Serie: Consigli per gestire le attività in teamParte 3
Quanto suddividere le attività? Un punto di riferimento per la dimensione giusta
Questa serie
«Consigli per gestire le attività in team» è una serie in otto parti, più un articolo extra, per i team che hanno appena iniziato a usare uno strumento di gestione delle attività o dei progetti. I consigli valgono per qualsiasi settore, e le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Come raggruppare il lavoro?
- Scrivere attività che tutti capiscono
- Quanto suddividere le attività?Questo articolo
- Come scegliere responsabile e scadenza
- Come rispondere ai commenti
- Come comunicare l’avanzamento?
- Scrivere quando si lavora con persone esterne
- Come chiudere le attivitàA breve
Articolo extra: «Scrivere in modo chiaro anche per chi parla un’altra lingua» (a breve)
Lei registra una sola attività, «Partecipare alla fiera», e senza accorgersene si ritrova al giorno prima, di corsa. Al contrario, suddivide fino a «Inviare un’e-mail», si ritrova con più di 100 attività e non capisce più quali contano.
In entrambi i casi, il problema è che le attività non hanno la dimensione giusta.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
In breve: un’attività deve poter essere finita da una persona in pochi giorni
Ci sono tre punti di riferimento.
Come riconoscere la dimensione giusta
- Si può assegnare a un solo responsabile
- Si finisce in pochi giorni, al massimo in una o due settimane
- È chiaro se è finita o no
Se valgono tutti e tre, la dimensione è giusta. Se uno non vale, divida l’attività oppure la unisca ad altre.
Segnali di un’attività troppo grande
- Ci sono più responsabili
- Da settimane l’aggiornamento è sempre «Ci stiamo lavorando»
- Non si riesce a scrivere il criterio di completamento (come scriverlo lo spieghiamo nella parte 2: «Scrivere attività che tutti capiscono»)
Da fuori non si vede a che punto è un’attività troppo grande. Ci si accorge del ritardo solo a ridosso della scadenza.
Segnali di un’attività troppo piccola
- Registrarla richiede più tempo che farla
- L’elenco è pieno di lavori da pochi minuti
- L’elenco è così affollato che le attività importanti non si vedono
Non trasformi in attività i lavori da pochi minuti. Li scriva invece come elenco puntato sotto «Cosa fare», nella descrizione di un’attività.
Come suddividere il lavoro
Prendiamo come esempio la preparazione della partecipazione a una fiera.
- Elencare ciò che deve essere pronto alla fine: lo stand, il materiale da distribuire, il personale per la giornata, l’allestimento e lo smontaggio
- Per ciascuno, elencare il lavoro necessario
- Raggruppare di nuovo per responsabile e durata: ogni attività deve poter essere finita da una persona in pochi giorni
- Annotare l’ordine: per il lavoro che non può iniziare finché un altro non è finito, scriva l’ordine
| Blocco | Attività | Responsabile | Ordine |
|---|---|---|---|
| Stand | Disegnare la pianta dello stand | Sato | Per primo |
| Stand | Procurare espositori e illuminazione | Sato | Dopo la pianta |
| Materiale | Raccogliere i testi della brochure | Suzuki | Per primo |
| Materiale | Mandare la brochure in tipografia | Suzuki | Dopo i testi |
| Personale | Preparare i turni per la giornata | Takahashi | Per primo |
| Allestimento e smontaggio | Prenotare il trasportatore | Takahashi | Dopo la pianta |
Con un’unica attività «Preparare la brochure» non si vede se ci si è fermati ai testi o all’invio in tipografia. Suddividendola, si vede dove si trova il ritardo.
Bastano due livelli
Di solito bastano due livelli: i «blocchi grandi» e i «singoli lavori». Con tre o quattro livelli si fa più fatica a vedere l’insieme, e aggiornare tutto richiede più lavoro.
Se sente il bisogno di un terzo livello, è segno che il blocco è troppo grande. Lo divida in due oppure ne faccia un progetto a parte (come dividere il lavoro in progetti lo spieghiamo nella parte 1: «Come raggruppare il lavoro?»).
Gli errori più comuni
1Voler suddividere tutto alla perfezione fin dall’inizio
Quello che verrà dopo non si sa finché non si comincia. Suddivida solo ciò che vede, partendo da ciò che è più vicino. Il lavoro più lontano può restare per ora un’attività grande.
2Dimenticare l’attività del blocco dopo averla suddivisa
Anche quando tutti i singoli lavori sono finiti, l’attività del blocco a volte resta «In corso». Quando finisce l’ultimo lavoro, segni come completata anche l’attività del blocco.
Un esempio di ciò che può succedere
Un team aveva registrato «Realizzare la brochure aziendale» come un’unica attività. Fino a due settimane prima della consegna, nessuno si è accorto che la data del servizio fotografico non era ancora stata fissata.
Dopo averla suddivisa in testi, servizio fotografico, grafica e stampa, il team ha potuto controllare ogni settimana in riunione dove le cose si erano fermate.
Come suddividere il lavoro in GeckoFlag
- Sotto un ticket può creare dei ticket figli (ticket padre/figlio). Nell’elenco dei ticket e nel diagramma di Gantt può comprimere i figli sotto il loro padre
- I ticket padre/figlio arrivano fino a due livelli. È la stessa idea di «Bastano due livelli» di questo articolo, così la struttura non diventa troppo profonda
- Il ticket padre e i suoi figli stanno nello stesso progetto
- Scriva l’ordine anche nella descrizione
Può provare le schermate reali nella demo.
Riepilogo
Un’attività deve poter essere finita da una persona in pochi giorni, e deve essere chiaro se è finita o no. Per suddividere il lavoro, parta da ciò che deve essere pronto alla fine e risalga all’indietro, fermandosi a due livelli. La prossima volta vedremo come scegliere responsabile e scadenza delle attività suddivise.
SerieCome scrivere il titolo e il criterio di completamento lo spieghiamo nella parte 2: «Scrivere attività che tutti capiscono»
SerieParte 4: «Come scegliere responsabile e scadenza»