Serie: Consigli per gestire le attività in teamParte 2
Scrivere attività che tutti capiscono: titolo, descrizione e criterio di completamento
Questa serie
«Consigli per gestire le attività in team» è una serie in otto parti, più un articolo extra, per i team che hanno appena iniziato a usare uno strumento di gestione delle attività o dei progetti. I consigli valgono per qualsiasi settore, e le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Come raggruppare il lavoro?
- Scrivere attività che tutti capisconoQuesto articolo
- Quanto suddividere le attività?
- Come scegliere responsabile e scadenza
- Come rispondere ai commenti
- Come comunicare l’avanzamento?
- Scrivere quando si lavora con persone esterne
- Come chiudere le attivitàA breve
Articolo extra: «Scrivere in modo chiaro anche per chi parla un’altra lingua» (a breve)
Lei crea un’attività, e la persona che la riceve torna con delle domande. Oppure il risultato non è quello che aveva in mente. Molti di questi malintesi si possono evitare con il modo in cui si scrive l’attività.
Di solito la causa è che ciò che chi chiede ha in testa non viene mai messo per iscritto. Più una cosa gli sembra ovvia, più è facile che manchi.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
In breve: il titolo dice cosa fare, la descrizione dice perché, cosa e fino a che punto
Il titolo serve a scorrere l’elenco; la descrizione serve a chi fa il lavoro. Se ognuno ha il suo ruolo, entrambi diventano più brevi e più chiari.
Come scrivere il titolo
Scriva il titolo in modo che si distingua nell’elenco e che mostri a colpo d’occhio cosa deve succedere perché l’attività sia finita.
| Da evitare | Meglio | Perché |
|---|---|---|
| Volantino | Preparare due bozze di volantino per la festa d’autunno | Non dice cosa fare |
| Prenotazione sala e attrezzatura | Prenotare la sala / Organizzare l’attrezzatura (in due attività) | Una sola attività contiene due azioni |
| Verifica | Verificare gli importi del preventivo | Nell’elenco non si capisce cosa va verificato |
| Per la riunione della settimana prossima, le modifiche ai materiali chieste dal cliente, possibilmente entro questa settimana | Correggere la pagina 3 dei materiali della riunione | I dettagli vanno nella descrizione, non nel titolo |
I punti da ricordare sono quattro.
- Iniziare con un verbo che dice cosa fare
- Una sola azione per attività
- Non fermarsi a «verificare» o «correggere»: dire cosa verificare o cosa correggere
- Restare brevi e spostare i dettagli nella descrizione
Quattro cose da scrivere nella descrizione
1Obiettivo (perché si fa)
È un punto di riferimento per chi fa il lavoro quando è in dubbio. Se c’è scritto «perché i visitatori sappiano dov’è il parcheggio», può decidere da solo dimensione e posizione della mappa.
2Cosa fare
Scriva i passaggi concreti come elenco puntato. Se c’è un ordine, li numeri.
3Criterio di completamento (quando l’attività è finita)
È la voce che si dimentica più spesso, ed è la più importante. «Preparare una bozza di volantino» non dice se basta una prima bozza o se bisogna arrivare fino all’invio del file alla tipografia. Scriva per esempio: «Completata quando due bozze in A4 solo fronte sono caricate in PDF in questa attività.»
4Materiali e riferimenti
Per esempio dove si trovano le foto da usare, il volantino precedente o le e-mail del cliente. Nessuno deve cercarli, e le domande come «Quale devo usare?» diminuiscono.
Se la scadenza ha un motivo, lo aggiunga (ne parliamo nella parte 4: «Come scegliere responsabile e scadenza»).
Un esempio
Durante la ristrutturazione di un negozio, si chiede a qualcuno di proporre una nuova disposizione degli scaffali.
Titolo: Preparare le proposte di disposizione dei nuovi scaffali
[Obiettivo]
Dopo la ristrutturazione vogliamo che dall’ingresso si veda il negozio fino in fondo. Ora gli scaffali vicino all’ingresso sono alti, e i clienti non notano i prodotti in fondo.
[Cosa fare]
- Segnare sulla pianta la posizione e l’altezza attuali degli scaffali
- Preparare due proposte di disposizione (stesso numero di scaffali di adesso: 8)
[Criterio di completamento]
Completata quando le foto delle due proposte (va bene anche a mano) sono caricate in questa attività. La versione in bella sarà un’altra attività, una volta scelta la proposta.
[Materiali]
- Pianta dell’area vendita: nella cartella «Ristrutturazione» dell’unità condivisa
- Tabella delle misure degli scaffali: foto allegata
[Motivo della scadenza]
Vogliamo mostrare le proposte alla riunione del 6 novembre con l’impresa dei lavori.
Un modello da usare così com’è
[Obiettivo]
[Cosa fare]
[Criterio di completamento]
[Materiali]
[Motivo della scadenza]
Non serve compilare tutte le voci ogni volta. Per un’attività piccola bastano «Cosa fare» e «Criterio di completamento».
Gli errori più comuni
1Non scrivere ciò che è stato deciso a voce
Chi non era alla riunione o al telefono non sa cosa è stato deciso. Aggiunga le decisioni nella descrizione o in un commento.
2Una descrizione troppo lunga
Se scrive tutta la storia, l’istruzione principale si perde. Lasci la storia nei commenti e scriva nella descrizione solo «cosa ho bisogno che faccia adesso».
3Modificare la descrizione senza dirlo
Se a metà lavoro qualcosa cambia e Lei modifica solo la descrizione, chi ci sta lavorando non se ne accorge. Per i cambiamenti importanti, avvisi anche con un commento.
4«Fallo carino», «il più possibile»
Le parole che ognuno intende a modo suo creano malintesi. Invece di «in modo che si noti», scriva per esempio «abbastanza grande da leggere il nome del negozio anche da lontano»: con numeri o esempi.
Un esempio di ciò che può succedere
Un team ha affidato un’attività a un’azienda partner scrivendo solo «Correggere il banner». Il banner è tornato con tutto il design cambiato. Il team voleva cambiare solo una data.
Se il criterio di completamento avesse detto «Cambiare la data in 3 novembre. Non cambiare nient’altro.», non ci sarebbero stati scambi avanti e indietro.
Come scrivere le attività in GeckoFlag
- Il titolo del ticket può arrivare a 50 caratteri, così resta da sé di una lunghezza facile da leggere nell’elenco
- La descrizione è in testo formattato: può usare titoli, elenchi puntati e link. Prima di pubblicare può controllare il risultato nell’anteprima
- Tipo di ticket, priorità, responsabile, data di inizio e data di scadenza hanno ciascuno il proprio campo. Nella descrizione basta scrivere ciò che i campi non coprono
- Se mette il modello nella Wiki del progetto, i membri possono copiarlo quando serve
Può provare le schermate reali nella demo.
Riepilogo
Nel titolo scriva in breve cosa fare; nella descrizione indichi l’obiettivo, cosa fare, il criterio di completamento e i materiali. Basta scrivere il criterio di completamento per ridurre di molto il lavoro da rifare. La prossima volta vedremo quanto suddividere le attività.
SerieCome dividere il lavoro in progetti lo spieghiamo nella parte 1: «Come raggruppare il lavoro?»
SerieParte 3: «Quanto suddividere le attività?»
Vedi ancheI motivi per cui le richieste fatte via chat o e-mail si perdono li spieghiamo nella parte 3 della nostra serie per principianti «Il primo strumento di gestione dei progetti»: «Perché le richieste via e-mail e chat si perdono?»