프로젝트 관리 도구란? 도구가 있으면 일의 무엇이 달라지는지 쉽게 설명합니다

이런 장면은 업종과 상관없이, 여러 사람이 함께 진행하는 일이라면 어디서든 일어납니다. 프로젝트 관리 도구는 이렇게 “물어보러 다니는 일”을 줄이기 위한 도구입니다.

이 글에서는 어떤 도구가 있는지가 아니라, “도구가 있으면 일의 무엇이 달라지는지”를 설명합니다. 전문 용어는 되도록 쓰지 않겠습니다.

참고: 이 글은 GeckoFlag 개발자가 작성했습니다.

프로젝트 관리 도구를 한마디로 말하면

프로젝트 관리 도구란 “누가, 무엇을, 언제까지, 지금 어떤 상태인지”를 팀 전원이 같은 곳에서 볼 수 있게 해 주는 도구입니다.

“프로젝트”라고 하면 거창하게 들리지만, 여기서는 “시작과 끝이 있고 여러 사람이 관여하는 일”을 뜻합니다. 전시회 참가, 회사 소개서 새로 만들기, 매장 리모델링, 신규 인력 채용. 모두 해당합니다.

이런 일은 자잘한 “할 일”의 모음입니다. 전시회라면 팸플릿 만들기, 비품 빌리기, 초대장 보내기, 당일 당번 정하기 같은 것들입니다.

도구는 이 “할 일”을 하나씩 등록하고, 담당자와 마감일을 함께 적어 모두가 볼 수 있는 곳에 늘어놓습니다. 기본은 이것뿐입니다.

도구가 없는 현장에서 일어나는 일

도구가 없는 현장에서는 같은 네 가지 곤란한 일이 되풀이됩니다. 전시회 준비를 예로 살펴보겠습니다.

어느 표가 최신인지 모른다

할 일 목록을 Excel로 만들어 메일에 첨부해 돌립니다. 흔히 볼 수 있는 시작 방식입니다.

그런데 며칠이 지나면 “준비목록_수정본”, “준비목록_최신”, “준비목록_최신(2)”가 각자의 손에 생겨납니다. 어느 표가 맞는지 이제 아무도 모릅니다.

연재제2회 「Excel 관리표는 어디서 한계가 올까」에서 자세히 다룹니다

부탁한 일이 흘러가 버린다

메신저에서 “초대장 수신자 목록, 금요일까지 부탁드려요”라고 부탁했습니다. 상대에게서 “알겠습니다”라는 답이 왔습니다.

그 뒤로 다른 이야기가 30개쯤 이어지고, 부탁은 화면 저 위로 흘러가 버립니다. 금요일 저녁에 이를 떠올리는 건 대개 부탁한 쪽입니다.

연재제3회 「메일이나 메신저로 받은 부탁은 왜 흘러가 버릴까」에서 자세히 다룹니다

담당자가 쉬면 멈춘다

비품 준비를 맡던 사람이 몸이 안 좋아 며칠 쉬었습니다. 업체와 어디까지 이야기가 됐는지, 견적은 도착했는지. 경위는 그 사람의 메일함과 머릿속에만 있습니다.

남은 사람은 업체에 전화해 처음부터 다시 물어보게 됩니다.

상황을 알려면 물어보러 다녀야 한다

처음 장면입니다. 전체를 챙기는 사람은 진행 상황을 알기 위해 모두에게 말을 겁니다. 질문을 받는 쪽도 그때마다 손을 멈추고 답합니다.

일을 진행하는 시간이 확인하는 시간으로 깎여 나갑니다.

도구가 있으면 달라지는 네 가지

앞의 네 가지 곤란한 일은 도구가 있으면 다음과 같이 달라집니다.

1할 일이 한곳에 모인다

목록은 도구 안에 단 하나뿐입니다. 누군가 고치면 모두가 보고 있는 목록이 그대로 바뀝니다.

“최신본이 어느 것인가”라는 질문 자체가 사라집니다.

2담당자와 마감일이 분명해진다

할 일 하나하나에 담당자와 마감일을 적는 칸이 있습니다.

부탁은 대화의 흐름에 묻히지 않습니다. 끝날 때까지 목록에 남아 있습니다. “알겠습니다” 뒤에 잊히는 일이 줄어듭니다.

3경위가 남는다

주고받은 내용은 할 일 하나하나에 적어 둡니다. “업체에 견적을 요청함”, “금액이 나옴”, “상사 확인을 기다리는 중” 같은 기록입니다.

담당자가 쉬어도 그 할 일을 열면 어디까지 진행됐는지 읽을 수 있습니다.

4묻지 않아도 상황을 알 수 있다

할 일에는 “아직 손대지 않음”, “진행 중”, “완료” 같은 상태가 붙습니다.

전체를 챙기는 사람은 목록만 보고도 멈춰 있는 일을 찾을 수 있습니다. 물어볼 것은 멈춘 이유뿐입니다.

구조는 세 가지뿐

도구마다 화면은 다르지만, 기본 구조는 공통이며 세 가지뿐입니다.

부르는 이름은 도구마다 다릅니다. “이슈”, “태스크”, “티켓”은 모두 “할 일 하나”를 가리킵니다.

많은 도구에는 보드나 일정표(간트 차트) 같은 화면도 있습니다. 이것들은 별도의 구조가 아닙니다. 같은 “할 일”을 상태별로 늘어놓거나 날짜에 따라 늘어놓아 보여 주는 것입니다.

처음에는 목록만으로도 충분히 쓸 수 있습니다.

도구가 대신해 주지 않는 것

도구는 들여놓기만 하면 일이 정리되는 물건이 아닙니다. 너무 기대하지 않도록, 할 수 없는 것도 먼저 적어 두겠습니다.

• 입력하는 것은 사람입니다: 등록되지 않은 일은 도구에도 보이지 않습니다.
• 약속이 필요합니다: “부탁은 반드시 도구에 등록한다” 같은 약속이 없으면 표나 메신저와 이중으로 관리하게 되어 오히려 손이 더 갑니다.
• 작업 자체가 빨라지지는 않습니다: 줄어드는 것은 찾는 시간과 확인하는 시간입니다.
• 필요 없는 팀도 있습니다: 두세 명이 매일 얼굴을 보고 일의 양도 적다면 종이나 화이트보드로 충분할 때가 있습니다.

연재제4회 「소규모 팀에 정말 필요할까」, 제5회 「도입했는데 쓰이지 않게 되는 이유와 처음에 정해 둘 것」에서 자세히 다룹니다

메신저나 표는 그만두지 않아도 된다

도구를 들여도 메신저를 그만둘 필요는 없습니다. 상의나 잡담은 지금처럼 메신저에서 하면 됩니다.

“결정된 것”과 “부탁”만 도구로 옮깁니다. 이렇게 나누는 것이 가장 무리 없이 시작하는 방법입니다.

정리

프로젝트 관리 도구는 “누가, 무엇을, 언제까지, 지금 어떤 상태인지”를 모두가 같은 곳에서 보기 위한 도구입니다. 도구가 있으면 다음 네 가지가 달라집니다.

• 할 일이 한곳에 모여 최신본을 찾지 않게 된다
• 담당자와 마감일이 분명해져 부탁이 잘 흘러가지 않는다
• 경위가 남아 담당자가 쉬어도 인계할 수 있다
• 물어보러 다니지 않아도 상황을 알 수 있다

어려운 기능을 익힐 필요는 없습니다. 일을 담는 상자를 만들고, 할 일을 등록하고, 상태를 업데이트한다. 이 세 가지부터 시작할 수 있습니다.

써 보고 싶어졌다면

“우리도 쓸 수 있겠다” 싶은 분께 선택지 하나를 소개합니다. 이 글의 화면 예에 사용한 GeckoFlag입니다.

• 사기 전에 화면을 확인할 수 있습니다: 데모를 공개하고 있습니다.
• 화면 안내에 따라 도입할 수 있습니다: 파일을 서버에 올리고, 브라우저에 표시되는 안내에 따라 입력해 나갑니다. 명령어 조작은 없습니다. 절차는 매뉴얼의 설치 페이지에 정리해 두었습니다.
• $30 일회 구매입니다: 월 요금이 없고, 인원이 늘어도 추가 비용이 들지 않습니다. 서버 비용은 별도로 필요합니다. 자세한 내용은 요금 페이지를 확인해 주세요.

회사 홈페이지를 올려 둔 공유 호스팅이 있다면 거기에 설치할 수 있는 경우가 있습니다. 필요한 조건은 매뉴얼의 시스템 요구 사항 페이지에서 확인할 수 있습니다.

※ 회사 도메인을 이미 갖고 계시다면, 대부분의 공유 호스팅에서 “geckoflag.yourcompany.com”처럼 서브도메인을 만들어 설치할 수 있습니다. 이 경우 도메인을 새로 계약할 필요가 없습니다.

먼저 데모에서 “할 일”을 하나 등록해 보는 것부터 시작해 보세요.