Avec de bonnes traces écrites, l’IA peut aider davantage : comment répartir désormais le travail entre gestion des tâches et IA

Dans cette série, nous avons créé des tâches de décision, rendu visible l’attente de décision, et gardé une trace de la raison de nos choix et de ce qui a été convenu avec les clients.

Dans cette dernière partie, nous verrons comment ces traces deviennent aussi une matière pour vous faire aider par l’IA dans votre travail. Nous verrons ce que vous pouvez confier à l’IA, où placer la limite de ce que vous partagez, et ce qu’il faut désormais garder dans votre outil de gestion des tâches.

Remarque : cet article est rédigé par le développeur de GeckoFlag.

Ce que vous pouvez demander à l’IA quand vous avez des traces écrites

L’IA ne peut pas produire la bonne réponse à partir de rien. Autrement dit, quand la matière est là, elle est douée pour résumer, trier et rédiger des brouillons.

Avec des traces écrites des décisions et des accords, vous pouvez par exemple demander à l’IA :

• De rédiger des tâches à partir de notes de réunion : lui faire lister ce qui doit se passer ensuite, à partir de notes ou d’une transcription.
• De rédiger le rapport hebdomadaire à partir de la liste des tâches : lui faire classer ce qui a été décidé, ce qui est en cours de validation et ce qu’il faudra décider la semaine prochaine.
• De retrouver « Pourquoi en est-on arrivé là ? » : lui faire résumer l’historique à partir des raisons que vous avez consignées pour chaque décision.
• De lister ce qu’il faut décider ensuite : lui faire relever ce qui n’est pas encore décidé, à partir de ce qui l’a été et du travail qui reste.

Rien de tout cela n’est possible sans traces écrites. Si vous donnez à l’IA des échanges dispersés dans une messagerie, elle ne peut pas savoir de façon fiable ce qui a réellement été décidé.

Rédiger des tâches à partir de notes de réunion

Transformer des notes de réunion en tâches après coup est l’un des travaux pour lesquels l’IA peut aider le plus facilement. Voici les étapes :

1. Préparez les notes de réunion ou la transcription. Masquez au préalable ce que vous ne voulez pas partager, comme les noms d’entreprises ou de personnes.
2. En suivant la démarche de la partie 2, demandez à l’IA de les répartir entre « ce qu’il faut décider » et « ce qu’il faut produire ».
3. Une personne relit les propositions et n’enregistre que celles qui sont nécessaires.

Vous pouvez par exemple formuler votre demande ainsi :

Nous vous conseillons de faire ce genre de recensement global dans le service d’IA que vous utilisez d’habitude, puis d’enregistrer les éléments dans votre outil un par un, en vérifiant chacun au passage.

Les « qui décide » et « date limite » proposés par l’IA ne sont que des pistes. Il s’agit parfois de suppositions tirées de la formulation des notes. Avant d’enregistrer, une personne doit confirmer qui décidera, et pour quand.

Rédiger des rapports à partir de la liste des tâches

Avec une liste des tâches, vous pouvez aussi rédiger des rapports hebdomadaires pour vos clients.

1. Copiez uniquement les tâches dont le rapport a besoin. Laissez de côté les tâches sans rapport avec le projet et les échanges purement internes.
2. Donnez-les à l’IA et demandez-lui de les classer en « décidé cette semaine », « en cours de validation chez le client » et « à décider la semaine prochaine ».
3. Une personne vérifie le contenu avant l’envoi.

Si vous séparez vos statuts en « En attente équipe » et « En attente client », comme dans la partie 3, le classement est aussi plus facile pour l’IA. En effet, la façon dont vos statuts sont découpés correspond de près à la façon dont le rapport est découpé.

Où placer la limite de ce que vous partagez avec l’IA

Les traces écrites peuvent servir de matière à l’IA, mais certaines informations ne doivent pas être partagées. Avant de transmettre quoi que ce soit, vérifiez les points suivants.

• Contrats et règles de l’entreprise : vérifiez d’abord si vos contrats avec les clients (comme les accords de confidentialité) et les règles de votre entreprise vous autorisent à envoyer ces informations à un service externe.
• Ce qu’il faut masquer : masquez ou remplacez les noms d’entreprises, les noms de personnes, les montants, les informations non publiées et autres avant de partager.
• Le traitement des données par le service d’IA : la façon dont vos saisies sont traitées (par exemple, si elles servent à l’entraînement) varie selon le service et l’offre. Vérifiez les paramètres et les conditions du service que vous utilisez.
• Ne pas tout transmettre : au lieu de donner à l’IA tout le contenu de votre outil de gestion, choisissez uniquement ce dont ce travail précis a besoin.

Si vous hésitez sur la limite, posez-vous la question : « Est-ce que ce serait un problème si le client voyait ceci ? » Si oui, ne le partagez pas, ou masquez-le d’abord.

Ce qu’il faut désormais garder dans votre outil de gestion des tâches

Quand vous prévoyez de travailler avec l’IA, ce que vous gardez dans votre outil change un peu par rapport à avant.

La colonne de gauche est le résultat de jugements humains. Elle est utile, qu’elle soit relue plus tard par une personne ou par l’IA. La colonne de droite contient ce que vous pouvez refaire si besoin, ou ce que vous pouvez confier à l’IA.

Mettre cela en pratique dans GeckoFlag

GeckoFlag propose la fonction « Créer avec l’IA », dans laquelle l’IA propose des saisies à partir de textes ou de captures d’écran (v1.9.0+). Combinée aux façons de travailler de cette série, voici ce que cela donne.

Rédiger des tickets à partir de notes de réunion

Ouvrez « Créer avec l’IA » sur l’écran d’ajout d’un ticket, puis collez vos notes de réunion ou un e-mail de demande (jusqu’à 4 000 caractères). Si un administrateur a autorisé la lecture d’images, vous pouvez aussi joindre un échange de messagerie sous forme de capture d’écran.

L’IA propose le titre, la description, le type de ticket, le statut, la priorité, le responsable, la date de début et la date d’échéance du ticket. Chaque utilisation propose les saisies pour le seul ticket que vous êtes en train de créer. La proposition s’affiche sous forme de liste « Élément / Valeur actuelle / Valeur proposée », et seuls les éléments que vous cochez sont reportés dans le formulaire. C’est une personne qui enregistre.

Les types de ticket et les statuts sont choisis parmi les options enregistrées par un administrateur. Si aucun nom n’apparaît dans le texte, l’IA n’attribue pas de responsable au hasard.

Utiliser aussi le modèle de la partie 2 pour la sortie de l’IA

Les administrateurs peuvent enregistrer un modèle de sortie pour l’IA pour chacun des champs « Description du ticket », « Texte du commentaire », « Description du projet » et « Corps du wiki ». Si vous enregistrez les éléments de la partie 2 (« Ce qu’il faut décider », « Ce que cela bloque », « Options », « Qui décide », « Date limite », « Décision », « Raison ») comme titres de la « Description du ticket », l’IA rédige la description avec ces titres, dans cet ordre. Les titres pour lesquels les notes ne contiennent aucune information correspondante sont omis plutôt que remplis de blancs.

Notez que le modèle n’est utilisé que lorsque vous utilisez « Créer avec l’IA ». Il n’est pas inséré automatiquement dans la description quand vous créez un ticket à la main.

Consigner les réponses et résumer les décisions

« Créer avec l’IA » dans la zone de commentaire rédige le texte du commentaire en tenant compte du ticket et de ses commentaires les plus récents. Si vous donnez une consigne comme « Le client a répondu qu’il choisissait l’option B. Passe le statut à Terminé », la fonction propose aussi, en plus du texte, des modifications comme le statut. Les changements d’état ne sont appliqués que si vous les cochez vous-même.

Dans le wiki, en plus de créer une nouvelle page à partir d’un texte source, vous pouvez aussi demander de compléter ou de réorganiser la page « Décisions » présentée dans la partie 4. Dans ce cas, le corps actuel du wiki est aussi envoyé à Anthropic. Et lorsque vous appliquez la suggestion, c’est tout le corps qui est remplacé : vérifiez donc l’aperçu avant d’appliquer.

Pour les rapports hebdomadaires, ne choisissez que les tickets nécessaires

Les écrans de GeckoFlag ne proposent aucune fonction qui crée automatiquement un rapport à partir de toute la liste des tickets. Pour rédiger un rapport hebdomadaire, faites exporter les tickets en CSV par un administrateur, ou copiez les tickets dont le rapport a besoin, et ne donnez que les parties nécessaires au service d’IA que vous utilisez d’habitude. C’est vous qui choisissez ce que vous partagez.

Par ailleurs, la fonction « Intégration Claude », ajoutée dans la v1.11.0, permet d’utiliser GeckoFlag au fil de conversations dans l’application de bureau Claude. Si vous demandez par exemple « Rédige le rapport de cette semaine », Claude recherche et lit les tickets, puis en fait une synthèse. Là encore, le contenu des tickets et des autres éléments que Claude lit est envoyé à Anthropic dans le cadre de la conversation.

Vous pouvez aussi importer en CSV des brouillons créés avec l’IA, mais seuls les administrateurs peuvent importer, et l’import ne fait que créer de nouveaux tickets. Les lignes qui font référence à un statut ou à un responsable non enregistrés sont ignorées. De plus, réenregistrer un fichier CSV dans Excel peut modifier le format des dates, au point qu’il ne puisse plus être importé. Utilisez un éditeur de texte pour le mettre en forme.

Ce qui est envoyé, et ce qu’il faut vérifier avant l’utilisation

• Ce qui est envoyé : le texte que vous saisissez dans « Créer avec l’IA » et les images que vous joignez, ainsi que la date du jour, la langue, les noms des options comme les types de ticket et les noms des membres du projet, sont envoyés à l’API d’Anthropic. Pour les commentaires, la description du ticket et ses commentaires les plus récents sont aussi envoyés.
• Ce qui n’est pas envoyé : les adresses e-mail, les mots de passe, les fichiers déjà joints et le contenu des autres tickets ou projets ne sont pas envoyés.
• Rien n’est conservé dans GeckoFlag : le texte que vous saisissez et les réponses de l’IA ne sont pas conservés dans GeckoFlag, sauf ce que vous appliquez au formulaire et enregistrez. Anthropic traite les données conformément à ses conditions commerciales (Commercial Terms of Service).
• Ce dont vous avez besoin : il vous faut une clé d’API Anthropic que vous avez vous-même créée. Les frais d’utilisation sont payés directement à Anthropic et ne sont pas inclus dans le prix de GeckoFlag. Le serveur qui héberge GeckoFlag doit aussi pouvoir se connecter à api.anthropic.com. Seuls les utilisateurs autorisés par un administrateur peuvent s’en servir, et une limite quotidienne peut être fixée. Les étapes de configuration figurent sur la page paramètres de l’API Claude.

GeckoFlag est auto-hébergé : vous l’installez sur votre propre serveur. Les données de vos tickets et commentaires restent sur votre serveur, et ne sont envoyées à l’IA que lorsque vous utilisez « Créer avec l’IA » ou l’intégration Claude. En contrepartie, la gestion du serveur relève de votre responsabilité. Par ailleurs, il n’y a aucune intégration avec les outils de messagerie, GitHub et autres, ni webhooks. Le seul moyen pour un outil externe de se connecter est l’intégration Claude, qui utilise un jeton d’API.

Vous pouvez essayer les façons de travailler présentées dans cette série dans la démo. Le prix figure sur la page des tarifs.

Résumé de la série

En six parties, cette série a abordé les points suivants sur la gestion des tâches des équipes créatives qui travaillent avec l’IA.

1. Partie 1 : l’IA a accéléré la « production ». Ce qui prend du temps s’est déplacé vers la « décision »
2. Partie 2 : formuler les tâches autour de ce qu’il faut décider, pas seulement de ce qu’il faut produire, et consigner qui décide, la date limite et la raison
3. Partie 3 : séparer les statuts selon la personne que vous attendez, pour rendre visible l’attente de décision
4. Partie 4 : les options de l’IA sont des éléments de décision. Ne montrez qu’une sélection restreinte, et gardez une trace de la raison de votre choix
5. Partie 5 : regrouper les demandes de validation au client, sous forme de liste des points à décider, avec des dates limites
6. Partie 6 : les traces écrites des décisions et des accords deviennent aussi une matière pour vous faire aider par l’IA dans votre travail

Ce que l’IA a changé, ce n’est pas la quantité de travail, mais l’endroit où passe le temps. C’est justement pour cela qu’il faut garder une trace des décisions et des accords. Et une fois ces traces en place, ce que vous pouvez demander à l’IA ne cesse de s’élargir. Choisir ce que vous confiez à l’IA, et prendre la décision finale, cela reste l’affaire des personnes.

Lorsque vous choisirez un outil à l’avenir, nous vous conseillons de ne pas comparer uniquement le nombre de fonctions d’IA. Regardez aussi s’il est facile d’y consigner les décisions, si les clients et les personnes extérieures peuvent y participer facilement, où se trouvent vos données, et si vous pouvez choisir vous-même ce que vous donnez à l’IA. Pour les différences de prix des fonctions d’IA, voir « Combien coûtent les fonctions d’IA des outils de gestion de projets ? »

Les outils de gestion des tâches ne deviennent pas inutiles à cause de l’IA. En faisant passer ce que vous gardez des « tâches » aux « décisions et accords », le travail avec l’IA avance encore plus facilement.