Serie: Consigli per gestire le attività in teamParte 4
Come scegliere responsabile e scadenza: basta con «tutti insieme» e «il prima possibile»
Questa serie
«Consigli per gestire le attività in team» è una serie in otto parti, più un articolo extra, per i team che hanno appena iniziato a usare uno strumento di gestione delle attività o dei progetti. I consigli valgono per qualsiasi settore, e le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Come raggruppare il lavoro?
- Scrivere attività che tutti capiscono
- Quanto suddividere le attività?
- Come scegliere responsabile e scadenzaQuesto articolo
- Come rispondere ai commenti
- Come comunicare l’avanzamento?
- Scrivere quando si lavora con persone esterne
- Come chiudere le attivitàA breve
Articolo extra: «Scrivere in modo chiaro anche per chi parla un’altra lingua» (a breve)
Anche dopo aver suddiviso il lavoro in attività, niente va avanti se «chi» e «entro quando» restano vaghi. In riunione si decide: «Allora ce ne occupiamo tutti insieme». E alla riunione successiva nessuno ha ancora cominciato. Succede in qualsiasi settore.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
In breve: un solo responsabile, e una scadenza con il suo motivo
Scelga una persona che segua l’attività fino alla fine, e comunichi la scadenza insieme al motivo di quella data. Con questi due elementi, frasi come «Pensavo che se ne occupasse qualcun altro» e «Non sapevo che fosse così urgente» spariscono quasi del tutto.
Perché un solo responsabile?
Quando i responsabili sono più di uno, ognuno pensa che se ne occuperà qualcun altro. E in caso di ritardo, nessuno sa a chi chiedere.
Le persone che aiutano possono essere quante vuole. Ma chi segue l’attività fino alla fine deve essere uno solo. Se il lavoro è davvero condiviso, suddivida l’attività stessa (come suddividere le attività lo spieghiamo nella parte 3: «Quanto suddividere le attività?»).
Come scegliere il responsabile
- Decide chi assegna il lavoro, ma chiede conferma all’interessato: se inserisce un responsabile senza dire nulla, nasce un lavoro che nessuno ha accettato. Basta un breve messaggio per verificare che la persona possa occuparsene.
- Se non si sa ancora chi, per ora lo tiene chi assegna il lavoro: un’attività senza responsabile non viene notata da nessuno.
- Cambiare responsabile prima di ferie o trasferimenti: prima di andare in ferie, controlli le attività di cui è responsabile e decida chi le prenderà in carico.
- Controllare regolarmente le attività senza responsabile: una volta alla settimana, verifichi quali attività non hanno un responsabile.
Come fissare la scadenza
1Scrivere una data
«Entro la settimana prossima» o «a fine mese» vengono intesi in modo diverso da persona a persona. Se «la settimana prossima» significhi venerdì sera o domenica sera lo sa solo chi l’ha scritto. Scriva una data, per esempio «venerdì 23 ottobre», e se l’ora è importante, anche l’ora.
2Aggiungere il motivo
Se c’è scritto «perché i file vanno in tipografia il 26 ottobre», anche il responsabile può valutare se la data si può spostare. Le scadenze senza motivo vengono rispettate meno.
3Non anticipare la scadenza di nascosto
Se comunica in silenzio una data precedente alla vera scadenza, prima o poi gli altri se ne accorgono, e da quel momento nessuna scadenza viene più presa sul serio. Se vuole un margine, lo dica onestamente: «La scadenza è il 26. Vorrei avere il tempo di controllare, quindi se me lo manda entro il 23 mi aiuta molto».
4Fissare anche la data di inizio
Con la sola scadenza non si capisce quando bisogna cominciare per finire in tempo. Con una data di inizio si nota prima un lavoro che doveva essere cominciato e non lo è.
5Avvisare subito se non si fa in tempo
Della scadenza si parla non appena si capisce che non la si potrà rispettare. Dirlo la settimana prima lascia più possibilità che dirlo il giorno stesso (come dirlo lo spieghiamo nella parte 5: «Come rispondere ai commenti»).
Riformulare «il prima possibile»
| Formulazione comune | Riformulazione |
|---|---|
| Il prima possibile | Se me lo manda entro domani alle 15, faccio in tempo per la riunione del tardo pomeriggio |
| Quando ha un momento | Va bene in qualsiasi momento di questa settimana. Metto come scadenza venerdì 23 ottobre |
| Urgente | Mi serve oggi. Se è difficile, me lo dica entro le 12 |
| Quando vuole | Non c’è una scadenza, ma a novembre mi faccia sapere una volta a che punto è |
Alcuni lavori non hanno davvero una scadenza. Anche in quel caso, decida almeno quando controllare a che punto sono, e non verranno dimenticati.
Un errore comune: tutto con «Priorità: Alta»
La priorità è l’ordine rispetto agli altri lavori. Se tutto è «Alta», nessuno sa da dove cominciare. Quando alza una priorità, dica anche che cosa può aspettare.
Un esempio di ciò che può succedere
In una riunione con un cliente si è deciso: «Cerchiamo anche noi delle foto». Poi ciascuna parte ha aspettato che l’altra si facesse sentire. Il giorno prima della consegna si è scoperto che nessuno aveva cercato. Da allora, alla fine di ogni riunione il team verifica «chi se ne occupa ed entro quando» e ne fa subito un’attività.
Come impostarlo in GeckoFlag
- Ogni ticket ha un solo responsabile. Quando non è impostato, compare «Non assegnato», così i ticket senza responsabile si vedono a colpo d’occhio.
- Può impostare una data di inizio e una data di scadenza. Se le inserisce entrambe, può controllare il periodo nel diagramma di Gantt.
- In «I miei ticket» nella dashboard può controllare i ticket non completati di cui è responsabile.
- Gli amministratori possono vedere il diagramma di Gantt di tutti i progetti e di tutti i membri. Serve a verificare che il lavoro non si concentri su alcune persone.
- Il nome e il colore delle priorità si possono scegliere liberamente (fino a 10).
Può provare le schermate reali nella demo.
Riepilogo
Scelga un solo responsabile che segua l’attività fino alla fine, e lo verifichi con lui. Scriva la scadenza come data e aggiunga il motivo. La prossima volta vedremo come scrivere i commenti che ci si scambia su un’attività.
SerieLegga anche la parte 3: «Quanto suddividere le attività?»
SerieProssima puntata – Parte 5: «Come rispondere ai commenti»
Vedi ancheSe un piccolo team abbia davvero bisogno di uno strumento lo spieghiamo nella parte 4 della nostra serie per principianti «Il primo strumento di gestione dei progetti»: «Un piccolo team ne ha davvero bisogno?»