Serie: Gestire le attività in un team che lavora con l’IAParte 6
Con buone registrazioni, l’IA può aiutare ancora di più: come dividere d’ora in poi il lavoro tra gestione delle attività e IA
Questa serie
«Gestire le attività in un team che lavora con l’IA» è una serie in sei parti per i piccoli team creativi e che lavorano per clienti, che hanno cominciato a usare ChatGPT o Gemini nel lavoro. Le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Con l’IA serve ancora uno strumento di gestione delle attività?
- Impostare le attività su ciò che va deciso, non solo su ciò che va prodotto
- Rendere visibile l’«attesa di una decisione»
- Le proposte dell’IA sono materiale per decidere, non lavoro finito
- Andare avanti mentre si attende l’approvazione del cliente
- Con buone registrazioni, l’IA può aiutare ancora di piùQuesto articolo
Venerdì sera. La project manager comincia a scrivere il resoconto settimanale per il cliente: che cosa è stato deciso questa settimana, che cosa attende ancora una risposta e che cosa va deciso la settimana prossima.
Prima le serviva un’ora per ripercorrere chat ed e-mail e mettere tutto insieme. Ora l’elenco delle attività contiene già che cosa è stato deciso e perché. Passa all’IA le parti che servono, e in pochi minuti arriva una bozza.
Quindici minuti dopo, con qualche ritocco, il resoconto era partito. Tenere le registrazioni aveva dato i suoi frutti dove meno se lo aspettava.
In questa serie abbiamo impostato attività di decisione, reso visibile l’attesa di una decisione e registrato perché abbiamo scelto ciò che abbiamo scelto e che cosa abbiamo concordato con i clienti.
In quest’ultima parte vediamo come queste registrazioni diventano anche materiale per farsi aiutare dall’IA nel lavoro. Vediamo che cosa si può affidare all’IA, dove tracciare il confine di ciò che condivide e che cosa conservare d’ora in poi nel Suo strumento di gestione delle attività.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
Che cosa si può chiedere all’IA quando ci sono le registrazioni
L’IA non può tirare fuori la risposta giusta dal nulla. Detto al contrario, quando il materiale c’è, è brava a riassumere, ordinare e preparare bozze.
Con le registrazioni delle decisioni e degli accordi, può chiedere all’IA cose come queste:
- Preparare bozze di attività dagli appunti di una riunione: farle elencare che cosa deve succedere dopo, a partire da appunti o da una trascrizione.
- Preparare il resoconto settimanale dall’elenco delle attività: farle suddividere ciò che è stato deciso, ciò che è in verifica e ciò che va deciso la settimana prossima.
- Scoprire «Perché si è arrivati a questo?»: farle riassumere la storia a partire dai motivi registrati per ogni decisione.
- Elencare che cosa va deciso dopo: farle indicare ciò che non è ancora deciso, in base a ciò che è stato deciso e al lavoro che resta.
Niente di tutto questo è possibile senza registrazioni. Se dà all’IA scambi sparsi in una chat, non può capire in modo affidabile che cosa sia stato davvero deciso.
Un esempio: preparare attività dagli appunti di una riunione
Dando all’IA la trascrizione di una riunione di 30 minuti, può ricevere una decina di bozze di attività. Non è raro che solo circa la metà sia utilizzabile così com’è. Le altre si uniscono in un’unica attività, si corregge chi decide, oppure si eliminano perché si sovrappongono ad altre attività.
Anche così, è molto più veloce che scrivere tutto da zero. L’importante è trattare le bozze dell’IA come un punto di partenza e lasciare la decisione finale a una persona.
Preparare attività dagli appunti di una riunione
Trasformare in attività gli appunti di una riunione, a riunione finita, è uno dei lavori in cui l’IA può aiutare più facilmente. I passaggi sono questi:
- Prepari gli appunti o la trascrizione della riunione. Oscuri prima ciò che non vuole condividere, come nomi di aziende o di persone.
- Seguendo l’impostazione della parte 2, chieda all’IA di suddividerli in «cose da decidere» e «cose da produrre».
- Una persona esamina le bozze e registra solo quelle necessarie.
La richiesta si può scrivere, per esempio, così:
Esempio di richiesta
Dagli appunti della riunione qui sotto, elenca tutto ciò che deve succedere dopo.
- Suddividi i punti in «cose da decidere» e «cose da produrre».
- Per ogni «cosa da decidere», aggiungi le opzioni, chi potrebbe decidere e una possibile scadenza.
- Non indovinare nulla che non sia negli appunti. Scrivi invece «non noto».
Consigliamo di fare questo tipo di elenco complessivo nel servizio di IA che usa abitualmente, e di registrare le voci nel Suo strumento una alla volta, verificandole man mano.
Il «chi decide» e la «scadenza» suggeriti dall’IA sono solo ipotesi. A volte sono supposizioni basate sulla formulazione degli appunti. Prima di registrarli, una persona deve confermare chi deciderà, ed entro quando.
Preparare resoconti dall’elenco delle attività
Con un elenco delle attività si possono preparare anche le bozze dei resoconti settimanali per i clienti.
- Copi solo le attività che servono al resoconto. Escluda le attività che non riguardano il progetto e le discussioni solo interne.
- Le passi all’IA e le chieda di suddividerle in «deciso questa settimana», «in verifica presso il cliente» e «da decidere la settimana prossima».
- Una persona controlla il contenuto prima dell’invio.
Esempio di richiesta
Dall’elenco delle attività qui sotto, prepara una bozza di resoconto settimanale per il cliente.
- Dividilo in tre parti: «deciso questa settimana», «in verifica presso il cliente» e «da decidere la settimana prossima».
- Per ogni decisione, aggiungi il motivo in una riga.
- Non includere nulla che non sia nell’elenco.
Se divide gli stati in «In attesa del team» e «In attesa del cliente», come nella parte 3, anche per l’IA è più facile fare ordine. Questo perché il modo in cui sono divisi gli stati corrisponde da vicino al modo in cui è diviso il resoconto.
Dove tracciare il confine di ciò che condivide con l’IA
Le registrazioni possono diventare materiale per l’IA, ma ci sono anche informazioni che non vanno condivise. Prima di passare qualcosa, verifichi quanto segue.
- Contratti e regole aziendali: verifichi prima se i contratti con i clienti (come gli accordi di riservatezza) e le regole della Sua azienda consentono di inviare le informazioni a un servizio esterno.
- Che cosa oscurare: oscuri o sostituisca nomi di aziende, nomi di persone, importi, informazioni non pubbliche e simili prima di condividere.
- Come il servizio di IA tratta i dati: il modo in cui vengono trattati i dati inseriti (per esempio, se sono usati per l’addestramento) varia secondo il servizio e il piano. Controlli le impostazioni e le condizioni del servizio che usa.
- Non passare tutto: invece di dare all’IA l’intero contenuto del Suo strumento di gestione, scelga solo ciò che serve per quel lavoro specifico.
Se non è sicuro di dove tracciare il confine, si chieda: «Sarebbe un problema se il cliente lo vedesse?» Se la risposta è sì, non lo condivida, oppure lo oscuri prima.
Che cosa conservare d’ora in poi nel Suo strumento di gestione delle attività
Se si pensa di lavorare con l’IA, ciò che si conserva nello strumento cambia un po’ rispetto a prima.
| Da conservare | Se ne può fare a meno |
|---|---|
| Scadenze come le date di pubblicazione e di consegna | La suddivisione minuta delle attività e la stima dei tempi per ciascuna |
| Chi decide e che cosa è stato deciso | Tutte le opzioni prodotte dall’IA |
| Perché è stato deciso così | Il testo completo degli scambi con l’IA |
| Gli accordi con i clienti, e la loro data | Resoconti fatti solo per il gusto di riferire |
| I passaggi di consegne con fornitori esterni e altri reparti | ― |
La colonna di sinistra è il risultato del giudizio delle persone. È utile sia che in seguito la legga una persona, sia che la legga l’IA. La colonna di destra contiene ciò che si può rifare quando serve, oppure ciò che si può affidare all’IA.
Non serve registrare di più. Conservi decisioni e accordi in un posto fisso. Basta questo per ampliare ciò che può chiedere all’IA.
Metterlo in pratica in GeckoFlag
GeckoFlag offre la funzione «Crea con l’IA», con cui l’IA propone i contenuti da inserire a partire da testi o screenshot (v1.9.0+). Abbinata ai modi di lavorare di questa serie, funziona così.
Preparare ticket dagli appunti di una riunione
Apra «Crea con l’IA» nella schermata di aggiunta di un ticket e incolli gli appunti della riunione o un’e-mail di richiesta (fino a 4.000 caratteri). Se un amministratore ha consentito la lettura delle immagini, può allegare anche uno scambio in chat sotto forma di screenshot.
L’IA propone titolo, descrizione, tipo di ticket, stato, priorità, responsabile, data di inizio e data di scadenza del ticket. Ogni utilizzo propone i contenuti per il solo ticket che sta creando. La proposta compare in un elenco «Voce / Valore attuale / Valore proposto», e nel modulo entrano solo le voci che seleziona. A salvare è una persona.
Tipi di ticket e stati vengono scelti tra le opzioni registrate da un amministratore. Se nel testo non compare alcun nome, l’IA non indovina il responsabile.
Usare il modello della parte 2 anche per l’output dell’IA
Gli amministratori possono registrare un modello di output dell’IA per ciascuno dei campi «Descrizione del ticket», «Testo del commento», «Descrizione del progetto» e «Testo della wiki». Se registra le voci della parte 2 («Che cosa decidere», «Che cosa blocca», «Opzioni», «Chi decide», «Scadenza», «Decisione», «Motivo») come titoli della «Descrizione del ticket», l’IA scrive la descrizione con quei titoli, in quell’ordine. I titoli per cui gli appunti non contengono informazioni corrispondenti vengono omessi, invece di essere riempiti con spazi vuoti.
Tenga presente che il modello viene usato solo quando si usa «Crea con l’IA». Non viene inserito automaticamente nella descrizione quando si crea un ticket a mano.
Registrare le risposte e riassumere le decisioni
«Crea con l’IA» nella sezione dei commenti scrive il testo del commento tenendo conto del ticket e dei commenti più recenti. Se dà un’istruzione come «Il cliente ha risposto che ha scelto l’opzione B. Porta lo stato a Completato», oltre al testo propone anche modifiche come lo stato. I cambi di stato vengono applicati solo se li seleziona Lei.
Nella Wiki, oltre a creare una nuova pagina da un testo di partenza, può anche chiedere di integrare o riordinare la pagina «Decisioni» presentata nella parte 4. In questo caso, ad Anthropic viene inviato anche il testo attuale della pagina Wiki. Inoltre, applicando il suggerimento viene sostituito l’intero testo, quindi lo controlli nell’anteprima prima di applicarlo.
Per i resoconti settimanali, scelga solo i ticket necessari
Nelle schermate di GeckoFlag non esiste una funzione che crei automaticamente un resoconto dall’intero elenco dei ticket. Per preparare la bozza di un resoconto settimanale, faccia esportare i ticket in CSV da un amministratore, oppure copi i ticket che servono al resoconto, e passi solo le parti necessarie al servizio di IA che usa abitualmente. Che cosa condividere lo decide Lei.
Inoltre, «Integrazione con Claude», aggiunta nella v1.11.0, permette di usare GeckoFlag tramite conversazioni nell’app desktop di Claude. Se chiede, per esempio, «Scrivi il resoconto di questa settimana», Claude cerca e legge i ticket e prepara un riepilogo. Anche in questo caso, il contenuto dei ticket e degli altri elementi letti da Claude viene inviato ad Anthropic come parte della conversazione.
Le bozze create con l’IA si possono anche importare da CSV, ma solo gli amministratori possono importare, e l’importazione crea soltanto nuovi ticket. Le righe che fanno riferimento a stati o responsabili non registrati vengono omesse. Inoltre, salvando di nuovo un CSV in Excel il formato delle date può cambiare, al punto che il file non si può più importare. Per sistemarlo, usi un editor di testo.
Che cosa viene inviato e che cosa verificare prima dell’uso
- Cosa viene inviato: il testo che inserisce in «Crea con l’IA» e le eventuali immagini allegate vengono inviati all’API di Anthropic, insieme alla data odierna, alla lingua, ai nomi delle opzioni come i tipi di ticket e ai nomi dei membri del progetto. Per i commenti vengono inviati anche la descrizione del ticket e i commenti più recenti.
- Cosa non viene inviato: indirizzi e-mail, password, file già allegati e il contenuto di altri ticket o progetti non vengono inviati.
- Nulla viene salvato in GeckoFlag: il testo inserito e le risposte dell’IA non vengono salvati in GeckoFlag, salvo ciò che applica al modulo e salva. Anthropic tratta i dati secondo i propri Termini commerciali (Commercial Terms of Service).
- Che cosa serve: serve una chiave API di Anthropic emessa da Lei. I costi di utilizzo si pagano direttamente ad Anthropic e non sono inclusi nel prezzo di GeckoFlag. Inoltre il server su cui è installato GeckoFlag deve potersi connettere ad api.anthropic.com. Possono usarla solo gli utenti autorizzati da un amministratore, ed è possibile impostare un limite giornaliero. I passaggi per la configurazione sono nella pagina impostazioni dell’API Claude.
GeckoFlag è self-hosted: lo installa sul Suo server. I dati di ticket e commenti restano sul Suo server e vengono inviati all’IA solo quando usa «Crea con l’IA» o l’integrazione con Claude. In cambio, la gestione del server è sotto la Sua responsabilità. Inoltre, non sono previste integrazioni con strumenti di chat, GitHub e simili, né webhook. L’unico modo per collegare uno strumento esterno è l’integrazione con Claude, che usa un token API.
Può provare i modi di lavorare presentati in questa serie nella demo. Per il prezzo, veda la pagina dei prezzi.
Riepilogo della serie
In sei parti, questa serie ha trattato i seguenti punti sulla gestione delle attività nei team creativi che lavorano con l’IA.
- Parte 1: l’IA ha velocizzato il «produrre». Ciò che richiede tempo si è spostato sul «decidere»
- Parte 2: impostare le attività su ciò che va deciso, non solo su ciò che va prodotto, e registrare chi decide, la scadenza e il motivo
- Parte 3: dividere gli stati in base a chi si sta aspettando, così l’attesa di una decisione diventa visibile
- Parte 4: le opzioni dell’IA sono materiale per decidere. Mostrare agli altri solo una selezione ristretta e registrare il motivo della scelta
- Parte 5: inviare al cliente le richieste di verifica tutte insieme, come elenco di ciò che deve decidere, con le scadenze
- Parte 6: le registrazioni di decisioni e accordi diventano anche materiale per farsi aiutare dall’IA nel lavoro
Ciò che l’IA ha cambiato non è la quantità di lavoro, ma dove va il tempo. Proprio per questo servono le registrazioni di decisioni e accordi. E una volta che le conserva, ciò che può chiedere all’IA continua ad aumentare. Scegliere che cosa affidare all’IA e prendere la decisione finale resta compito delle persone.
Quando sceglierà uno strumento d’ora in poi, Le consigliamo di non confrontare solo il numero di funzioni di IA. Guardi anche se è facile registrare le decisioni, se clienti e persone esterne possono partecipare facilmente, dove si trovano i Suoi dati e se può scegliere da sé che cosa dare all’IA. Per le differenze di prezzo delle funzioni di IA, veda «Quanto costano le funzioni di IA negli strumenti di gestione dei progetti?»
Gli strumenti di gestione delle attività non diventano inutili a causa dell’IA. Spostando ciò che conserva dalle «attività» alle «decisioni e accordi», insieme all’IA il lavoro procede in modo ancora più scorrevole.