Serie: Consigli per gestire le attività in teamParte 1
Come raggruppare il lavoro? Dividere i progetti per commessa, team o periodo
Questa serie
«Consigli per gestire le attività in team» è una serie in otto parti, più un articolo extra, per i team che hanno appena iniziato a usare uno strumento di gestione delle attività o dei progetti. I consigli valgono per qualsiasi settore, e le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Come raggruppare il lavoro?Questo articolo
- Scrivere attività che tutti capiscono
- Quanto suddividere le attività?
- Come scegliere responsabile e scadenza
- Come rispondere ai commenti
- Come comunicare l’avanzamento?
- Scrivere quando si lavora con persone esterne
- Come chiudere le attivitàA breve
Articolo extra: «Scrivere in modo chiaro anche per chi parla un’altra lingua» (a breve)
Quando un team adotta uno strumento di gestione delle attività, la prima cosa su cui ci si blocca è come creare i progetti. Se si divide troppo, nessuno trova il lavoro che cerca. Se si raggruppa troppo, arrivano di continuo notifiche su lavori che non c’entrano.
Qui per «progetto» si intende il contenitore in cui lo strumento raggruppa il lavoro. Alcuni strumenti lo chiamano «bacheca», «spazio» o «lista». Questo articolo spiega un modo di ragionare sulla suddivisione che vale per qualsiasi strumento.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
In breve: raggruppare in un progetto il lavoro per le stesse persone
Nel dubbio, si chieda chi ha bisogno di vedere questo lavoro. Se sono le stesse persone, lo raggruppi in un unico progetto. Se sono persone diverse, lo divida.
La maggior parte degli strumenti decide chi può vedere cosa, e a chi arrivano le notifiche, in base ai membri di ciascun progetto. Se divide i progetti in base a chi deve vedere il lavoro, le informazioni non saranno visibili a chi non è coinvolto e le notifiche non arriveranno a chi non riguardano.
Tre modi comuni di dividere il lavoro
| Suddivisione | Adatta a | Esempi | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|---|
| Per commessa | Lavori con un inizio e una fine | Una brochure per un cliente, la ristrutturazione di un negozio, la preparazione di una festa d’autunno | Con tante commesse l’elenco si allunga. Chiuderle una volta finite |
| Per reparto o team | Lavoro quotidiano che non finisce mai | Richieste ai servizi generali, rifornimento del materiale del negozio, attività contabili mensili | Il contenuto continua a crescere. Filtrare per stato o scadenza |
| Per periodo | Lavori che si ripetono a intervalli regolari | Le assunzioni dell’anno fiscale 2026, la newsletter mensile, la chiusura del bilancio di fine anno | Decidere prima dove mettere il lavoro a cavallo tra due periodi |
Dividere per commessa
È adatto ai lavori con un inizio e una fine ben definiti. Se le persone coinvolte cambiano da cliente a cliente o da cantiere a cantiere, è la scelta naturale. Poiché può chiudere il progetto una volta finita la commessa, vede a colpo d’occhio solo il lavoro in corso.
Dividere per reparto o team
È adatto al lavoro che continua ogni giorno: le richieste di materiale ai servizi generali, le attività di routine di un negozio e altri lavori gestiti sempre dalle stesse persone. Poiché non finisce mai, il contenuto continua a crescere. Adatti la visualizzazione, per esempio nascondendo gli elementi completati o ordinando per scadenza.
Dividere per periodo
È adatto ai lavori che si ripetono ogni anno o ogni mese. Aprendo il progetto precedente, può ripetere gli stessi preparativi nello stesso ordine.
Si possono combinare
In pratica, pochi team riescono a usare un solo modo di dividere. Una piccola impresa edile, per esempio, può dividere i lavori di ogni committente «per commessa» e il lavoro quotidiano dell’ufficio «per reparto». Mescolare i modi non è di per sé un problema. L’importante è che, quando arriva un nuovo lavoro, nessuno debba chiedersi dove metterlo.
Tre errori frequenti
1Dividere troppo
È il caso in cui si crea un progetto per un singolo lavoro. Un singolo lavoro va inserito come attività all’interno di un progetto. Come regola pratica, si chieda se il progetto conterrà probabilmente dieci o più attività, oppure se durerà diverse settimane o più. Se nessuna delle due cose è vera, inserisca il lavoro in un progetto esistente.
2Mettere tutto in un unico progetto
Se il lavoro di tutti finisce in un unico progetto, anche chi non è coinvolto riceve le notifiche. Informazioni che non c’era bisogno di condividere possono persino diventare visibili a persone esterne all’azienda.
3Dividere per persona
È il caso in cui i progetti vengono divisi per persona, come «Il progetto di Tanaka». Ogni volta che cambia la persona incaricata, bisogna spostare le attività in un altro progetto. Indichi di chi è il lavoro con il responsabile dell’attività, non con il progetto (come scegliere il responsabile lo spieghiamo nella parte 4: «Come scegliere responsabile e scadenza»).
Come dare un nome ai progetti
- Un nome che dice cosa contiene: «Azienda A Brochure autunno 2026», «Negozio della stazione Ristrutturazione»
- Sempre lo stesso ordine: se stabilisce un ordine, per esempio cliente → contenuto → periodo, i progetti diventano più facili da trovare nell’elenco
- Niente progetti «Varie» o «Altro»: in un contenitore dove può finire di tutto, presto nessuno sa più cosa c’è dentro
Un esempio di ciò che può succedere
Un team raccoglieva tutto il lavoro di un cliente in un unico progetto. Poi anche un altro reparto dello stesso cliente ha cominciato a inviare richieste, e lavori seguiti da referenti diversi si sono mescolati nello stesso posto. Uno dei referenti continuava a ricevere notifiche che non lo riguardavano.
Dopo aver diviso di nuovo il lavoro in un progetto per reparto, il problema delle notifiche è sparito ed è diventato più facile seguire l’avanzamento di ciascun reparto.
Metterlo in pratica in GeckoFlag
In GeckoFlag, membri e ospiti vedono solo i progetti a cui partecipano (gli amministratori vedono tutti i progetti). Così può mettere in pratica direttamente l’idea di «dividere in base a chi deve vedere il lavoro».
- Per ogni progetto si impostano il nome del progetto, la descrizione, il responsabile del progetto, le date di inizio e di fine e i membri che vi partecipano
- La chiave del progetto (fino a cinque lettere e cifre) compare all’inizio di ogni numero di ticket. Per esempio, se imposta la chiave «SHOP», i ticket vengono numerati automaticamente «SHOP-1», «SHOP-2» e così via. Scelga una chiave breve che faccia capire a colpo d’occhio di che lavoro si tratta
- I progetti finiti possono essere contrassegnati come completati
- Può invitare persone esterne all’azienda come «ospiti», solo nei progetti a cui partecipano (ne parliamo nella parte 7: «Scrivere quando si lavora con persone esterne»)
Può provare le schermate reali nella demo.
Riepilogo
Raggruppi il lavoro in progetti in base a chi deve vederlo. Come regola di base, divida per commessa il lavoro con un inizio e una fine, per reparto il lavoro continuo e per periodo il lavoro che si ripete. La prossima volta vedremo come scrivere, all’interno di un progetto, attività che tutti capiscono.
Vedi ancheI motivi per cui uno strumento non viene più usato dopo l’adozione, e che cosa stabilire fin dall’inizio, li spieghiamo nella parte 5 della nostra serie per principianti «Il primo strumento di gestione dei progetti»: «Perché uno strumento smette di essere usato dopo l’adozione, e che cosa decidere per primo»
SerieParte 2: «Scrivere attività che tutti capiscono»