담당자와 기한 정하는 법: ‘다 같이’, ‘최대한 빨리’는 그만

게시일: 2026년 10월 29일

이 연재에 대하여

「팀에서 쓰는 태스크 관리 요령」은 태스크 관리나 프로젝트 관리 도구를 쓰기 시작한 팀을 위한 전 8회와 번외편의 연재입니다. 업종에 상관없이, 어느 회부터 읽어도 됩니다.

번외편 「언어가 다른 멤버에게도 전해지는 작성법」(곧 공개)

태스크를 나눠도 ‘누가’, ‘언제까지’가 애매한 채로 있으면 일은 진행되지 않습니다. 회의에서 ‘그럼 다 같이 진행합시다’라고 정한 일이 다음 회의 때까지 아무도 손대지 않은 채로 남아 있다. 이런 경험은 업종에 상관없이 흔히 있습니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

결론: 담당은 한 사람, 기한은 날짜와 이유를 함께

끝까지 책임지고 지켜볼 사람을 한 사람 정하고, 기한은 ‘언제까지’와 ‘왜 그날인지’를 함께 전합니다. 이 두 가지만 갖춰져도 ‘누군가 할 줄 알았다’, ‘그렇게 급한 줄 몰랐다’는 거의 사라집니다.

왜 담당은 한 사람인가

담당이 여러 명이면 각자 ‘누군가 하겠지’라고 생각합니다. 늦어졌을 때 누구에게 물어야 할지도 알 수 없습니다.

돕는 사람은 몇 명이어도 상관없습니다. 다만 ‘끝까지 지켜볼 사람’은 한 사람으로 정합니다. 나눠서 진행하는 일이라면 태스크 자체를 나눕니다(나누는 법은 제3회 「태스크는 얼마나 잘게 나눌까?」에서 설명하고 있습니다).

담당자 정하는 법

정하는 것은 부탁하는 쪽. 단, 본인에게 확인한다: 말없이 담당자를 넣으면, 맡겠다고 한 적 없는 일이 생깁니다. 한마디면 되니 맡아 줄 수 있는지 확인합니다.
정해지지 않을 때는 일단 부탁하는 쪽이 맡는다: 담당이 비어 있는 태스크는 누구의 눈에도 띄지 않습니다.
휴가나 인사이동 때는 담당을 바꾼다: 휴가에 들어가기 전에 내가 담당인 태스크를 확인하고, 이어받을 사람을 정합니다.
담당이 없는 태스크를 정기적으로 본다: 일주일에 한 번, 담당자가 비어 있는 태스크를 확인합니다.

기한 정하는 법

1날짜로 쓴다

‘다음 주 중’, ‘월말’은 사람에 따라 해석이 달라집니다. 다음 주 중이 금요일 저녁인지 일요일 밤인지는 쓴 사람만 압니다. ‘10월 23일(금)’처럼 날짜로 쓰고, 시각이 중요하면 시각도 씁니다.

2이유를 덧붙인다

‘인쇄소에 원고를 넘기는 날이 10월 26일이라서’라고 쓰여 있으면, 기한을 옮길 수 있는지 담당자도 판단할 수 있습니다. 이유가 없는 기한은 잘 지켜지지 않습니다.

3‘몰래 앞당긴 기한’을 쓰지 않는다

실제 마감보다 이른 기한을 말없이 전하면, 머지않아 상대도 알아채고 어떤 기한도 믿지 않게 됩니다. 여유를 두고 싶다면 ‘마감은 26일입니다. 확인할 시간이 필요해서 23일에 받을 수 있으면 좋겠습니다’라고 솔직하게 씁니다.

4시작일도 정한다

기한만으로는 언제 손을 대야 늦지 않는지 알 수 없습니다. 시작일을 정해 두면 ‘시작했어야 하는데 시작하지 않은’ 일을 빨리 알아차릴 수 있습니다.

5늦을 것 같으면 바로 알린다

기한은 지킬 수 없다는 것을 안 시점에 상의하는 것입니다. 기한 당일에 알리기보다 그 전 주에 알리는 편이 쓸 수 있는 방법이 많아집니다(알리는 법은 제5회 「댓글에 답하는 법」에서 설명하고 있습니다).

‘최대한 빨리’를 바꿔 쓰는 예

흔히 쓰는 표현	바꿔 쓴 예
최대한 빨리	내일 오후 3시까지 받을 수 있으면 저녁 회의에 맞출 수 있습니다
시간 날 때	이번 주 중이면 언제든 괜찮습니다. 기한은 10월 23일(금)로 해 두겠습니다
긴급	오늘 중으로 필요합니다. 어려우면 12시까지 알려 주세요
언제든 괜찮아요	기한은 없지만, 11월 중에 한 번 상황을 알려 주세요

정말로 기한이 없는 일도 있습니다. 그런 경우에도 ‘언제 상황을 확인할지’만큼은 정해 두면 방치되지 않습니다.

실수하기 쉬운 점: 전부 ‘우선순위: 높음’

우선순위는 다른 일과 비교했을 때의 순서입니다. 전부 ‘높음’이면 무엇부터 손대야 할지 알 수 없습니다. 우선순위를 올릴 때는 무엇을 뒤로 미뤄도 되는지도 함께 전합니다.

예를 들면, 이런 일이 있었습니다

거래처와의 회의에서 ‘사진은 저희 쪽에서도 찾아보겠습니다’라고 정하고, 양쪽 모두 상대의 연락을 기다렸습니다. 마감 전날이 되어서야 둘 다 찾지 않았다는 것을 알게 되었습니다. 그 뒤로는 회의 마지막에 ‘이 건은 누가, 언제까지’를 확인하고, 그 자리에서 태스크로 만들고 있습니다.

GeckoFlag에서는 이렇게 정할 수 있다

이슈의 담당자는 한 사람입니다. 설정하지 않았을 때는 ‘미할당’으로 표시되어, 담당이 없는 이슈를 한눈에 알 수 있습니다.
시작일과 마감일을 설정할 수 있습니다. 둘 다 넣어 두면 Gantt 차트에서 기간을 확인할 수 있습니다.
대시보드의 ‘내 이슈’에서 내가 담당하는 미완료 이슈를 확인할 수 있습니다.
관리자는 모든 프로젝트·모든 멤버의 Gantt 차트를 볼 수 있습니다. 일이 특정한 사람에게 몰려 있지 않은지 확인하는 데 쓸 수 있습니다.
우선순위는 이름과 색을 자유롭게 정할 수 있습니다(최대 10개).

실제 화면은 데모에서 직접 써 볼 수 있습니다.

정리

담당자는 끝까지 지켜볼 한 사람을 본인과 확인해서 정합니다. 기한은 날짜로 쓰고 이유를 덧붙입니다. 다음 회에서는 태스크에서 주고받는 댓글 작성법을 설명합니다.

연재제3회 「태스크는 얼마나 잘게 나눌까?」도 함께 읽어 보세요

연재다음 회, 제5회 「댓글에 답하는 법」

관련소규모 팀에 도구가 필요한지는 입문 연재 「처음 쓰는 프로젝트 관리 도구」 제4회 「소규모 팀에 정말 필요할까?」에서 다루고 있습니다