Excel 관리표는 어디서 한계가 올까? 표 그대로 괜찮은 경우와 도구로 옮길 신호

Excel이나 스프레드시트 관리표는 많은 직장에서 일의 목록으로 쓰입니다. 이 글에서는 표의 어디에 한계가 있는지, 어떤 신호가 보이면 도구로 옮길 때인지를 설명합니다. 표 그대로도 충분한 경우도 함께 적었습니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

Excel 관리표는 잘 만들어진 도구

먼저 말해 두자면, Excel 관리표는 일의 목록을 만드는 도구로서 잘 만들어져 있습니다.

• 바로 시작할 수 있다: 새로 무언가를 계약하거나 익힐 필요가 없습니다.
• 누구나 쓸 수 있다: 대부분의 사람이 입력과 정렬 정도는 할 수 있습니다.
• 자유롭게 만들 수 있다: 열을 추가하는 것도, 색을 칠하는 것도 마음대로입니다.

많은 팀이 표로 시작하는 것은 자연스러운 일입니다. 문제가 생기는 것은 사람과 행이 늘고, 일이 오래 이어지게 된 다음입니다.

공유하면 최신판 문제는 거의 해결된다

연재 제1회에서는 표를 메일에 첨부해 돌리다 보면 “준비목록_최신(2)” 같은 파일이 늘어나, 어느 것이 맞는지 알 수 없게 되는 장면을 소개했습니다.

이 문제는 표를 공유하면 상당 부분 해결됩니다. Google 스프레드시트나 Microsoft 365의 Excel처럼, 파일 하나를 모두가 열어서 함께 입력하는 방법입니다.

파일이 하나뿐이므로 누군가 고치면 모두의 화면에 반영됩니다. 메일로 다시 첨부할 필요도 없습니다.

아직 첨부로 돌리고 있다면, 우선 공유로 바꾸기만 해도 일이 훨씬 편해집니다.

다만, 공유해도 해결되지 않는 문제가 있습니다. 다음 절에서 살펴보겠습니다.

공유해도 남는 5가지 한계

표는 “지금 어떻게 되어 있는지”를 한눈에 보는 데 강합니다. 약한 것은 거기에 이르기까지의 주고받기와, 사람에게 알리는 일입니다. 공유해도 남는 한계는 다음 5가지입니다.

1경위를 둘 곳이 없다

한 줄에 적을 수 있는 것은 지금의 상태뿐입니다. “업체에 견적을 요청했다”, “금액이 나왔다”, “상사 확인 대기” 같은 경위는 비고 칸에 밀어 넣거나, 메일과 메신저에 흩어집니다.

도입부의 긴 비고는 바로 이 한계가 드러난 것입니다.

신호비고 칸이 읽을 수 없을 만큼 길어졌다. 경위를 알기 위해 메일이나 메신저를 거슬러 올라가고 있다.

2적는 방식이 제각각이다

상태 칸에 “끝”, “완료”, “OK”, “○”가 섞여 갑니다. 마감일 칸에도 “10/20”, “다음 주 중”, “미정”이 나란히 놓입니다.

적는 방식이 제각각이면, “끝나지 않은 것만” 걸러 내려 해도 제대로 골라지지 않습니다.

신호필터나 정렬 결과를 믿을 수 없다. 입력 규칙을 몇 번이고 다시 알리고 있다.

3담당자 칸에 이름을 적어도 본인에게 전해지지 않는다

담당자 칸에 이름을 적어도, 표가 본인에게 알려 준다고는 할 수 없습니다. 결국 “표에 적어 뒀으니 봐 주세요”라고 메신저로 다시 전하게 됩니다.

부탁이 표와 메신저 두 곳으로 나뉩니다.

신호표를 고칠 때마다 다른 수단으로 연락하고 있다. “표를 못 봤어요”가 생긴다.

연재부탁이 흘러가 버리는 문제는 제3회 「메일이나 메신저로 받은 부탁은 왜 흘러가 버릴까」에서 자세히 다룹니다

4끝난 행을 어떻게 할지 곤란하다

끝난 행을 지우면 기록이 남지 않습니다. 남겨 두면 표가 점점 길어집니다.

회색으로 칠하기, 아래로 옮기기, 다른 시트로 옮기기 등 사람마다 방식이 달라서, 표가 조금씩 읽기 어려워집니다.

신호표가 너무 길어서 지금 해야 할 행을 찾기 어렵다. 끝난 행을 다루는 방식이 사람마다 다르다.

5보여 줄 범위를 나누기 어렵다

전시회 준비에 외부 디자이너나 시공 업체가 함께하는 경우가 있습니다. 상대와 관련된 행만 보여 주고 싶어도, 표는 기본적으로 파일째 공유합니다.

외부용으로 파일을 나누면, 이번에는 두 표를 오가게 됩니다. 제1회의 “어느 것이 최신인지 모르겠다” 문제로, 모양만 바꿔 되돌아가 버립니다.

신호회사 밖 사람을 위해 표를 옮겨 적어 다시 만들고 있다.

공통된 원인

5가지 한계는 모두 같은 곳에서 옵니다. 표는 “목록”을 만드는 도구이고, “한 건마다의 주고받기”나 “사람에게 알리는 일”을 맡도록 만들어져 있지 않은 것입니다.

프로젝트 관리 도구는 바로 이 부분을 맡습니다. 할 일 한 건마다 주고받은 내용을 적는 곳이 있고, 등록하거나 댓글을 달 때 관련된 사람에게 도구가 알림을 보낼 수 있습니다. 상태는 선택지에서 고르기 때문에 적는 방식도 맞춰집니다.

표 그대로도 괜찮은 팀

5가지 한계가 있어도 표 그대로 불편함이 없는 팀도 있습니다. 다음과 같은 경우입니다.

• 인원이 적다: 2~3명이 매일 얼굴을 보며 이야기할 수 있다.
• 행이 적다: 할 일이 수십 건 정도로 한 화면에 들어간다.
• 주고받기가 적다: 건마다의 상의나 경위를 남겨 둘 필요가 없다.
• 짧은 기간에 끝난다: 몇 주면 마무리되고, 기록을 나중에 다시 볼 일도 없다.

여기에 해당한다면 무리해서 옮길 필요는 없습니다. 앞 절의 신호가 몇 가지 보이기 시작할 때가 도구를 생각해 볼 계기입니다.

연재인원이 적은 팀에 대해서는 제4회 「소규모 팀에 정말 필요할까」에서 자세히 다룹니다

옮길 때 표를 어떻게 가져갈까

지금 쓰고 있는 표는 헛되지 않습니다. 표의 열 대부분은 그대로 도구의 항목으로 바꿀 수 있습니다.

옮기기 전에 표를 정리해 둔다

많은 도구에는 표를 CSV라는 형식의 파일로 만들어 가져오는 기능이 있습니다. CSV는 Excel의 “다른 이름으로 저장”으로 만들 수 있습니다.

가져오기를 순조롭게 하려면 미리 표를 정리해 두는 것이 지름길입니다.

1. 끝난 행을 옮길지 정한다. 망설여지면 끝나지 않은 행만으로 시작합니다.
2. 상태와 담당자를 적는 방식을 맞춘다. 도구의 선택지와 같은 말로 바꿔 둡니다.
3. 마감을 모두 날짜 형식으로 바꾼다.
4. 적은 건수로 한 번 시험해 본 뒤, 나머지를 가져온다.

가져올 수 있는 열이나 날짜를 적는 방식은 도구마다 다릅니다. 사용할 도구의 설명서에서 먼저 확인해 두세요.

한 번에 전부 옮기지 않아도 된다

옮기는 것은 앞으로 시작될 일부터여도 괜찮습니다. 진행 중인 일은 표에서 끝까지 마무리하고, 다음 일부터 도구로 시작합니다. 이쪽이 혼란이 적습니다.

정리

Excel 관리표는 바로 시작할 수 있는, 잘 만들어진 도구입니다. 공유하면 “어느 것이 최신판인지” 문제도 거의 해결됩니다.

그래도 다음 신호가 보이기 시작하면, 도구로 옮기는 것을 생각할 때입니다.

• 비고 칸이 읽을 수 없을 만큼 길어졌다
• 상태나 마감을 적는 방식이 제각각이라 필터를 믿을 수 없다
• 표를 고칠 때마다 메신저로 다시 전하고 있다
• 표가 너무 길어서 지금 해야 할 행을 찾기 어렵다
• 회사 밖 사람을 위해 표를 옮겨 적어 다시 만들고 있다

한두 가지라면 표를 손봐서 넘어갈 수 있을 때도 있습니다. 세 가지 이상 해당한다면, 표가 일의 양을 따라가지 못하게 되었다는 신호입니다.

써 보고 싶어졌다면

“우리 표도 슬슬 한계일지 모르겠다”고 느끼신 분께 선택지 하나를 소개합니다. 이 글의 화면 예에 사용한 GeckoFlag입니다.

• 사기 전에 화면을 확인할 수 있습니다: 데모를 공개하고 있습니다.
• 회사 밖 사람을 게스트로 초대할 수 있습니다: 게스트에게 보이는 것은 참여하고 있는 프로젝트뿐입니다.
• 화면 안내에 따라 도입할 수 있습니다: 파일을 서버에 올리고, 브라우저에 표시되는 안내에 따라 입력해 나갑니다. 명령어 조작은 없습니다. 절차는 매뉴얼의 설치 페이지에 정리해 두었습니다.
• $30 일회 구매입니다: 월 요금이 없고, 인원이 늘어도 추가 비용이 들지 않습니다. 서버 비용은 별도로 필요합니다. 자세한 내용은 요금 페이지를 확인해 주세요.

회사 홈페이지를 올려 둔 공유 호스팅이 있다면 거기에 설치할 수 있는 경우가 있습니다. 필요한 조건은 매뉴얼의 시스템 요구 사항 페이지에서 확인할 수 있습니다.

※ 회사 도메인을 이미 갖고 계시다면, 대부분의 공유 호스팅에서 “geckoflag.yourcompany.com”처럼 서브도메인을 만들어 설치할 수 있습니다. 이 경우 도메인을 새로 계약할 필요가 없습니다.

우선 데모에서, 지금 쓰는 표의 한 줄을 “할 일”로 등록해 보세요. 표와의 차이를 알 수 있습니다.