Un piccolo team ne ha davvero bisogno? Tre domande con cui un team da due a cinque persone decide se gli serve uno strumento

«Siamo solo in tre, basta chiedersi le cose.» È una frase che si sente spesso nei piccoli team. E in molti casi funziona.

Questo articolo si chiede se un piccolo team abbia davvero bisogno di uno strumento di gestione dei progetti. Diciamo con onestà anche quando non ne ha bisogno.

Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.

I piccoli team spesso se la cavano bene senza

Diciamolo subito: un team di due o tre persone spesso funziona benissimo anche senza strumento.

• Tutti vedono il quadro completo: anche senza chiedere, sa più o meno chi sta facendo cosa.
• Basta una parola: se si lavora vicini, una verifica si risolve con una frase.
• Le decisioni sono rapide: se vuole cambiare il modo di lavorare, potete parlarne e decidere subito.

In questa serie abbiamo usato l’esempio di cinque persone che preparano una fiera. Anche in cinque c’erano problemi: girare a chiedere a che punto erano le cose e richieste che andavano perse.

E se fossero in tre? Con meno persone c’è meno da chiedere. Una richiesta fatta in chat forse viene ricordata prima di perdersi.

Essere un piccolo team è già di per sé un vero punto di forza. Non serve imporsi uno strumento e aggiungere lavoro.

Quattro situazioni difficili proprio perché si è in pochi

Eppure i piccoli team hanno problemi che nascono proprio dall’essere piccoli. Sono problemi che nei team grandi restano nascosti.

1Se manca una persona, il lavoro si ferma

Nei piccoli team ogni lavoro è spesso affidato a una sola persona. Non c’è nessuno che possa sostituirla.

Se quella persona sta male per qualche giorno, il lavoro si ferma e nessuno sa nemmeno a che punto fosse arrivato. In un team di cinque, un’assenza è un quinto del team. In un team di tre, è un terzo.

SegnaleLa chiamano per questioni di lavoro anche nei giorni liberi.

2Ognuno ricopre più ruoli e ha molto da ricordare

Nei piccoli team la stessa persona si occupa di vendite, amministrazione e preparativi della fiera. Ognuno tende a gestire molte più attività di una persona in un team grande.

Tutto questo va tenuto a mente e in agenda.

Segnale«Ah, me n’ero dimenticato» succede più volte alla settimana.

3Come si fa il lavoro ricorrente lo sa solo una persona

Fiere, chiusura di fine anno, biglietti di auguri. I passaggi del lavoro che torna ogni anno o ogni volta restano spesso nella memoria di chi l’ha fatto, non in una registrazione.

Come nella scena iniziale, quando quella persona se ne va o il lavoro passa ad altri, bisogna ricostruire tutto da zero. Più il team è piccolo, più è grande la parte di conoscenza che sta in una sola persona.

SegnaleAnche per lo stesso lavoro dell’anno scorso, si comincia con «Come avevamo fatto l’anno scorso?».

4Quando entrano persone esterne, il team non è più piccolo

L’azienda avrà anche tre dipendenti, ma ai preparativi della fiera partecipano anche una grafica, una tipografia, l’allestitore dello stand e personale temporaneo. Contando tutte le persone con cui si ha a che fare, possono essere più di dieci.

Una parola veloce funziona solo tra le tre persone dell’azienda. Con le persone esterne aumentano gli scambi via e-mail e telefono, e il problema delle «richieste che vanno perse» della parte 3 di questa serie diventa più probabile.

SegnaleSpiega più volte la stessa cosa alle persone esterne.

Decida con tre domande, non in base al numero di persone

Come mostrano queste quattro situazioni, il numero di persone da solo non decide se Le serve uno strumento. Queste tre domande rendono la decisione più semplice.

1Se qualcuno mancasse per una settimana, qualche lavoro si fermerebbe?

Se sì, la storia di quel lavoro dovrebbe essere conservata in un posto che anche altre persone possano leggere.

2Ripetete lo stesso lavoro ogni anno o ogni volta?

Se sì, annotare come l’avete fatto questa volta evita di dover ricostruire tutto la volta successiva.

3Lavorate a qualcosa insieme a persone esterne?

Se sì, poter vedere le richieste e la loro storia nello stesso posto delle persone esterne risparmia molte spiegazioni.

Come leggere le risposte

Se tutte e tre le risposte sono «no», per ora probabilmente non avrà difficoltà senza strumento. Continuate pure a lavorare parlandovi.

Se anche una sola risposta è «sì», vale la pena pensare di tenere almeno quel lavoro in uno strumento. Questo vale sia in due sia in tre.

Finché le persone e le righe sono poche, un foglio Excel può bastare. Quando un team può restare al foglio è spiegato nella parte 2 di questa serie.

Se un piccolo team inizia, inizi in piccolo

Quando un piccolo team adotta uno strumento, la cosa importante è non spostarci tutto il lavoro in una volta.

• Iniziare da un solo lavoro: per esempio, inserisca nello strumento solo i preparativi della prossima fiera. Le piccole attività quotidiane possono restare come sono.
• Usare solo tre stati: «da iniziare», «in corso» e «completato». Le suddivisioni più fini possono aspettare che ci abbiate preso la mano.
• Decidere chi scrive: in tre, l’ideale è che scrivano tutti. Se è difficile, iniziate con una persona che inserisce e le altre che si limitano a guardare.
• Conservare il lavoro completato invece di cancellarlo: le attività completate e la traccia dei loro scambi diventano il procedimento per la volta successiva. È la risposta alla domanda 2.

Adottare uno strumento che poi resta inutilizzato succede a prescindere dalle dimensioni del team.

SerieDi cosa decidere all’inizio parliamo nel dettaglio nella parte 5: «Perché uno strumento smette di essere usato dopo l’adozione, e che cosa decidere per primo»

A cosa deve fare attenzione un piccolo team nella scelta di uno strumento

Quando un piccolo team sceglie uno strumento, deve guardare a punti diversi rispetto a un team grande.

Come funziona il prezzo

Gli strumenti si pagano in modi diversi.

• Canone mensile a persona: il prezzo mensile sale ogni volta che si aggiunge una persona.
• Canone mensile fisso: il prezzo mensile è fissato per fasce di dimensione del team.
• Acquisto unico: si paga una volta all’inizio, senza canone mensile.
• Piano gratuito: si usa gratis, ma spesso ci sono limiti di persone o funzioni, e superandoli si passa a un piano a pagamento.

Per un piccolo team, ognuna di queste formule può sembrare economica al mese. Ma uno strumento si usa per anni. Confrontare quanto costa in tre anni rende più facile vedere le differenze.

Come vengono gestite le persone esterne

Se ha risposto «sì» alla domanda 3, verifichi come si possono invitare le persone esterne. Contano come utenti a pagamento? Si può limitare ciò che vedono? Ogni strumento lo gestisce in modo diverso.

Quante funzioni ha

Uno strumento con molte funzioni può fare molto, ma comporta anche più impostazioni e più cose da imparare. Nei piccoli team poche persone hanno tempo da dedicare alla configurazione di uno strumento.

Per un piccolo team consigliamo di verificare «tutti possono iniziare a usarlo senza spiegazioni?» prima di contare le funzioni.

SerieDi come scegliere, dall’inizio alla fine, parliamo nel dettaglio nella parte 6: «Che cosa guardare nella scelta del primo strumento»

In sintesi

Un team di due o tre persone spesso funziona bene anche senza strumento. Essere piccoli è già un punto di forza.

Eppure ci sono situazioni difficili proprio perché si è in pochi. Per decidere se Le serve uno strumento, pensi a queste tre domande anziché al numero di persone:

• Se qualcuno mancasse per una settimana, qualche lavoro si fermerebbe?
• Ripetete lo stesso lavoro ogni anno o ogni volta?
• Lavorate a qualcosa insieme a persone esterne?

Se anche una sola risposta è «sì», vale la pena pensare di tenere almeno quel lavoro in uno strumento. Se inizia, inizi in piccolo, con un solo lavoro.

Se desidera provarne uno

Se sta pensando «forse potremmo provare con un solo lavoro», ecco un’opzione: GeckoFlag, lo strumento usato per la schermata di esempio di questo articolo.

• Può vedere le schermate prima di acquistare: è disponibile una demo pubblica.
• Il prezzo non dipende dalle dimensioni del team: acquisto unico da $30 / €27, senza canone mensile. Aggiungere persone in seguito non costa nulla in più. Il costo del server è a parte. I dettagli sono nella pagina dei prezzi.
• Può invitare persone esterne come ospiti: gli ospiti vedono solo i progetti a cui partecipano.
• Il lavoro completato resta: finché non elimina un progetto, i suoi ticket e la traccia dei loro scambi restano com’erano. Può consultarli quando pianifica la prossima fiera.
• Poco da configurare: una volta installato, può iniziare creando un progetto e aggiungendo ticket. D’altra parte, non è adatto ai team che vogliono personalizzare tutto nei dettagli.
• Si installa seguendo le indicazioni a schermo: si caricano i file sul server e si compilano i passaggi che il browser propone. Non serve la riga di comando. I passaggi sono nella pagina Installazione del manuale.

Se il sito della Sua azienda è già su un hosting condiviso, potrebbe essere possibile installarlo lì. Ciò che serve è indicato nella pagina Requisiti di sistema del manuale.

Nota: se la Sua azienda ha già un proprio dominio, la maggior parte degli hosting condivisi consente di creare un sottodominio come «geckoflag.suaazienda.it» e di installarlo lì. In questo caso non serve registrare un nuovo dominio.

Inizi dalla demo e provi a creare un lavoro ricorrente come progetto.