Rendere visibile l’«attesa di una decisione»: come impostare gli stati per non dover più chiedere «A che punto siamo?»

La volta scorsa abbiamo separato le attività di decisione dalle attività di produzione. Ma anche dopo averle separate, se l’unico stato è «In corso», continua a non vedersi dove le cose si bloccano.

Questa volta vediamo come impostare stati che rendano visibile l’«attesa di una decisione» e come usarli per condurre la riunione periodica, con esempi tratti dal lavoro creativo e per i clienti.

Nota: questo articolo è scritto dallo sviluppatore di GeckoFlag.

«In corso» nasconde tre stati diversi

Se apre una per una le attività segnate come «In corso», vedrà che la maggior parte rientra in uno di questi tre gruppi.

1. Ci si sta lavorando: si sta progettando il design, scrivendo i testi, oppure generando e confrontando opzioni con l’IA.
2. Si attende la decisione di qualcuno del team: un direttore creativo o un responsabile la sta esaminando e si aspetta la sua risposta.
3. Si attende la risposta del cliente: gli è stato chiesto di verificare qualcosa e si aspetta la sua risposta.

Se tutti e tre risultano «In corso», non si vede perché un’attività non avanza. Il lavoro è in ritardo, o sta aspettando una risposta? E se aspetta, chi bisogna sollecitare? L’elenco non lo dice, così si finisce per fare il giro chiedendo a ciascuno: «A che punto siamo?»

Come abbiamo scritto nella parte 1, quando l’IA accelera il lavoro, a frenare un progetto è più spesso una decisione in sospeso che il lavoro stesso. Il problema principale è che queste decisioni in sospeso si nascondono dentro «In corso».

Distinguere gli stati in base a chi si sta aspettando

Divida quindi gli stati in modo che mostrino chi deve fare la prossima mossa. Per esempio, potrebbe usare questi sei:

Il punto chiave è dividere l’«attesa di una decisione» in due: l’attesa del team e l’attesa del cliente.

Perché dividere l’attesa in due

Perché ciò che si fa dopo dipende da chi si sta aspettando. Se si aspetta qualcuno del team, di solito basta una parola. Se siede vicino, potrebbe perfino decidere sul momento.

Con un cliente non è così semplice. Forse sta ancora facendo girare la cosa al suo interno per l’approvazione, o forse non ha capito che cosa gli si chiede di decidere. Prima di mandare un sollecito, può essere necessario ripensare a come è stata fatta la richiesta.

SerieCome chiedere ai clienti di verificare e decidere è spiegato in dettaglio nella parte 5, «Andare avanti mentre si attende l’approvazione del cliente»

Non aggiungere troppi stati

Più si suddivide, più sembra preciso, ma troppi stati finiscono per essere controproducenti. Quando scegliere uno stato diventa una seccatura, nessuno lo aggiorna più. Uno stato che nessuno aggiorna equivale a non averlo.

Punti a cinque-sette stati circa. Anche se i sei sopra non coprono proprio tutto, li provi prima così come sono per un mese, e aggiunga uno stato solo dove incontra davvero un problema.

Concordare quando cambiare lo stato

Se ognuno cambia gli stati in momenti diversi, l’elenco si allontana presto dalla realtà. Concordi qualche regola con il team, per esempio queste:

• Appena si chiede una verifica, impostare l’attività su «In attesa del team» o «In attesa del cliente»
• Quando arriva la risposta e la decisione è presa, portare l’attività di decisione a «Completato» e l’attività di produzione che si sta completando a «Deciso – in lavorazione»
• Se la risposta obbliga a rifare le opzioni, riportare l’attività a «In valutazione»

«Appena si chiede, si cambia lo stato.» Se il team rispetta anche solo questa regola, l’elenco resterà molto vicino a ciò che sta realmente accadendo.

Vedere in un unico posto tutto ciò che è in attesa

Una volta divisi gli stati, il passo successivo è rendere visibile quanto c’è in attesa.

Per questo è utile una bacheca Kanban. Le schede delle attività sono raggruppate per stato, così si vede a colpo d’occhio quando le schede si accumulano negli stati di attesa.

Una volta capito quanto c’è in attesa, lo guardi insieme alle scadenze. Cominci dalle attività ancora in attesa che stanno per superare la scadenza. Se un’attività in attesa ha ancora molto margine, non serve affrettarsi a sollecitare.

Un altro aspetto importante è da quanto tempo ogni attività è in attesa. Alcuni strumenti non mostrano automaticamente il numero di giorni. In quel caso, scriva la data nel commento con cui ha chiesto la verifica, per esempio «Verifica richiesta il 20 ottobre», così chiunque potrà vederla in seguito.

Cambiare l’ordine del giorno della riunione periodica

Quando gli stati mostrano che cosa è in attesa, può cambiare anche il modo di condurre la riunione periodica. Invece di aprire con «A che punto siamo con tutto?», proceda in quest’ordine:

1. Che cosa il cliente deve decidere questa settimana, e che cosa il team deve decidere questa settimana: le decisioni in sospeso con scadenze vicine. Confermare sul momento chi deciderà che cosa, ed entro quando
2. Che cosa è ancora in verifica presso il cliente: ciò a cui non ha risposto o che richiede un sollecito. Decidere chi sollecita, e come
3. Che cosa è stato deciso la settimana scorsa, e perché: far sapere a tutti, non solo a chi ha deciso, che la direzione è cambiata
4. Come procede il lavoro: brevemente, alla fine. Parlare solo delle attività su cui qualcuno è bloccato

L’idea è trasformare la riunione da luogo in cui si riferisce l’avanzamento a luogo in cui si stabilisce chi deciderà che cosa, ed entro quando. La maggior parte dell’avanzamento si vede dagli stati, quindi gli aggiornamenti a voce possono essere brevi.

Che cosa verificare quando le decisioni continuano ad accumularsi

Anche dopo aver diviso gli stati e cambiato la riunione, a volte le decisioni in sospeso non accennano a diminuire. In quel caso, apra le attività in attesa e verifichi questi quattro punti.

1È chiaro chi decide?

Le attività in cui non è indicato chi decide, o in cui sono indicate più persone, come «decide il team», raramente vengono decise. Affidi la decisione a una sola persona.

SeriePerché a decidere debba essere una sola persona è spiegato nella parte 2, «Impostare le attività su ciò che va deciso, non solo su ciò che va prodotto»

2Ci sono troppe opzioni?

Genera dieci opzioni con l’IA e le mostra tutte e dieci così come sono? Quando scegliere richiede troppo sforzo, la decisione viene rimandata. Le riduca a due o tre prima di mostrarle a qualcuno.

SerieCome ridurre le opzioni create con l’IA è spiegato in dettaglio nella parte 4, «Le proposte dell’IA sono materiale per decidere, non lavoro finito»

3C’è una scadenza?

Una richiesta di verifica senza scadenza viene quasi sempre rimandata. Indichi entro quando le serve una risposta, e perché.

4È chiaro che cosa si vuole far decidere?

La Sua richiesta diceva soltanto «Ci dia un’occhiata»? L’altra persona forse sta temporeggiando perché non sa che cosa guardare né che cosa rispondere. Formuli la richiesta in modo che sia chiaro come rispondere, per esempio «Andiamo con A o con B?». Ne parliamo più in dettaglio nella parte 5.

Metterlo in pratica in GeckoFlag

Ecco come fare tutto questo in GeckoFlag.

Dare agli stati di attesa un colore che risalti

In GeckoFlag gli amministratori possono aggiungere e modificare gli stati nelle Impostazioni. Ogni stato ha un nome e un colore, e se ne possono registrare fino a 10. Registri i sei stati della tabella sopra e dia un colore che risalti solo a «In attesa del team» e «In attesa del cliente». Così i ticket in attesa saltano subito all’occhio nell’elenco dei ticket e sulla bacheca Kanban.

Faccia attenzione quando riordina stati già in uso. Se elimina uno stato in uso, i ticket che lo avevano verranno mostrati come «Non impostato». Sposti prima quei ticket nel nuovo stato, poi elimini quello vecchio. I passaggi sono descritti nel manuale, alla pagina «Aggiungere e modificare stati».

Vedere sulla bacheca Kanban quanto c’è in attesa

Sulla bacheca Kanban, scelga un progetto: le schede dei suoi ticket vengono disposte per stato, ciascuno con il proprio conteggio. Il conteggio negli stati di attesa indica quante decisioni sta aspettando quel progetto.

Su PC può anche trascinare una scheda per cambiarne lo stato (v1.8.0+). In questo caso viene aggiunto automaticamente lo stesso commento che si ottiene cambiando lo stato nella schermata del ticket, così nel ticket resta traccia di quando è cambiato il suo stato.

Tenga presente che la bacheca Kanban mostra un progetto alla volta. Non è possibile riunire più progetti in un’unica bacheca, quindi passi da un progetto all’altro per controllarli uno per uno.

Aprire la riunione periodica con i ticket in attesa

L’elenco dei ticket si può filtrare per stato. All’inizio della riunione periodica, mostri i ticket «In attesa del cliente» e «In attesa del team» e, guardando le scadenze, cominci da quelli che vanno decisi questa settimana. È la schermata da tenere aperta mentre si affrontano i primi due punti dell’ordine del giorno visto sopra. Se gli stati sono aggiornati, si vede tutto ciò che è in attesa in un colpo solo, e i ticket «In attesa del team» che si possono decidere sul momento si chiudono direttamente durante la riunione.

Quando chiede una verifica, cambi lo stato mentre pubblica il commento

Quando pubblica un commento su un ticket, può cambiare allo stesso tempo stato, responsabile e date. Scriva un commento come «Inviato il design e chiesta la verifica (20 ottobre)», imposti lo stato su «In attesa del cliente» e pubblichi. Che cosa ha chiesto, il giorno in cui è iniziata l’attesa e il cambio di stato vengono registrati in un solo passaggio.

GeckoFlag non mostra da quanti giorni un ticket è in attesa. Le consigliamo di scrivere la data di inizio nel commento, come in questo esempio.

Può provare la bacheca Kanban e i commenti nella demo. Provi a dividere gli stati e veda come appare l’elenco.

Riepilogo

• «In corso» mescola attività su cui si sta lavorando, attività in attesa di una decisione del team e attività in attesa della risposta del cliente
• Distinguendo gli stati in base a chi si sta aspettando, si vede dove le cose si bloccano e chi sollecitare
• Si limiti a cinque-sette stati circa e faccia di «Appena si chiede, si cambia lo stato» una regola del team
• Apra la riunione periodica con «che cosa va deciso questa settimana», non con «A che punto siamo?»

Quando si vede che cosa è in attesa, si passa meno tempo a fare il giro chiedendo «A che punto siamo?», e quel tempo si può dedicare a stabilire chi deve decidere che cosa.

La prossima volta vedremo come trattare le opzioni create con l’IA come materiale per decidere, e come tenere traccia delle opzioni confrontate e del motivo della scelta.