Serie: Il primo strumento di gestione dei progettiParte 5
Perché uno strumento smette di essere usato dopo l’adozione, e che cosa decidere per primo: cinque motivi e cinque regole prima di iniziare
Questa serie
«Il primo strumento di gestione dei progetti» è una serie in sei parti per chi non ne ha mai usato uno. Le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Che cos’è uno strumento di gestione dei progetti? Che cosa cambia quando se ne ha uno
- Dove arriva al limite un foglio di monitoraggio in Excel?
- Perché le richieste via e-mail e chat si perdono?
- Un piccolo team ne ha davvero bisogno?
- Perché uno strumento smette di essere usato dopo l’adozione, e che cosa decidere per primoQuesto articolo
- Che cosa guardare nella scelta del primo strumento
Per preparare la fiera, il team ha adottato uno strumento di gestione dei progetti. Nelle prime due settimane, tutte e cinque le persone hanno registrato le proprie attività e aggiornato gli stati con cura.
Nella terza settimana, le giornate piene si susseguono. Uno dopo l’altro, si smette di aggiornare gli stati.
Un mese dopo, si comincia a sentire: «L’hai messo nello strumento?» «No, l’ho mandato in chat.»
Due mesi dopo, nessuno ricorda l’ultima volta che ha aperto lo strumento.
Adottare uno strumento che poi resta inutilizzato è un fallimento molto comune.
Questo articolo spiega perché gli strumenti smettono di essere usati e che cosa decidere prima di adottarli per evitarlo.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
Succede spesso
Se uno strumento smette di essere usato, non significa che qualcuno sia stato svogliato. E non significa per forza che lo strumento sia fatto male.
La chat e i fogli Excel sono strumenti familiari, usati da anni. Uno strumento nuovo richiede un po’ di fatica finché non ci si abitua. Se quella fatica arriva in un periodo intenso, si torna agli strumenti che si conoscono. È naturale.
Nella maggior parte dei casi, la causa non è lo strumento in sé, ma il modo in cui viene introdotto. Basta decidere alcune cose in team prima di iniziare perché il risultato cambi molto.
Cinque motivi per cui uno strumento smette di essere usato
Il percorso che porta all’abbandono di uno strumento è spesso molto simile. Ecco i cinque motivi.
1Non si è deciso che cosa registrare
Se si comincia con «scrivete tutto nello strumento», ognuno registra cose diverse.
C’è chi registra anche le commissioni da cinque minuti e chi solo i lavori grandi. Anche guardando l’elenco, non si vede il lavoro del team nel suo insieme.
SegnaleC’è molta differenza tra chi registra tanto e chi registra poco.
2Si sovrappone alla chat e al foglio
Anche dopo l’arrivo dello strumento, si continua a chiedere le cose in chat e ad aggiornare il foglio Excel. Scrivere la stessa cosa in due posti è il doppio del lavoro.
E quando i due posti non coincidono, nasce la domanda: «Qual è quello giusto?». Sopravvive lo strumento familiare, quello che costa meno fatica.
SegnaleIn chat si chiede: «Lo metta anche nello strumento, per favore».
3Non è aggiornato, quindi non è affidabile
Un ticket resta «in corso» per settimane. In realtà è già finito. Quando succede qualche volta, l’elenco non è più affidabile.
Nessuno guarda un elenco di cui non si fida. Nessuno aggiorna un elenco che nessuno guarda. Così si innesca il circolo che porta all’abbandono dello strumento.
SegnaleDopo aver guardato l’elenco, finisce comunque per chiedere alla persona.
4Troppa configurazione all’inizio
Dieci livelli di stato. Venti campi da compilare. Se all’inizio si configura tutto con entusiasmo, ogni registrazione ha più campi su cui esitare.
Se registrare un’attività richiede tre minuti, chiedere in chat è più veloce.
SegnaleAl momento di registrare, ci si blocca: «Che cosa andava in questo campo?»
5Chi coordina non guarda lo strumento
Al team si chiede di usare lo strumento, ma chi coordina il lavoro, o il responsabile, continua a chiedere a che punto sono le cose in chat o a voce.
Allora il team non ha più motivo di aggiornare lo strumento. Basta rispondere quando viene chiesto.
SegnaleIl responsabile Le chiede in chat: «A che punto siamo con quella cosa?»
Cinque cose da decidere prima di adottarlo
Ognuno dei cinque motivi ha una regola corrispondente. Prima di adottare lo strumento, ne parlate in team e le decidete.
1Dove tracciare il confine di ciò che si registra
Decida che cosa si registra e che cosa no. Per esempio, un confine come questo:
- Tutto ciò che si chiede a un’altra persona si registra sempre
- Ciò che si fa da soli si registra solo se richiede mezza giornata o più
- Le commissioni da cinque minuti non si registrano
2Decidere che «fa fede lo strumento»
Per richieste e decisioni, fa fede ciò che è scritto nello strumento. Le consultazioni e le chiacchiere possono restare in chat come prima.
Se Le chiedono qualcosa in chat, è Lei a registrarlo nello strumento. È la separazione tra «il posto per parlare» e «il posto per chiedere» della parte 3 di questa serie.
Anche nel foglio Excel si smette di aggiornare ciò che è passato nello strumento. Non scrivere in due posti è la cosa più importante.
3Quando aggiornare
«Aggiornare spesso» crolla sempre nei periodi intensi. Stabilisca momenti precisi.
- Passare a «in corso» quando si inizia e a «completato» quando si finisce
- Una volta alla settimana, rivedere l’elenco tutti insieme (per esempio dieci minuti il lunedì mattina)
La revisione settimanale fa emergere le attività ferme o quelle che qualcuno ha dimenticato di aggiornare.
4Iniziare in piccolo
Inizi con tre stati: «da iniziare», «in corso» e «completato». Come campi bastano l’attività, il responsabile e la scadenza.
Anche il lavoro, all’inizio, lo limiti a uno solo. Se manca qualcosa, lo aggiunge in quel momento. Come può iniziare un piccolo team è spiegato anche nella parte 4.
5Chi coordina guarda prima lo strumento
Chi coordina il lavoro, o il responsabile, controlla l’avanzamento nello strumento prima di chiedere. E quando chiede, parte dallo strumento: «Il ticket X nello strumento è fermo: che cosa lo blocca?»
Quando il team vede che chi coordina guarda lo strumento, comincia ad aggiornarlo anche lui.
Modello di regole comuni
Riunite come regole del team, le cinque decisioni diventano così. Le copi così come sono e le adatti al Suo team.
Le nostre regole per usare lo strumento
- Ciò che chiediamo a un’altra persona e ciò che richiede mezza giornata o più si registra nello strumento
- Per richieste e decisioni, fa fede ciò che è scritto nello strumento
- Quando si inizia si passa a «in corso», quando si finisce a «completato»
- Ogni lunedì mattina rivediamo l’elenco insieme per dieci minuti
- L’avanzamento si controlla prima nello strumento, poi si chiede
Come gestire il primo mese
Se uno strumento attecchisce o no, si decide quasi sempre nel primo mese. Prendendo come esempio la preparazione della fiera, ecco un piano settimana per settimana.
- Settimana 1: registrare: stabilite le regole e registrate insieme le attività per la preparazione della fiera. Anche il responsabile e la scadenza si inseriscono in questa settimana.
- Settimana 2: abituarsi ad aggiornare: «in corso» quando si inizia, «completato» quando si finisce. Se chi coordina nota un aggiornamento dimenticato, lo fa presente senza rimproveri.
- Settimana 3: mantenere la revisione: il lavoro aumenta e gli aggiornamenti tendono a fermarsi. Qualunque cosa succeda, mantenete la revisione del lunedì.
- Settimana 4: fare il punto: dopo un mese di utilizzo, ognuno dice che cosa lo ha messo in difficoltà. Decidete se cambiare le regole, aggiungere campi o toglierne.
Non salti il punto della settimana 4. Ciò che è scomodo e resta così com’è è proprio il punto da cui lo strumento comincia a essere abbandonato. Al contrario, uno strumento che avete sistemato voi diventa il vostro strumento.
Se ancora non viene usato
Le regole ci sono, avete continuato per un mese, e lo strumento ancora non viene usato. In quel caso, riveda le cose in quest’ordine.
- Ridurre le regole: le regole che non vengono rispettate sono quasi sempre troppe o troppo dettagliate. Va benissimo ridurle a «registrare solo ciò che chiediamo a un’altra persona».
- Cambiare il lavoro: il primo lavoro scelto forse era troppo breve, o lo poteva completare una persona da sola, e non era adatto allo strumento. Riprovate con un lavoro in cui ci siano molti passaggi tra persone.
- Chiedersi se lo strumento è quello giusto: schermate difficili da capire, registrazioni troppo laboriose, tante funzioni da perdersi. Se i motivi sono questi, cambiare strumento è un’opzione ragionevole.
Cambiare strumento non è un fallimento. Dopo averne provato uno, avrete un’idea molto più chiara di ciò che serve al vostro team.
SerieDi che cosa guardare quando sceglierà la prossima volta parliamo nel dettaglio nella parte 6: «Che cosa guardare nella scelta del primo strumento»
In sintesi
Nella maggior parte dei casi, uno strumento smette di essere usato non per lo strumento in sé, ma per il modo in cui è stato introdotto. Ecco i cinque motivi:
- Non si è deciso che cosa registrare
- Si sovrappone alla chat e al foglio
- Non è aggiornato, quindi non è affidabile
- Troppa configurazione all’inizio
- Chi coordina non guarda lo strumento
Prima di adottarlo, decidete in team cinque cose: dove tracciare il confine di ciò che si registra, che fa fede lo strumento, quando aggiornare, iniziare in piccolo e che chi coordina guardi prima lo strumento. Così le probabilità che lo strumento attecchisca aumentano molto.
E alla fine del primo mese, si prenda sempre il tempo per fare il punto.
Se desidera provarne uno
Se sta pensando «se si tratta di iniziare in piccolo, potremmo provare», ecco un’opzione: GeckoFlag, lo strumento usato per la schermata di esempio di questo articolo.
- Può vedere le schermate prima di acquistare: è disponibile una demo pubblica.
- Non serve configurare tutto prima: una volta installato, può iniziare creando un progetto e aggiungendo ticket. Un amministratore può aggiungere stati e tipi di ticket e modificarne il nome (fino a 10 ciascuno).
- Il Suo lavoro a colpo d’occhio: la dashboard mostra i ticket assegnati a Lei.
- Nessun canone mensile, per quanto a lungo lo usi: acquisto unico da $30 / €27. Aggiungere persone non costa nulla in più. Il costo del server è a parte. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.
- Si installa seguendo le indicazioni a schermo: si caricano i file sul server e si compilano i passaggi che il browser propone. Non serve la riga di comando. I passaggi sono nella pagina Installazione del manuale.
D’altra parte, non è adatto ai team che vogliono personalizzare tutto nei dettagli. Non ci sono funzioni per aggiungere campi propri o definire flussi di lavoro dettagliati.
Se il sito della Sua azienda è già su un hosting condiviso, potrebbe essere possibile installarlo lì. Ciò che serve è indicato nella pagina Requisiti di sistema del manuale.
Nota: se la Sua azienda ha già un proprio dominio, la maggior parte degli hosting condivisi consente di creare un sottodominio come «geckoflag.suaazienda.it» e di installarlo lì. In questo caso non serve registrare un nuovo dominio.
Nella demo, registri un ticket e ne cambi lo stato. Si farà un’idea di quanta fatica richieda aggiornare.