Che cos’è uno strumento di gestione dei progetti? Che cosa cambia nel lavoro quando se ne ha uno, spiegato in modo semplice

Scene così capitano in qualsiasi settore, ovunque più persone lavorino alla stessa cosa. Uno strumento di gestione dei progetti serve a ridurre questo «andare in giro a chiedere».

Questo articolo non parla di quali strumenti esistono, ma di che cosa cambia nel Suo lavoro quando ne usa uno. Useremo il minor numero possibile di termini tecnici.

Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.

Uno strumento di gestione dei progetti, in una frase

Uno strumento di gestione dei progetti è un luogo in cui tutto il team vede chi fa che cosa, entro quando e a che punto è in questo momento.

«Progetto» può sembrare una parola impegnativa, ma qui significa semplicemente «un lavoro con un inizio e una fine, a cui partecipano più persone». Partecipare a una fiera, rifare la brochure aziendale, ristrutturare un negozio, assumere una persona nuova: tutto questo rientra.

Un lavoro del genere è un insieme di piccole attività. Per una fiera, ad esempio: preparare la brochure, noleggiare l’allestimento, spedire gli inviti, decidere chi presidia lo stand il giorno dell’evento.

Lo strumento registra queste attività una per una, aggiunge a ciascuna la persona responsabile e la scadenza, e le mette in un posto visibile a tutti. In fondo, è tutto qui.

Che cosa succede nei team senza uno strumento

Nei team senza strumento si ripetono sempre gli stessi quattro problemi. Vediamoli con l’esempio della preparazione della fiera.

Non si sa quale foglio sia il più aggiornato

Si crea l’elenco delle attività in Excel e lo si invia come allegato via e-mail. È un modo comune di cominciare.

Dopo qualche giorno, ognuno ha il suo «Lista_fiera_corretta», «Lista_fiera_definitiva» e «Lista_fiera_definitiva (2)». Nessuno sa più quale sia quello giusto.

SerieNe parliamo nel dettaglio nella parte 2: «Dove arriva al limite un foglio di monitoraggio in Excel?»

Le richieste si perdono

Scrive in chat: «Mi mandi l’elenco dei destinatari degli inviti entro venerdì?». La risposta: «Ricevuto».

Poi seguono una trentina di messaggi su altri argomenti e la richiesta scivola in alto, fuori dalla vista. Il venerdì pomeriggio, di solito, chi se ne ricorda è chi l’ha fatta.

SerieNe parliamo nel dettaglio nella parte 3: «Perché le richieste via e-mail e chat si perdono?»

Se qualcuno è assente, tutto si ferma

La persona che si occupava dell’allestimento dello stand si ammala e resta a casa qualche giorno. A che punto era con il fornitore? Il preventivo è arrivato? La cronologia esiste solo nella sua casella di posta e nella sua testa.

Gli altri devono chiamare il fornitore e richiedere tutto da capo.

Per sapere a che punto si è, bisogna andare a chiedere

È la scena dell’inizio. Chi coordina deve sentire ogni persona per sapere come vanno le cose. E chi viene interpellato deve interrompere il lavoro ogni volta per rispondere.

Il tempo che dovrebbe servire a far avanzare il lavoro se ne va nel controllarlo.

Quattro cose che cambiano con uno strumento

Ecco come cambiano quei quattro problemi quando si ha uno strumento.

1Tutte le attività sono in un solo posto

Esiste un unico elenco, dentro lo strumento. Quando qualcuno lo modifica, l’elenco che vedono tutti cambia subito.

La domanda «Qual è la versione più recente?» semplicemente sparisce.

2Responsabile e scadenza sono chiari

Ogni attività ha un campo per la persona responsabile e uno per la scadenza.

Le richieste non finiscono sepolte nel flusso della conversazione. Restano nell’elenco finché non sono completate. Dopo un «Ricevuto» si dimenticano meno cose.

3La cronologia resta registrata

Gli aggiornamenti si annotano su ogni attività: «Chiesto un preventivo al fornitore», «Arrivato il prezzo», «In attesa dell’approvazione del responsabile».

Anche se la persona responsabile è assente, basta aprire quell’attività per capire a che punto è.

4Si vede a che punto si è senza chiedere

Ogni attività ha uno stato, come «da iniziare», «in corso» o «completata».

Chi coordina individua ciò che è fermo semplicemente guardando l’elenco. Resta solo da chiedere perché è fermo.

Ci sono solo tre elementi di base

Ogni strumento ha un aspetto diverso, ma gli elementi di base sono gli stessi, e sono solo tre.

I nomi cambiano da strumento a strumento. «Ticket», «attività» e «issue» indicano tutti «una singola attività».

Molti strumenti offrono anche schermate come una bacheca o un cronoprogramma (diagramma di Gantt). Non sono elementi a parte. Mostrano le stesse attività, raggruppate per stato o disposte lungo una linea del tempo.

All’inizio, il solo elenco è più che sufficiente.

Che cosa uno strumento non fa al posto Suo

Uno strumento non porta a termine il lavoro solo perché è stato installato. Per non aspettarsi troppo, ecco prima che cosa non può fare.

• A inserire i dati sono le persone: il lavoro non registrato è invisibile anche per lo strumento.
• Servono alcune regole: senza un accordo come «le richieste si registrano sempre nello strumento», tutto finisce doppio tra strumento e foglio o chat, e il lavoro addirittura aumenta.
• Il lavoro in sé non diventa più veloce: si riduce il tempo speso a cercare e a controllare.
• Alcuni team non ne hanno bisogno: se sono due o tre persone che si vedono ogni giorno e le attività sono poche, carta o una lavagna possono bastare.

SerieNe parliamo nel dettaglio nella parte 4: «Un piccolo team ne ha davvero bisogno?» e nella parte 5: «Perché uno strumento smette di essere usato dopo l’adozione, e che cosa decidere per primo»

Chat e fogli possono restare

Adottare uno strumento non significa smettere di usare la chat. Confronti e chiacchiere possono restare in chat, come prima.

Si spostano nello strumento solo «ciò che è stato deciso» e «ciò che è stato richiesto». Questa divisione è il modo più semplice per cominciare.

Riepilogo

Uno strumento di gestione dei progetti è un luogo in cui tutti vedono chi fa che cosa, entro quando e a che punto è in questo momento. Con uno strumento cambiano quattro cose:

• Le attività sono in un solo posto e nessuno cerca più la versione aggiornata
• Responsabile e scadenza sono chiari e le richieste si perdono meno
• La cronologia resta registrata e si può subentrare anche in caso di assenza
• Si vede a che punto si è senza andare a chiedere

Non serve imparare funzioni complicate. Creare un contenitore per il lavoro, registrare le attività e aggiornarne lo stato: con questi tre passi si può cominciare.

Se vuole provarne uno

Se sta pensando «potrebbe funzionare anche da noi», ecco un’opzione: GeckoFlag, lo strumento usato per la schermata di esempio di questo articolo.

• Può vedere le schermate prima di acquistare: è disponibile una demo pubblica.
• Si installa seguendo le indicazioni a schermo: si caricano i file sul server e si compilano i passaggi che il browser propone. Non serve la riga di comando. I passaggi sono nella pagina Installazione del manuale.
• Acquisto unico da $30 / €27: nessun canone mensile, e aggiungere persone non costa nulla in più. Il costo del server è a parte. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.

Se il sito della Sua azienda è già su un hosting condiviso, potrebbe essere possibile installarlo lì. Ciò che serve è indicato nella pagina Requisiti di sistema del manuale.

Nota: se la Sua azienda ha già un proprio dominio, la maggior parte degli hosting condivisi consente di creare un sottodominio come «geckoflag.suaazienda.it» e di installarlo lì. In questo caso non serve registrare un nuovo dominio.

Cominci dalla demo e provi a registrare una prima attività.