소규모 팀에 정말 필요할까? 2~5명 팀이 ‘필요한가, 필요 없는가’를 가르는 세 가지 질문

“세 명뿐이니까 서로 물어보면 돼요.” 소규모 팀에서 자주 듣는 말입니다. 그리고 실제로 많은 경우 그걸로 잘 돌아갑니다.

이 글에서는 소규모 팀에 프로젝트 관리 도구가 정말 필요한지 살펴봅니다. 필요하지 않은 경우도 솔직하게 말씀드립니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

소규모 팀은 도구 없이도 잘 돌아가는 경우가 많습니다

먼저 말씀드리면, 두세 명의 팀은 도구 없이도 충분히 잘 돌아가는 경우가 많습니다.

• 모두가 전체를 볼 수 있습니다: 묻지 않아도 누가 무엇을 하고 있는지 대략 압니다.
• 한마디면 됩니다: 가까이 앉아 있다면 확인은 한 문장으로 끝납니다.
• 결정이 빠릅니다: 일하는 방식을 바꾸고 싶으면 그 자리에서 이야기하고 정할 수 있습니다.

이 연재에서는 전시회를 준비하는 다섯 명을 예로 들어 왔습니다. 다섯 명이어도 진행 상황을 물으러 다니거나 부탁한 일이 흘러가는 문제가 있었습니다.

그렇다면 세 명이라면 어떨까요? 사람이 적으면 물으러 다니는 일도 줄어듭니다. 메신저로 부탁한 일도 흘러가기 전에 기억하고 있을지 모릅니다.

소규모라는 것 자체가 분명한 강점입니다. 무리해서 도구를 들여 일을 늘릴 필요는 없습니다.

소규모라서 오히려 곤란한 네 가지 장면

그래도 소규모 팀에는 소규모라서 생기는 곤란함이 있습니다. 인원이 많은 팀에서는 드러나지 않는 문제입니다.

1한 명이 빠지면 일이 멈춥니다

소규모 팀에서는 한 가지 일을 한 사람이 혼자 맡는 경우가 많습니다. 대신할 사람이 없습니다.

그 사람이 며칠 아프면 그 일은 멈추고, 어디까지 진행됐는지조차 아무도 모릅니다. 다섯 명 팀에서 한 명이 빠지면 5분의 1이지만, 세 명 팀에서는 3분의 1이 빠지는 셈입니다.

신호쉬는 날에도 업무 문의 전화가 옵니다.

2한 사람이 여러 역할을 맡아 기억할 것이 많습니다

소규모 팀에서는 한 사람이 영업도, 사무도, 전시회 준비도 맡습니다. 한 사람이 떠안는 일의 수가 큰 팀의 한 사람보다 훨씬 많아지기 쉽습니다.

그 모든 것을 머릿속과 수첩으로 관리해야 합니다.

신호“아, 그거 깜빡했다”가 일주일에 몇 번씩 있습니다.

3반복되는 일의 진행 방법을 한 사람만 압니다

전시회, 연말 결산, 연하장. 매년 또는 매번 돌아오는 일의 순서는 기록이 아니라 담당했던 사람의 기억에 남기 쉽습니다.

도입부의 장면처럼, 그 사람이 그만두거나 담당이 바뀌면 처음부터 다시 알아봐야 합니다. 팀이 작을수록 한 사람이 가진 지식의 비중이 커집니다.

신호작년과 같은 일인데도 “작년엔 어떻게 했더라?”부터 시작합니다.

4외부 사람이 들어오면 더 이상 소규모가 아닙니다

회사 직원은 세 명이어도, 전시회 준비에는 디자이너, 인쇄소, 부스 시공 업체, 아르바이트 직원도 관여합니다. 연락을 주고받는 사람을 모두 세면 열 명이 넘기도 합니다.

‘한마디면 된다’는 사내 세 명 사이에서만 통합니다. 외부 사람과는 메일과 전화로 주고받는 일이 늘고, 이 연재의 제3회에서 다룬 ‘부탁한 일이 흘러간다’는 문제가 일어나기 쉬워집니다.

신호외부 사람에게 같은 설명을 몇 번이고 하고 있습니다.

인원수가 아니라 세 가지 질문으로 정합니다

네 가지 장면에서 보듯, 도구가 필요한지는 인원수만으로 정해지지 않습니다. 다음 세 가지 질문으로 생각하면 판단하기 쉬워집니다.

1누군가 일주일 쉬면 멈추는 일이 있습니까?

있다면, 그 일의 진행 과정을 그 사람 외에도 읽을 수 있는 곳에 남겨 둘 필요가 있습니다.

2매년 또는 매번 같은 일을 반복합니까?

반복한다면, 이번에 어떻게 했는지 기록해 두면 다음번에 처음부터 다시 알아보지 않아도 됩니다.

3외부 사람과 함께 진행하는 일이 있습니까?

있다면, 부탁과 그 경과를 외부 사람과 같은 곳에서 볼 수 있으면 설명하는 수고가 크게 줄어듭니다.

답을 읽는 방법

세 가지 모두 “아니요”라면 당분간은 도구가 없어도 곤란하지 않을 것입니다. 지금처럼 서로 이야기하며 일하시면 됩니다.

하나라도 “예”가 있다면, 적어도 그 일만이라도 도구로 관리하는 것을 검토해 볼 만합니다. 두 명이든 세 명이든 마찬가지입니다.

인원도 행도 적은 동안에는 Excel 표로 충분할 수도 있습니다. 표로 계속해도 되는 경우는 이 연재의 제2회에서 정리했습니다.

소규모 팀이 시작한다면 작게 시작합니다

소규모 팀이 도구를 도입할 때 중요한 것은 모든 일을 한꺼번에 옮기지 않는 것입니다.

• 한 가지 일부터 시작합니다: 예를 들어 다음 전시회 준비만 도구에 넣습니다. 일상의 자잘한 일은 지금처럼 두어도 됩니다.
• 상태는 세 가지만 씁니다: “시작 전”, “진행 중”, “완료”. 더 세세한 구분은 익숙해진 뒤에 해도 됩니다.
• 누가 기록할지 정합니다: 세 명이라면 모두가 기록하는 것이 이상적입니다. 어렵다면 한 사람이 입력하고 나머지는 보기만 하는 형태로 시작합니다.
• 끝난 일은 지우지 않고 남깁니다: 끝난 일과 주고받은 기록이 다음번의 진행 순서가 됩니다. 질문 2에 대한 답이 됩니다.

도구를 들였는데 결국 쓰지 않게 되는 일은 팀 규모와 관계없이 일어납니다.

연재시작할 때 정해 둘 것은 제5회 「도입했는데 쓰이지 않게 되는 이유와 처음에 정해 둘 것」에서 자세히 다룹니다

소규모 팀이 도구를 고를 때 볼 점

소규모 팀이 도구를 고를 때는 큰 팀과는 다른 점을 살펴봐야 합니다.

요금 방식

도구의 요금 방식에는 몇 가지가 있습니다.

• 인원당 월 요금: 사용하는 사람이 한 명 늘 때마다 월 요금이 올라갑니다.
• 정액 월 요금: 팀 규모 구간별로 월 요금이 정해져 있습니다.
• 일회 구매: 처음에 한 번만 지불하고 월 요금은 없습니다.
• 무료 플랜: 무료로 쓸 수 있지만 인원이나 기능에 제한이 있는 경우가 많고, 넘으면 유료 플랜으로 바꾸게 됩니다.

소규모 팀이라면 어떤 방식이든 월 단위로는 싸 보일 수 있습니다. 하지만 도구는 몇 년씩 씁니다. 3년 동안의 비용으로 비교하면 차이가 잘 보입니다.

외부 사람을 다루는 방식

질문 3에 “예”라고 답했다면, 외부 사람을 어떻게 초대할 수 있는지 확인합니다. 유료 사용자 수에 포함되는지, 볼 수 있는 범위를 제한할 수 있는지는 도구마다 다릅니다.

기능의 양

기능이 많은 도구는 할 수 있는 일이 많지만, 설정할 것과 익힐 것도 늘어납니다. 소규모 팀에는 도구 설정에 시간을 쓸 수 있는 사람이 많지 않습니다.

소규모 팀이라면 기능의 수보다 “모두가 설명 없이 쓰기 시작할 수 있는가”를 먼저 확인할 것을 권합니다.

연재고르는 방법 전체는 제6회 「처음 하나를 고를 때 무엇을 볼까」에서 자세히 다룹니다

정리

두세 명의 팀은 도구 없이도 잘 돌아가는 경우가 많습니다. 소규모라는 것 자체가 강점입니다.

그래도 소규모라서 오히려 곤란한 장면이 있습니다. 도구가 필요한지는 인원수가 아니라 다음 세 가지 질문으로 생각합니다.

• 누군가 일주일 쉬면 멈추는 일이 있습니까?
• 매년 또는 매번 같은 일을 반복합니까?
• 외부 사람과 함께 진행하는 일이 있습니까?

하나라도 “예”가 있다면, 적어도 그 일만이라도 도구로 관리하는 것을 검토해 볼 만합니다. 시작한다면 한 가지 일부터 작게 시작합니다.

써 보고 싶어졌다면

“한 가지 일만이라도 시험해 볼까” 하고 생각하신 분께 선택지를 하나 소개합니다. 이 글의 화면 예로 사용한 GeckoFlag입니다.

• 사기 전에 화면을 확인할 수 있습니다: 데모를 공개하고 있습니다.
• 인원수에 따라 요금이 달라지지 않습니다: $30 일회 구매이며 월 요금이 없습니다. 나중에 인원이 늘어도 추가 비용이 들지 않습니다. 서버 비용은 별도로 필요합니다. 자세한 내용은 요금 페이지를 확인해 주세요.
• 회사 밖 사람을 게스트로 초대할 수 있습니다: 게스트에게 보이는 것은 참여하고 있는 프로젝트뿐입니다.
• 끝난 일도 남겨 둘 수 있습니다: 프로젝트를 삭제하지 않는 한 이슈와 주고받은 기록이 그대로 남습니다. 다음 전시회를 준비할 때 다시 볼 수 있습니다.
• 설정할 것이 적은 편입니다: 설치한 뒤에는 프로젝트를 만들고 이슈를 추가하는 것부터 시작할 수 있습니다. 반대로 모든 것을 세세하게 맞춤 설정하고 싶은 팀에는 맞지 않습니다.
• 화면 안내에 따라 도입할 수 있습니다: 파일을 서버에 올리고, 브라우저에 표시되는 안내에 따라 입력해 나갑니다. 명령어 조작은 없습니다. 절차는 매뉴얼의 설치 페이지에 정리해 두었습니다.

회사 홈페이지를 올려 둔 공유 호스팅이 있다면 거기에 설치할 수 있는 경우가 있습니다. 필요한 조건은 매뉴얼의 시스템 요구 사항 페이지에서 확인할 수 있습니다.

※ 회사 도메인을 이미 갖고 계시다면, 대부분의 공유 호스팅에서 “geckoflag.yourcompany.com”처럼 서브도메인을 만들어 설치할 수 있습니다. 이 경우 도메인을 새로 계약할 필요가 없습니다.

먼저 데모에서 반복되는 일 하나를 프로젝트로 만들어 보세요.