Serie: Consigli per gestire le attività in teamParte 6
Come comunicare l’avanzamento? Quanti stati usare e quando cambiarli
Questa serie
«Consigli per gestire le attività in team» è una serie in otto parti, più un articolo extra, per i team che hanno appena iniziato a usare uno strumento di gestione delle attività o dei progetti. I consigli valgono per qualsiasi settore, e le parti si possono leggere in qualsiasi ordine.
- Come raggruppare il lavoro?
- Scrivere attività che tutti capiscono
- Quanto suddividere le attività?
- Come scegliere responsabile e scadenza
- Come rispondere ai commenti
- Come comunicare l’avanzamento?Questo articolo
- Scrivere quando si lavora con persone esterne
- Come chiudere le attivitàA breve
Articolo extra: «Scrivere in modo chiaro anche per chi parla un’altra lingua» (a breve)
Senza dover chiedere «A che punto è quella cosa?», basta guardare l’elenco per capire come procede il lavoro. Lo strumento che lo rende possibile è lo «stato» (la situazione di un’attività). Però, se gli stati sono troppi o non vengono aggiornati, finiscono per nascondere la situazione reale.
Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.
In breve: iniziare con 3-5 stati e decidere chi li cambia e quando
Con gli stati, più del numero contano due cose: che tutti li usino con lo stesso significato e che li cambino subito. Inizi con pochi stati e decida chi li cambia e quando. Così basterà guardare l’elenco per capire come procede il lavoro.
Perché iniziare con pochi stati
Se gli stati sono tanti, ognuno sceglie a modo suo. Cambiarli diventa una seccatura, e presto nessuno li aggiorna più. Inizi con pochi stati e ne aggiunga uno solo quando capita spesso di voler distinguere una certa situazione.
La base
Alla maggior parte dei team bastano questi quattro.
- Da iniziare
- In corso
- In attesa di verifica
- Completato
Il più importante è «In attesa di verifica». Se separa il lavoro finito che aspetta il controllo di chi l’ha richiesto, vede subito nelle mani di chi si trova in questo momento. Se l’attività resta «In corso» mentre aspetta la verifica, chi l’ha richiesta pensa che il lavoro sia ancora in corso, e tutto si ferma.
Se vuole aggiungerne uno, inizi da «In sospeso». Serve per ciò che non potete portare avanti da soli, come quando aspettate la risposta di un cliente. Quando mette un’attività in sospeso, scriva in un commento il motivo e quando la riprenderà in esame.
Esempi per tipo di lavoro
Gli stati entrano più facilmente nell’uso quotidiano se i loro nomi riprendono le parole che si usano già in quel lavoro.
| Lavoro | Esempi di stati |
|---|---|
| Gestire le richieste interne (servizi generali, ecc.) | Ricevuto → In corso → Completato |
| Preparare un evento | Da iniziare → In organizzazione → Confermato → Completato |
| Produrre materiale stampato | Da iniziare → In produzione → In attesa di correzione bozze → Inviato in stampa → Completato |
| Richieste di riparazione in un’impresa edile | Ricevuto → Preventivo in corso → In attesa dei lavori → Lavori in corso → Completato |
Chi li cambia, e quando
Gli stati si allontanano dalla realtà quando non si è deciso chi li cambia.
- Passare a «In corso»: quando il responsabile inizia il lavoro
- Passare a «In attesa di verifica»: quando il responsabile chiede una verifica. In quel momento, assegni l’attività a chi deve verificarla: così è chiaro chi deve muoversi dopo
- Passare a «Completato»: chi ha fatto la richiesta o il responsabile? Il team decida uno dei due
Come decidere quando un lavoro è finito lo spiegheremo in dettaglio nella parte 8.
Come scrivere un aggiornamento sull’avanzamento
Ciò che lo stato da solo non dice, lo aggiunga in un commento. Invece di una percentuale come «Sono più o meno al 70%», queste tre cose si capiscono meglio.
Esempio di aggiornamento
- Fatto: prenotazione della sala e lista del materiale
- Ancora da fare: ordine del materiale (mancano ancora i preventivi di 2 aziende su 3)
- Prossimo passo: appena arrivano tutti i preventivi, faccio l’ordine entro giovedì
Scrivendo non solo ciò che è fatto ma anche ciò che è ancora da fare, i problemi emergono prima.
Gli errori più comuni
1Gli stati non corrispondono più alla realtà
Una volta alla settimana, anche per poco tempo, scorra l’elenco e allinei gli stati alla realtà. Se avete una riunione periodica, la cosa più semplice è condividere lo schermo durante la riunione.
2Le attività «In corso» si accumulano
Aumentano le attività che in realtà sono ferme ma restano «In corso». Metta in sospeso quelle che aspettano la risposta di altri, e chiuda quelle che si è deciso di non fare più, scrivendo il motivo.
Un esempio di ciò che può succedere
Un team aveva creato otto stati. Ognuno usava «In lavorazione» e «In revisione» a modo suo, e guardando l’elenco non si capiva più a che punto fossero le cose. Il team è sceso a quattro stati e ha deciso: «Quando si passa a In attesa di verifica, si restituisce l’attività a chi l’ha richiesta». Solo con questo, non è più sfuggita nessuna verifica.
Come usare gli stati in GeckoFlag
- Può scegliere liberamente il nome e il colore di ogni stato. Se ne possono avere fino a 10, più che sufficienti per «iniziare con pochi».
- C’è uno stato considerato come completato, e i ticket con quello stato escono da «I miei ticket» nella dashboard.
- Sulla bacheca Kanban può vedere i ticket disposti per stato. Su PC può cambiare lo stato trascinando una scheda, il che è comodo per la revisione settimanale.
- Mentre pubblica un commento, può cambiare contemporaneamente stato e responsabile. «Passare a In attesa di verifica e restituire il ticket» richiede una sola operazione.
- L’elenco dei ticket si può filtrare per stato.
Può provare le schermate reali nella demo.
Riepilogo
Inizi con 3-5 stati e includa «In attesa di verifica»: così vede nelle mani di chi si trova il lavoro. Decida chi cambia gli stati e quando, e negli aggiornamenti scriva cosa è fatto, cosa è ancora da fare e il prossimo passo. Nella prossima puntata vedremo come scrivere quando si lavora con persone esterne, come clienti e fornitori.
SerieLegga anche la parte 5: «Come rispondere ai commenti»
SerieParte 8: «Come chiudere le attività» (a breve)