇게 쓸 수 있다

• 상태는 이름과 색을 자유롭게 정할 수 있습니다. 최대 10개까지로, ‘적게 시작하기’에는 충분한 수입니다.
• 완료로 취급하는 상태가 있어, 완료로 바꾼 이슈는 대시보드의 ‘내 이슈’에서 빠집니다.
• 칸반 보드에서 상태별로 이슈를 나열해 볼 수 있습니다. PC에서는 카드를 드래그해서 상태를 바꿀 수 있어, 일주일에 한 번 하는 점검에 쓸 수 있습니다.
• 댓글을 게시하면서 상태와 담당자를 함께 바꿀 수 있습니다. ‘확인 대기로 바꾸고 담당을 되돌리기’가 한 번의 조작으로 끝납니다.
• 이슈 목록을 상태로 필터링할 수 있습니다.

실제 화면은 데모에서 직접 써 볼 수 있습니다.

정리

상태는 3~5개로 시작하고 ‘확인 대기’를 넣으면, 누구 손에 있는지 알 수 있습니다. 누가 언제 바꿀지 정하고, 진행 보고에는 ‘끝난 일, 남은 일, 다음 계획’을 씁니다. 다음 회에서는 거래처나 외주처 등 외부 사람과 주고받을 때의 작성법을 다룹니다.

연재제5회 「댓글에 답하는 법」도 함께 읽어 보세요

연재제8회 「마무리하는 법」(곧 공개)