Serie: Consigli per gestire le attività in teamParte 5
Come rispondere ai commenti: confermare, chiedere e richiedere modifiche in poche parole
Questa serie
«Consigli per gestire le attività in team» è una serie in otto parti, più un articolo extra, per i team che hanno appena iniziato a usare uno strumento di gestione delle attività o dei progetti. I consigli valgono per qualsiasi settore, e le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Come raggruppare il lavoro?
- Scrivere attività che tutti capiscono
- Quanto suddividere le attività?
- Come scegliere responsabile e scadenza
- Come rispondere ai commentiQuesto articolo
- Come comunicare l’avanzamento?
- Scrivere quando si lavora con persone esterne
- Come chiudere le attivitàA breve
Articolo extra: «Scrivere in modo chiaro anche per chi parla un’altra lingua» (a breve)
Nei commenti di un’attività si va avanti e indietro senza fine. Oppure non arriva nessuna risposta, e non si sa nemmeno se qualcuno ha letto. Con un po’ di attenzione a come si scrive, queste situazioni si riducono molto.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
In breve: la conclusione nella prima riga, la richiesta nell’ultima
Chi legge decide dalla prima riga se la cosa lo riguarda. Scriva prima la conclusione e alla fine ciò che chiede all’altra persona. In mezzo metta solo ciò che le serve per decidere.
Come scrivere nelle diverse situazioni
Quando conferma di aver ricevuto
Un semplice «Ricevuto» non dice che cosa ha ricevuto, né che cosa farà e quando. Aggiunga il passo successivo.
| Da evitare | Meglio |
|---|---|
| Ricevuto. | Ricevuto. Carico la prima bozza entro giovedì mattina. |
Per le comunicazioni che non richiedono risposta, basta un breve «Visto». Se lo strumento ha le reazioni (rispondere con un’emoji), le usi.
Quando fa una domanda
- Se le domande sono più di una, le numeri. Anche la risposta potrà seguire i numeri: «Sulla 1, …»
- Se possibile, proponga delle alternative. «Scegliamo A o B?» è più facile da rispondere di «Come facciamo?»
- Scriva entro quando le serve la risposta
Quando rimanda indietro un lavoro (per chiedere modifiche)
- Indichi con precisione cosa modificare: «il titolo a pagina 2», «il numero di telefono in basso a destra»
- Spieghi il motivo: conoscendo il motivo, l’altra persona può correggere da sola i punti simili
- Separi «da modificare per forza» e «se possibile»: se tutto ha lo stesso peso, l’altra persona non sa da dove cominciare
- Tenga breve la premessa: accumulare frasi per non sembrare duri finisce per nascondere la richiesta vera. Se vuole dire cosa andava bene, basta una riga
Quando comunica che un lavoro è finito
Scriva che cosa è finito, dove si trova e se resta qualcosa da fare. Con un semplice «Fatto», chi riceve deve mettersi a cercare il risultato.
Modelli pronti da usare
Sostituisca le parti indicate con ___.
Conferma
Ricevuto. Mi occupo di ___ entro le ___ del ___.
Domanda
Su ___ avrei due domande.
- Per ___, va bene A o B?
- Serve ___ anche questa volta?
Se riesce a rispondermi entro il ___, posso procedere come previsto.
Richiesta di modifiche
Ho controllato. Le chiedo di modificare questi due punti.
- (Necessario) In ___, cambiare ___ in ___. Motivo: ___.
- (Se possibile) Ingrandire un po’ ___.
Per il resto va bene così.
Lavoro completato
Ho finito ___.
- Dove si trova: ___
- Cosa resta da fare: niente (oppure ___)
Quando può, ci dia un’occhiata.
Ritardo
Purtroppo ___ non sarà pronto per la scadenza del ___.
Motivo: ___
Posso consegnarlo entro il ___. In alternativa posso inviarle prima solo ___. Cosa preferisce?
Tre regole per scrivere
1Chiarire chi deve leggere
Nei commenti che vedono in tanti, se manca il destinatario nessuno pensa che il messaggio sia per lui. Scriva il nome della persona, oppure scelga a chi inviare la notifica.
2Scrivere se serve una risposta
Basta scrivere «Non serve rispondere» o «Mi risponda entro il ___» per ridurre il tempo passato ad aspettare risposte.
3Un solo argomento per attività
Quando nasce un argomento diverso, crei una nuova attività. Se negli stessi commenti si mescolano più discussioni, dopo non si riesce più a ricostruire che cosa è stato deciso.
Quando deve dire qualcosa di difficile
Ritardi, errori, rifiuti: più una cosa è difficile da dire, più la premessa tende ad allungarsi. Scriva i fatti in breve, in questo ordine: cosa è successo → che effetto ha → cosa propone. Basta una breve scusa; usi piuttosto lo spazio per descrivere in concreto il passo successivo.
Quando usare la chat
Per un breve confronto, la chat è più veloce. Però ciò che si decide in chat va annotato in una riga nei commenti dell’attività. I messaggi in chat scorrono via e poi è difficile ritrovarli (ne parliamo in dettaglio nell’articolo «Perché le richieste via e-mail e chat si perdono?» della nostra serie per principianti).
Un esempio di ciò che può succedere
Un team aveva chiesto delle modifiche in un’unica frase: «Nel complesso un po’ più luminoso, il testo più grande, e poi le foto…» Nessuno capiva quali modifiche fossero obbligatorie, e si è andati avanti e indietro tre volte. Da quando il team numera le richieste e separa «necessario» da «se possibile», il lavoro torna più spesso giusto al primo colpo.
Come comunicare in GeckoFlag
- I commenti sono in testo formattato, anche con elenchi numerati. Prima di pubblicare può vedere l’anteprima.
- Mentre pubblica un commento, può cambiare contemporaneamente stato, priorità e responsabile. Per esempio, scrivendo che il lavoro è finito, può impostare lo stato su «In attesa di verifica» e riassegnare il ticket a chi lo aveva richiesto.
- A ogni pubblicazione sceglie quali membri ricevono la notifica. Così decide ogni volta chi deve leggere.
- Ai commenti si può reagire con 20 icone diverse, così si riducono le risposte che dicono solo «Visto».
- Vengono mostrati i 3 commenti più recenti; quelli precedenti sono compressi. Quando una lunga discussione arriva a una decisione, conviene riportarla anche nella descrizione del ticket: sarà più facile da leggere.
Può provare le schermate reali nella demo.
Riepilogo
Nei commenti, scriva la conclusione nella prima riga e la richiesta nell’ultima. Basta aggiungere chi deve leggere e se serve una risposta per ridurre i botta e risposta. Nella prossima puntata vedremo come impostare gli stati con cui comunicare l’avanzamento.
SerieLegga anche la parte 4: «Come scegliere responsabile e scadenza»
SerieProssima puntata – Parte 6: «Come comunicare l’avanzamento?»